Как написать письмо для следования за деловым предложением (с шаблонами)

Как быстро вы должны отправить письмо с предложением для делового предложения, зависит от двух вещей: дал ли потенциальный клиент вам сроки принятия решения и насколько велик проект.

Если потенциальный клиент назвал конкретную дату, когда он вернется к вам, выполняйте действия в этот день. Если вы не слышали к концу рабочего дня, отправьте краткую заметку в тот же день вечером. Ожидание в течение нескольких дней после установленного срока указывает на отсутствие интереса. Обращение раньше указывает на нетерпеливость.

Когда график не обсуждался, три-пять рабочих дней — это стандартное окно для первого письма с предложением после отправки делового предложения. Это дает потенциальному клиенту достаточно времени, чтобы прочитать документ, подключить коллегу или менеджера и сформировать любые первоначальные вопросы — без полного исчезновения предложения.

Руководство по времени в зависимости от масштаба проекта:

• Небольшой проект (менее $10 000): выполнять действия через 3 рабочих дня
• Проект среднего размера ($10 000–$50 000): выполнять действия через 4–5 рабочих дней
• Крупный или корпоративный контракт: выполнять действия через 5–7 рабочих дней
• Официальный ответ RFP: проверьте RFP на установленную дату принятия решения; если это не указано, выполняйте действия через 7 рабочих дней.

Одна практическая корректировка, о которой стоит отметить: если вы отправили предложение в четверг днем, потенциальный клиент вряд ли рассмотрит его до выходных. В этом случае выполняйте действия во вторник следующей недели, а не в понедельник. Вы избегаете впечатления того, что отправили предложение и сразу же начали преследовать ответ.

Хорошее письмо с предложением для делового предложения имеет одну цель: дать потенциальному клиенту причину ответить, а не просто напоминание о том, что вы существуете. Это различие имеет значение. Письмо, которое только говорит «я проверяю предложение, которое я отправил на прошлой неделе», заставляет потенциального клиента выполнять всю работу по запоминанию, о чем было предложение, и определению того, что сказать в ответ.

Сильное письмо с предложением после делового предложения имеет четыре компонента:

Конкретная ссылка на предложение. Назовите проект, дату его отправки и основной результат, который призвано обеспечить ваше предложение. «Следование за предложением о стратегии контента, которое я отправил 18 марта — то, которое сосредоточено на сокращении времени на создание контента на 40%» более полезно, чем расплывчатая ссылка на «мое письмо с прошлой недели».

Одна часть добавленной стоимости. Поделитесь чем-то, что продвигает беседу вперед без переигрывания всего предложения: соответствующее тематическое исследование, краткий ответ на возражение, которое вы предвидите, или краткое уточнение по статье цены или объема, которая может вызвать вопросы. Это указывает на то, что вы размышляли об их ситуации с тех пор, как вы подали — не просто ждали.

Просьба с низким трением. «У вас есть 15 минут на этой неделе, чтобы обсудить какие-либо вопросы?» легче согласиться, чем «какие у вас мысли о предложении?» Предложите два конкретных времени для звонка, а не попросите их определить доступность самостоятельно.

Уверенное завершение. Завершите прямым утверждением, а не извинением за выполнение действий. «С нетерпением жду ваших мыслей» работает. «Извините, что беспокою вас еще раз» — нет.

Что оставить:

• «Я просто хотел выполнить действия» (не добавляет ничего к разговору)
• «Вы посмотрели на это?» (подразумевает, что вы сомневаетесь, что они это прочитали)
• «Я просто проверял» (пустой открыватель, указывающий на маловажное письмо)
• Полный краткий обзор предложения (у них есть документ; повторение его в виде письма — пустая трата их времени)

Строка темы письма с предложением для делового предложения имеет определенную проблему: она должна переподключить потенциального клиента к документу, который он мог просмотреть, добавить в закладки или переслать внутри компании — иногда дни назад. Расплывчатые темы вроде «Следование» или «Быстрая проверка» не будут выполнять эту работу.

Эффективные строки темы для писем с предложением ссылаются на проект по имени и указывают, о чем говорится в письме, не создавая несуществующей срочности:

• «Вопрос о предложении [названии проекта] — [ваша компания]»
• «Предложение [названия проекта] — есть ли у вас вопросы перед принятием решения?»
• «Следующие шаги: предложение [компания клиента] от [дата]»
• «Следование за [названием проекта] — [ваше имя]»
• «[Компания клиента] + [ваша компания] — проверка предложения»

Для первого последующего действия включение названия вашей компании помогает потенциальному клиенту идентифицировать письмо перед его открытием. Для более позднего последующего действия с кем-то, с кем вы несколько раз говорили, более короткая тема в порядке: «Re: предложение [названия проекта]» держит его в чистоте и легко найти, когда они ищут в своем почтовом ящике.

Паттерны строк темы, которые работают плохо:

• «Просто выполняю действия» — нет информации, нет причины открывать

• «Срочно: необходимо решение по предложению» — создает давление и часто повреждает доверие

• «Вы получили мое письмо?» — пассивный и немного обвинительный

• «Возвращаюсь» или «Касаюсь» — фразы-заполнители без специфики

Сохраняйте строку темы менее 50 символов, чтобы она полностью читалась на мобильном экране. Если включение названия компании потенциального клиента делает его слишком длинным, удалите его. Строка темы, которая заставляет письмо открыться, — это первое, что должно сделать письмо с предложением для делового предложения — все остальное зависит от этого.

Три письма с предложениями в течение трех-четырех недель охватывают большинство деловых ситуаций предложений, не переходя в территорию, которая повреждает отношения. Каждое сообщение в последовательности должно иметь немного другой тон и уровень прямолинейности.

Обычная последовательность действий по деловому предложению:

Последующее действие 1 (3–5 рабочих дней после отправки): краткая, маловажная проверка. Спросите, есть ли у них вопросы о предложении, и предложите быстрый звонок. Большинство ответов поступают здесь — многие потенциальные клиенты ждали, когда смогут задать вопросы, прежде чем обязаться ответить.

Последующее действие 2 (7–10 рабочих дней после первого, если нет ответа): добавьте небольшую порцию новой ценности — краткий результат из похожего проекта, уточнение пункта объема или предложение отрегулировать предложение, если их приоритеты изменились. Это не другой напоминатель; это причина для повторного участия.

Последующее действие 3 (7–14 дней после второго, если еще нет ответа): письмо для завершения, которое признает, что сроки растянулись. Держите его коротким и искренним. Скажите им, что вы хотите убедиться, что предложение все еще подходит их текущей ситуации, и что вы готовы отрегулировать или запланировать звонок. Если это также остается без ответа, остановите активный аутрич.

Когда остановиться раньше:

• Если они явно отказали — примите это и двигайтесь дальше

• Если они сказали «не сейчас» — спросите, когда вы сможете выполнить действия, и установите конкретную дату, а не оставляйте это открытым

• Если они молчат более шести недель — переместите их в список долгосрочной проверки и остановите активное выполнение действий по предложению.

Исследование от RAIN Group показало, что требуется в среднем восемь точек контакта для продвижения сделки, но большинство продавцов останавливаются после одной или двух попыток. То есть точки контакта включают звонки, письма и другие каналы — не восемь писем с предложениями на одном документе. Если письмо не получает ответ ко второму последующему действию, попробуйте краткий звонок или сообщение LinkedIn, прежде чем предполагать, что предложение мертво.

Эти три шаблона следуют структуре, описанной выше. Адаптируйте каждый из них с названием вашего проекта, именем клиента, конкретным предложением, которое вы отправили, и любыми деталями из ваших предыдущих разговоров. Чем конкретнее вы их делаете, тем лучше они работают.

Шаблон 1 — первое последующее действие (3–5 рабочих дней после отправки):

Тема: предложение [названия проекта] — есть ли у вас вопросы перед принятием решения?

Привет [имя],

Выполняю действия по предложению [названия проекта], которое я отправил [дата]. Я хотел убедиться, что оно поступило, и дать вам возможность задать любые вопросы перед тем, как вы передадите его своей команде.

Если вам будет легче обсудить раздел [конкретный раздел — цена, сроки, объем] по звонку, а не туда-сюда по электронной почте, я буду рад назначить 15 минут. Я свободен [день] в [время] или [день] в [время] — в зависимости от того, что вам подходит.

[ваше имя]

Шаблон 2 — второе последующее действие (7–10 рабочих дней после первого, если нет ответа):

Тема: еще одна мысль по поводу предложения [названия проекта]

Привет [имя],

Я знаю, что сроки принятия решений подобного рода не всегда простые. Я хотел поделиться кое-чем, что может быть актуальным: [краткая конкретная добавленная ценность — результат из похожего проекта, примечание по компоненту предложения, который они могут взвешивать, или предложение отрегулировать объем].

Если что-то в предложении нуждается в корректировке в соответствии с вашими текущими приоритетами, я открыт для этого разговора. Я буду рад провести звонок или ответить на вопросы по электронной почте — в зависимости от того, что проще.

[ваше имя]

Шаблон 3 — финальное последующее действие (7–14 дней после второго):

Тема: закрытие цикла по [названию проекта] — [ваша компания]

Привет [имя],

Я не хочу продолжать отправлять письма, если сроки не правильные с вашей стороны. Если предложение [названия проекта] все еще на столе, я приветствую краткий разговор о том, где дела обстоят. Если приоритеты изменились и это не совсем подходит для вас прямо сейчас, без проблем — просто дайте мне знать, и я прекращу выполнение действий.

В любом случае, я буду рад пересмотреть это, если что-то изменится.

[ваше имя]

Написание письма с предложением для делового предложения звучит просто, но правильное получение тона — достаточно сильное, чтобы показать, что вы серьезны, достаточно расслабленное, чтобы не применять давление — действительно сложно сделать с нуля, особенно когда вы управляете несколькими активными предложениями одновременно.

Инструменты для письма на AI помогают определенными способами. Дайте инструменту ключевые факты: имя клиента, проект, когда вы отправили предложение, какое это последующее действие, и любой контекст о вопросах или возражениях, которые вы ожидаете. Хороший помощник по написанию AI может создать твердый, структурированный первый черновик за минуту. Этот черновик все еще нуждается в вашем просмотре, чтобы подтвердить, что детали точны и тон соответствует отношениям — но начать со структурированного черновика значительно быстрее, чем создавать его с нуля после долгого дня.

Для предложений, где тон нуждается в корректировке — затянут для формального корпоративного клиента, смягчен для владельца малого бизнеса, с которым у вас есть личные отношения — помощник по переписыванию AI может переработать черновик без необходимости начинать заново. Вставьте версию, которая звучит неправильно, и попросите более чистую, более прямую версию. Это особенно полезно, когда письмо с предложением звучит либо слишком непринужденно, либо слишком деловито для ситуации.

Помощник по написанию AI и помощник по ответам AI от Daily AI Writer обрабатывают именно такого рода работу. Вы предоставляете контекст и ключевое сообщение; инструмент обрабатывает структуру и решения на уровне предложения. Если вы управляете конвейером с несколькими открытыми предложениями, возможность составить хорошо структурированное письмо с предложением для делового предложения за несколько минут вместо пятнадцати — настоящее преимущество в течение недели.

Что AI не может заменить: ваше прочтение конкретных отношений, ваше знание возражений, которые возникли во время разговора о предложении, и ваше суждение о том, предпочитает ли этот потенциальный клиент краткое и прямое или подробное и тщательное. Используйте AI для обработки трения при черновике. Сохраняйте стратегию и интеллект отношений вашими.