谷歌邮件外出回复：如何在 Gmail 中设置和编写外出回复

谷歌邮件是很多人至今仍然使用的日常名称，用来指代谷歌自 2004 年以来品牌化为 Gmail 的服务，外出功能位于 Gmail 的设置中，标签为外出回复。这不是一个单独的应用程序或隐藏的菜单；它只是设置的常规选项卡中的一个开关，一旦打开，就会自动向你在选择的日期范围内给你发送消息的任何人发送电子邮件。\n\n名称的混淆有一段真实的历史。在英国和德国，谷歌在 2004 年推出后的多年里，实际上是以谷歌邮件的名义运营该服务，因为另一家公司已经在这些市场上拥有 Gmail 商标的权利。谷歌最终解决了这些争议，并将所有人统一为 Gmail 的名称，但更旧的品牌是为什么这么多人在搜索这个特定设置时仍然使用谷歌邮件这个词而不是 Gmail 的原因。\n\n运作原理很简单，但有一个细节会让人困惑。Gmail 的自动回复不会对落入你收件箱的每一条消息都做出反应。一旦它向特定发件人做出回复，即使他们在那个时间窗口内向你再次发送五条消息，它也不会在四天内再次回复该发件人。这可以防止该功能在你不在时向重复给你发送相同项目消息的同事发送垃圾邮件。\n\n该设置也会精确尊重你的日期范围。如果你设置了未来的开始日期，Gmail 会等到该日期才激活它，并在你的范围结束时自动关闭它，除非你将结束日期留空，在这种情况下，它会一直运行直到你手动关闭它。

• 在浏览器中打开 Gmail，然后单击右上角的齿轮图标
• 单击查看所有设置
• 留在常规选项卡，这是默认打开的第一个选项卡
• 向下滚动，直到找到外出回复部分
• 选择开启外出回复
• 输入第一个日期，如果你知道确切的返回日期，可选择输入最后一个日期
• 添加主题行，如外出至 [日期]
• 在主题行下方的文本框中写下你的消息
• 向下滚动，然后单击保存更改\n\n此处有一些特定于桌面的详细信息很重要。Gmail 在收件箱顶部显示一个横幅，提醒你自动回复处于活跃状态，并附带一个立即结束链接，这样如果你提前返回，你就不必再次进入设置。消息框支持基本格式，包括粗体、斜体和链接，如果你想将返回日期加粗或链接到同事的日历，这很有用。

• 打开 Gmail 应用，点击左上角的三线菜单图标
• 向下滚动，点击设置
• 点击你想为其设置回复的特定谷歌帐户
• 点击外出回复
• 打开它并填入桌面版本上可用的相同字段：第一个日期、最后一个日期、主题和消息
• 点击顶部角落的复选标记或完成来保存\n\n一个特定于移动设备的问题：如果你在手机上管理多个 Gmail 帐户，此设置是按帐户的，而不是全局的。在工作帐户上打开自动回复不会对同一应用中添加的个人帐户产生任何影响。如果你需要在两个上都有，请在每个帐户的设置中分别重复该设置。

你的自动回复的措辞比你打开它的事实更重要。Gmail 不会添加任何自己的框架文本。你在消息框中输入的内容正是发件人会收到的内容，没有免责声明或额外的格式化，所以这些词承载了整个印象。\n\n对于几天的短途旅行，保持简洁：\n\n主题：外出，[日期]返回\n消息：感谢你的电子邮件。我将在 [日期] 之前外出，返回后会回复。如有紧急事项，请联系 [姓名] 电子邮件：[电子邮件]。\n\n对于更长时间的缺席，如两周假期或产假，请添加一个具体的替代联系人，并明确说明你的访问权限有限：\n\n主题：外出至 [日期]\n消息：感谢你的来信。我将从 [开始日期] 到 [结束日期] 外出，电子邮件访问有限。如有时间敏感的事项，请联系 [姓名]、[职位]、电子邮件：[电子邮件]。我将在 [返回日期] 返回后回复你的消息。\n\n一个值得采用的主题行习惯：你在消息框中输入的主题会完全像普通电子邮件主题一样出现在收件人的收件箱中，所以避免任何神秘的内容。外出回复或自动回复本身不会告诉发件人你何时会回来；直接在主题中放置日期，这样人们就可以决定是等待还是升级。

默认情况下，该功能会向给你发送电子邮件的任何人发送，包括邮件列表和自动化系统，除非你进行缩小。消息框下方的两个复选框控制此问题。\n\n仅向我的联系人中的人发送回复将你的回复限制为已保存在你的谷歌联系人中的发件人。这是个人 Gmail 帐户最有用的设置，因为它可以防止自动回复发送给恰好落入你主要收件箱的通讯、收据和冷开发。\n\n如果你通过雇主使用谷歌 Workspace 帐户，会出现第二个复选框：仅向我的组织中的人发送回复。这将回复限制为同一公司域上的同事，当你想让内部同事知道你不在而不是向给你的工作地址发送电子邮件的每个外部客户或供应商发送相同消息时，这很有用。\n\n这两个复选框都不允许你建立特定人员的自定义列表或排除特定域。如果你需要更精细的控制，例如向客户发送一条消息，向你的团队发送另一条消息，外出回复就无法以这种方式分割流量；你需要一个基于过滤的解决方法或具有基于规则的自动回复的不同电子邮件客户端。

关闭自动回复的方式与打开它相同，通过桌面版本的设置或移动设备上的相同菜单。\n\n在桌面版本上，返回到设置、常规选项卡，滚动到外出回复，然后选择关闭外出回复，然后单击底部的保存更改。如果它目前处于活跃状态，Gmail 也会在你的收件箱顶部显示一个带有立即结束链接的横幅，这比在你从旅途中提前返回时重新浏览设置要快。\n\n在移动设备上，打开用于设置它的相同屏幕并关闭开关，然后保存。\n\n提前安排使用你已经填写的相同的第一个和最后一个日期字段。如果你在未来设置开始日期，Gmail 会一直保持回复激活直到那一天到来，这样你可以提前一周准备它而不会立即生效。如果你将最后一个日期留空，它会无限期地运行直到你手动关闭它，这在短途旅行扩展为多余几天时容易忘记。

Gmail 处理发送外出回复的机制，但它对该消息中的词语是否真的听起来像你没有看法。编写具体的、适度简洁的、为你的受众校准的内容仍然需要几分钟的思考，当你匆忙出发去旅行时很容易跳过。\n\nDaily AI Writer 的人工智能写作助手可以根据几个细节为你起草消息：你将离开多长时间、是否为假期或休假，以及在你不在时应联系谁。你会在几秒钟内获得完整的草稿，可以直接粘贴到消息框中。\n\n如果你已经有一个不满意的草稿，人工智能重写助手可以紧缩听起来太长或太正式的措辞，这是在某人匆忙离开办公室前快速编写的自动回复的常见问题。如果你是为接收同事外出回复的消息做出回复的人，人工智能回复助手可以帮助你快速回复，而不是为每个转发的电子邮件从空白屏幕开始。\n\n该应用程序在移动设备上可用，所以你可以在离开的早上起草你的消息，复制它，然后在关闭笔记本电脑进行旅行之前直接粘贴到 Gmail 应用的外出回复字段中。