Шаблон письма о рекомендации: примеры писем для профессоров, менеджеров, учителей и наставников

Хороший шаблон письма о просьбе рекомендации работает, потому что он предварительно загружает все, что нужно рекомендателю, чтобы быстро согласиться: кто вы, что вы просите, почему вы просите именно их и когда им нужно ответить. Если пропустить хотя бы один из этих элементов, вы либо получите более медленный ответ, либо общее письмо, которое вас недооценит.

Вот базовый шаблон, который вы можете адаптировать почти для любого рекомендателя:

Тема: Запрос рекомендательного письма - [Ваше имя] для [Программа, должность или награда]

Уважаемый [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я подаю заявку на [программу, должность или награду] с крайним сроком [дата], и я надеюсь, что вы сможете написать для меня письмо о рекомендации. [Одно предложение, напоминающее им о вашей связи: класс, который вы посещали, проект, над которым вы работали вместе, как долго вы им подчинялись.]

Я думаю, что вы будете сильным рекомендателем, потому что [конкретная причина, связанная с чем-то, что они видели, как вы делали]. Я прикрепил свое резюме и краткое описание программы, чтобы у вас был контекст, и я с удовольствием отправлю все остальное, что поможет, включая черновик моего личного заявления, конкретные проекты, которые стоит упомянуть, или время для краткого разговора.

Если вы не можете взяться за это, я полностью понимаю, и я буду признателен за краткое уведомление в любом случае, чтобы я мог планировать с учетом этого.

Спасибо за рассмотрение,

[Ваше имя]

Вам нужно настроить только разделы в квадратных скобках. Все остальное в структуре, включая прямую просьбу, конкретную причину, предложение материалов, указанный крайний срок и встроенный отказ, остается неизменным независимо от того, кто получит это письмо.

Профессора часто пишут дюжину или более рекомендательных писем за семестр, поэтому приоритет отдается запросам, которые облегчают их работу. Просите по крайней мере за три-четыре недели до крайнего срока, назовите конкретный класс или исследовательский проект, на который вы ссылаетесь, и напомните им о чем-то конкретном, что вы делали, например о теме статьи, результате лабораторной работы, оценке или комментарии, который они оставили на вашу работу.

Тема: Запрос рекомендательного письма - [Ваше имя], [Название курса]

Уважаемый профессор [фамилия],

Надеюсь, ваш семестр идет хорошо. Я подаю заявку на [название программы] с крайним сроком отправки [дата], и я обращаюсь к вам с просьбой узнать, согласитесь ли вы написать для меня рекомендательное письмо.

Я посещал(а) ваш курс [название курса] в [семестр/год] и работал(а) над [конкретный проект, статья или исследовательская тема]. Я получил(а) [оценку или результат] и нашел(а) [конкретный аспект курса] особенно полезным(ой), что отчасти объясняет, почему я сейчас занимаюсь [программой или областью].

Я прикрепил(а) свое резюме, описание требований программы и статью, которую я написал(а) для вашего класса, в случае, если это будет полезной справкой. Я с удовольствием предоставлю все остальное, что вам нужно, включая мое личное заявление или список моментов, которые вы, возможно, захотите затронуть.

Можете ли вы написать это письмо до [дата, желательно за несколько дней до реального крайнего срока]? Если нет, я полностью понимаю и ценю то, что вы мне дадите знать.

Спасибо за ваше время и за отличный курс,

[Ваше имя]

Профессора, которые учили вас на большом лекционном курсе, а не на семинаре, нуждаются в большем напоминании о том, кто вы. Приложите однолистовый лист с похвалой, охватывающий вашу работу в классе, вашу оценку и любые разговоры в рабочее время, чтобы они не восстанавливали вашу запись по памяти.

Запрос рекомендательного письма у менеджера работает лучше всего, когда он короткий, конкретный и привязан к достижениям, которые они уже знают. Менеджеры заняты, и запрос, который получает быстрое согласие, напоминает им о результатах, а не просит их обобщать о вашем характере.

Тема: Запрос рекомендательного письма - [Ваше имя]

Привет [имя менеджера],

Я подаю заявку на [должность, программу или требование визы/лицензирования] и нуждаюсь в рекомендательном письме в качестве части заявки. Учитывая все, над чем мы работали вместе, особенно [конкретный проект или результат], я надеялся(ась), что вы согласитесь написать его для меня.

Несколько вещей, которые могут быть полезны включить: [один или два конкретных результата, например метрика, которую вы достигли, проект, который вы возглавляли, или проблему, которую вы решили]. Я составил(а) краткое описание моей роли и ключевых результатов ниже, в случае, если это сэкономит вам время на написание.

Крайний срок [дата]. Дайте мне знать, подходит ли вам этот график, или есть ли кто-то еще в команде, кто может быть лучшим кандидатом для написания этого письма.

Спасибо за рассмотрение,

[Ваше имя]

Если ваш менеджер изменил роль или вы с тех пор ушли из компании, упомяните даты, когда вы работали вместе, в первой строке, чтобы он мог сразу вспомнить контекст без поиска через старые письма.

Запросы к учителям, особенно для поступления в колледж, работают лучше, когда вы облегчаете им вспоминание конкретных моментов из класса, а не полагаетесь на общие впечатления. Дайте учителям по крайней мере месяц уведомления, когда это возможно, так как многие учителя просят писать рекомендации десятки студентов в один и тот же сезон подачи заявок.

Уважаемый Mr./Ms. [фамилия],

Я подаю заявки в [колледжи/программы] и сроки подачи [дата]. Мне очень понравился(ась) ваш класс [предмет] в [год], и я надеялся(ась), что вы согласитесь написать для меня рекомендательное письмо.

Несколько вещей из класса, которые могут быть стоящими упомянуть: [проект, которым вы гордитесь, обсуждение, в котором вы участвовали, оценку, которую вы улучшили, вызов, который вы преодолели]. Я приложил(а) лист с похвалой с подробностями о моих занятиях и целях, а также рекомендательную форму и конверт с маркой, если его нужно отправить по почте.

Пожалуйста, дайте мне знать, нужно ли вам что-либо еще от меня, и спасибо за рассмотрение.

С уважением,

[Ваше имя]

Большинство школьных консультантов рекомендуют давать учителям лист с похвалой, а не рассчитывать на то, что они вспомнят конкретные достижения каждого ученика по памяти. Если вы еще не составили его, структурированный шаблон листа с похвалой ускорит этот шаг.

Наставники занимают другую роль, чем профессора или менеджеры. Отношения обычно менее формальны, но это не означает, что запрос должен быть неопределенным. Письмо наставника имеет вес, потому что оно говорит о характере и росте с течением времени, поэтому дайте своему наставнику достаточно конкретики, чтобы написать о самих отношениях, а не только о вашем резюме.

Привет [имя наставника],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я подаю заявку на [программу, должность или награду] с крайним сроком [дата], и я хотел(а) бы попросить, согласитесь ли вы написать для меня рекомендательное письмо.

Я ценил(а) наши беседы о [конкретная тема, которую вы обсуждали вместе, вызов, который вы преодолели с их помощью, или совет, который сформировал ваше решение]. Я думаю, что письмо от вас будет иметь реальный вес, потому что вы видели, как я рос(ла) в течение [времени].

Я с удовольствием отправлю свое резюме, обсужу, что ищет программа, или поделюсь несколькими моментами, которые могут быть полезны включить. Дайте мне знать, подходит ли вам этот график, и не волнуйтесь, если вы не можете взяться за это прямо сейчас.

Спасибо в любом случае,

[Ваше имя]

Поскольку отношения наставника часто длятся годы, полезно напомнить им о сроках: когда вы познакомились, над чем вы работали тогда и где находитесь сейчас. Эта дуга - это именно то, что делает рекомендательное письмо наставника отличным от письма, написанного руководителем, который видел только один проект.

Иногда крайний срок подкрадывается, или рекомендатель согласился написать письмо, а затем стал молчать по мере приближения даты. Обе ситуации требуют более короткого и прямого сообщения, чем первоначальный запрос.

Для поздней просьбы честно признайте короткий график, а не притворяйтесь, что это не так:

Тема: Срочный запрос рекомендательного письма

Уважаемый [имя],

Извините за короткое уведомление. Я подаю заявку на [программу/должность] и крайний срок [дата], что, я понимаю, не дает вам много времени. Если вы можете написать рекомендательное письмо к этому времени, я буду очень благодарен(на), и я сразу отправлю все, что вам нужно, чтобы облегчить это. Если график не подходит, я полностью понимаю, и спасибо за рассмотрение в любом случае.

[Ваше имя]

Для напоминания, держите его кратким и полезным, а не назойливым:

Тема: Уточнение - рекомендательное письмо для [Ваше имя]

Привет [имя],

Просто краткое следование по поводу рекомендательного письма для [программа/должность], которое выполняется [дата]. Я знаю, что дела становятся интенсивными, поэтому дайте мне знать, если есть что-либо, что я могу отправить, чтобы облегчить это, будь то мое резюме снова, описание программы или конкретные моменты, которые вы хотите включить. Спасибо еще раз за то, что вы это взяли.

[Ваше имя]

Обычно достаточно одного напоминания примерно за неделю до крайнего срока. Второе напоминание, отправленное за два-три дня до этого, должно включать прямую ссылку на отправку или форму снова, чтобы ваш рекомендатель не должен был ее искать в своем почтовом ящике.

Самый быстрый способ получить сильное письмо - это удалить как можно больше предположений из задачи рекомендателя. Большинство людей, которые часто пишут рекомендательные письма, скажут вам то же самое: конкретный ввод от просителя производит конкретное, достоверное письмо, а неопределенный ввод производит неопределенное.

Что включить в каждый запрос:

• Ваше текущее резюме или CV, обновленные для этого конкретного приложения
• Точный крайний срок и метод отправки, будь то онлайн-портал, отправленное письмо или отправленный по электронной почте PDF
• Краткое описание программы, должности или награды, включая то, что она ищет
• Два или три конкретных примера или достижения, на которые может ссылаться рекомендатель
• Контекст вашего отношения: как долго вы друг друга знаете и в какой роли
• Прямая ссылка на отправку или форма, если она существует, чтобы им не пришлось ее искать
• Нужно ли письмо на фирменном бланке, подписано ли оно или отправлено через определенную систему

Если вы просите кого-то написать несколько писем для разных приложений, отправьте один организованный документ со списком каждого крайнего срока и портала, а не отдельные письма для каждого из них. Это одна из наиболее распространенных причин, по которым рекомендательные письма поступают с опозданием: рекомендатели теряют рассчет того, какой крайний срок соответствует какому приложению, когда информация поступает по кусочкам.

Составление письма о просьбе рекомендации с чистого листа сложнее, чем должно быть, особенно когда вы пишете несколько версий для разных рекомендателей и должны каждый раз менять тон. Помощник по написанию текстов Daily AI Writer берет краткий набор заметок, такой как кого вы просите, ваши отношения и крайний срок, и превращает их в полный, отполированный запрос, который вы можете отправить с незначительными правками.

Это наиболее важно, когда вы управляете несколькими запросами одновременно. Запрос к профессору должен звучать более формально, чем запрос к наставнику, с которым вы регулярно говорите, и ручное переписывание одного письма в трех разных тонах отнимает время, которое вы бы предпочли потратить на саму заявку. Помощник по переписыванию текстов справляется с этим шагом напрямую: составьте одну версию, а затем отрегулируйте формальность для каждого получателя без необходимости начинать заново.

Практический рабочий процесс с использованием Daily AI Writer:

• Составьте список каждого рекомендателя, которого вам нужно связать, с отношениями и одной конкретной деталью для каждого
• Запустите помощника по написанию с этими заметками для создания первого черновика запроса
• Используйте помощника по переписыванию, чтобы отрегулировать формальность для профессора в сравнении с менеджером в сравнении с наставником
• Персонализируйте первую строку для каждого получателя, чтобы она не читалась как скопированный запрос
• Сохраните версию напоминания, чтобы она была готова к отправке ближе к крайнему сроку

Цель состоит не в том, чтобы удалить ваш голос из запроса. Это пропустить пятнадцать минут размышлений о пустой строке темы для каждого рекомендателя, чтобы вы могли сосредоточиться на деталях, которые действительно делают письмо сильнее.

Одна и та же горстка ошибок появляется в слабых запросах рекомендательных писем, независимо от того, кого просят.

Просьба слишком поздно. Дать рекомендателю менее двух недель усложняет его задачу: напишите что-то поспешное и общее, или откажитесь. Три-четыре недели - разумный стандарт для профессоров и учителей; профессионалы с более легкой нагрузкой по написанию писем иногда могут работать с меньшим временем, но более раннее уведомление всегда лучше.

Не предлагаю легкий способ отказать. Запрос, который не включает какую-то версию «если это не получится, я полностью понимаю», затрудняет отказ для неуверенного рекомендателя, что иногда означает, что вы получаете вялое письмо от кого-то, кто чувствовал себя обязанным, а не сильное от кого-то, кто хотел его написать.

Оставить без конкретики. «Можете ли вы написать мне рекомендательное письмо?» без контекста о программе, крайнем сроке или ваших отношениях возлагает всю работу обратно на рекомендателя. Это одна из наиболее распространенных причин, по которым запросы откладываются или игнорируются.

Пропустить последующие действия. Рекомендатели заняты, и письма просачиваются даже когда кто-то полностью намерен написать. Вежливое напоминание за неделю до крайнего срока не назойливо; это ожидается, и большинство рекомендателей ценят толчок.

Использовать идентичный шаблон письма о просьбе рекомендации для каждого рекомендателя без корректировки. Профессор, менеджер и наставник ожидают разных уровней формальности. Адаптация тона вашего письма о просьбе рекомендации для каждого получателя занимает несколько минут и заметно улучшает вашу степень ответа.

Получите эти детали правильно, и большинство рекомендателей быстро скажут да, потому что вы облегчили для них это.