ईमेल लेखन टिप्स: बेहतर ईमेल लिखने के 12 व्यावहारिक तरीके

अधिकांश अनुत्तरित ईमेल समान समस्याओं को साझा करते हैं: एक अस्पष्ट विषय पंक्ति, एक दफन अनुरोध, या एक स्वर जो पाठक को रक्षात्मक पर रखता है। ईमेल लेखन टिप्स को लगातार लागू करना महत्वपूर्ण है क्योंकि समान समस्याएं सभी उद्योगों और वरिष्ठता के स्तरों में दोहराई जाती हैं।

Bumerांग द्वारा एक अध्ययन ने 500,000 से अधिक ईमेल का विश्लेषण किया और पाया कि तीसरी कक्षा की पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेल को कॉलेज स्तर पर लिखे गए ईमेल की तुलना में 36% अधिक जवाब मिले। सरल भाषा लगातार औपचारिक गद्य को हराती है।

ईमेल के अनुत्तरित रहने के तीन सबसे आम कारण:

• कोई स्पष्ट अनुरोध नहीं – पाठक को नहीं पता कि उन्हें क्या करना चाहिए
• बहुत लंबा – मुख्य बिंदु संदर्भ और पृष्ठभूमि में दफन है
• गलत विषय पंक्ति – ईमेल खुलने से पहले कम प्राथमिकता या स्पैम दिखता है

इन विफलता बिंदुओं को समझना आपके ईमेल लेखन को ठीक करने का पहला कदम है। इस गाइड का बाकी हिस्सा प्रत्येक पर केंद्रित है।

आपकी विषय पंक्ति निर्धारित करती है कि ईमेल खोला जाता है। एक अच्छा विशिष्ट, संक्षिप्त है, और पाठक को क्लिक करने का कारण देता है। यह सबसे अनदेखी ईमेल लेखन टिप्स में से एक है क्योंकि लोग विषय पंक्ति को बाद में विचार मानते हैं।

यहां सबसे विश्वसनीय विषय पंक्ति पैटर्न हैं:

• विशिष्ट अनुरोध: "गुरुवार की बजट बैठक के बारे में त्वरित प्रश्न"
• स्पष्ट समय सीमा: "कार्रवाई आवश्यक: शुक्रवार EOD द्वारा परियोजना अनुमोदन"
• संदर्भ प्लस अनुरोध: "जॉनसन प्रस्ताव पर अनुवर्ती – क्या आपके पास 10 मिनट हैं?"
• संख्या सूची: "3 चीजें मुझे चाहिए इससे पहले कि हम आगे बढ़ सकें"

विषय पंक्तियों को 50 वर्णों के तहत रखें ताकि वे मोबाइल पर पूरी तरह से प्रदर्शित हों। "तत्काल", "महत्वपूर्ण" या "FYI" जैसे शब्दों से बचें जब तक कि वे सटीक न हों – अत्यधिक उपयोग लोगों को उन्हें अनदेखा करने के लिए प्रशिक्षित करता है।

एक कम आंका ईमेल लेखन टिप्स: विषय पंक्ति को आखिरी में लिखें। एक बार जब आप शरीर लिख देते हैं, तो आप जानेंगे कि ईमेल वास्तव में क्या है।

स्पष्ट ईमेल एक सरल तीन-भाग संरचना का पालन करते हैं: संदर्भ, अनुरोध, और अगला कदम। यह ईमेल लेखन टिप्स है जिसमें प्रतिक्रिया दरों पर सबसे तत्काल प्रभाव है।

संदर्भ पाठक को बताता है कि आप क्यों लिख रहे हैं और उन्हें क्या जानने की आवश्यकता है। इसे एक या दो वाक्यों तक रखें – अधिकांश लोगों को आपके विचार से कम पृष्ठभूमि की आवश्यकता है।

अनुरोध मुख्य बिंदु है: आपको उनसे क्या चाहिए? इसे जल्दी रखें। अनुरोध को तीन पैराग्राफ प्रस्तावना के बाद अंत में दफन न करें।

अगला कदम आगे का रास्ता स्पष्ट करता है: एक विशिष्ट समय सीमा, एक निर्णय बिंदु, या एक ठोस कार्रवाई। "मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं" अगला कदम नहीं है। "क्या आप गुरुवार तक पुष्टि कर सकते हैं?" है।

एकाधिक आइटम के साथ ईमेल के लिए, एक संख्या सूची का उपयोग करें। संख्या सूची पाठक को प्रत्येक आइटम पर अलग से जवाब देना आसान बनाता है। यदि आपके ईमेल को तीन से अधिक अनुरोधों की आवश्यकता है, तो विचार करें कि क्या यह इसके बजाय एक बैठक होनी चाहिए।

टोन ईमेल में सही पाने के लिए सबसे कठिन चीजों में से एक है क्योंकि आप चेहरे की अभिव्यक्ति, शरीर की भाषा, या मुखर inflection पर निर्भर नहीं कर सकते। व्यावहारिक ईमेल लेखन टिप्स के बीच, प्राप्तकर्ता और संदर्भ के लिए टोन को समायोजित करना कौशल है कि अधिकांश लोग अपर्याप्त निवेश करते हैं।

कुछ सिद्धांत जो मदद करते हैं:

• उस व्यक्ति के रजिस्टर से मेल खाएं जिसे आप लिख रहे हैं। यदि वे अनौपचारिक रूप से लिखते हैं, तो अनौपचारिक ठीक है। यदि वे औपचारिक हैं, तो उससे मेल खाएं।
• निष्क्रिय निर्माण से बचें जो evasive लगते हैं। "गलतियां की गई थीं" "मैंने एक त्रुटि की" से बदतर पढ़ता है।
• भेजने से पहले ईमेल को जोर से पढ़ें। यदि यह कठोर या रोबोटिक लगता है, तो यह भी पढ़ा जाएगा।
• सकारात्मक फ्रेमिंग नकारात्मक फ्रेमिंग से बेहतर उतरता है। "आइए शुक्रवार का लक्ष्य रखें" "यह अगले सप्ताह तक इंतजार नहीं कर सकता" से प्राप्त करना आसान है।

संवेदनशील स्थितियों के लिए – बुरी खबर, एक संघर्ष को संबोधित करना, या कुछ को धकेलना – एक ड्राफ्ट लिखें, एक घंटे प्रतीक्षा करें, फिर भेजने से पहले फिर से पढ़ें। क्या पल में सीधा लगता है कुछ घंटे बाद आक्रामक पढ़ा जा सकता है।

अधिकांश ईमेल आवश्यक होने की तुलना में दो बार लंबे हैं। हर अतिरिक्त वाक्य आपके पाठक के ध्यान पर एक छोटा कर है। ईमेल लेखन टिप्स जो सबसे अधिक समय बचाता है – आप और आपके प्राप्तकर्ता दोनों के लिए – बेरहमी से काटना सीख रहा है।

लंबाई को कम करने के व्यावहारिक तरीके अर्थ खोए बिना:

• गले को साफ करने वाले ओपनर्स को हटाएं। "मुझे आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह मिल रहा है" कुछ नहीं जोड़ता। बिंदु पर जाओ।
• योग्यताओं को काटें। "यह संभावित रूप से विचार करने के लिए फायदेमंद हो सकता है" "इस पर विचार करें।"
• अनावश्यक संदर्भ को हटाएं। मान लीजिए कि पाठक को याद है कि पिछले सप्ताह क्या हुआ था।
• एक विषय प्रति ईमेल। एक संदेश में कई विषय आपातकालीनता को कम करते हैं और काम करना कठिन है।

एक उपयोगी बेंचमार्क: यदि आपका ईमेल पढ़ने में 30 सेकंड से अधिक समय लेता है, तो यह संभवतः एक दिनचर्या संदेश के लिए बहुत लंबा है। जब जटिलता वास्तव में इसे न्यायसंगत करती है तो लंबे प्रारूप को सहेजें।

छोटे ईमेल भी तेजी से जवाब मिलते हैं। जब कम प्रक्रिया करने के लिए कम हो, तो प्रतिक्रिया करने के लिए बाधा महत्वपूर्ण रूप से गिरता है।

यहां तक कि अनुभवी लेखक भी समान परिहार्य त्रुटियों को दोहराते हैं। यह जानना कि कौन सी ईमेल लेखन त्रुटियां सबसे अधिक आती हैं, उन्हें अपने स्वयं के ड्राफ्ट में पकड़ना आसान बनाता है।

सबसे आम:

• बिना पढ़े भेजना – जब आप जल्दी में हों तो टाइपो और अस्पष्ट वाक्य फिसल जाते हैं
• अनावश्यक रूप से सभी को जवाब दें – लोग जल्दी से जवाब-सभी धागे को अनदेखा करते हैं
• ईमेल का उपयोग करें जब एक अलग चैनल बेहतर फिट बैठता है – Slack, एक त्वरित कॉल, या साझा दस्तावेज़ अक्सर चीजों को तेजी से हल करते हैं
• गलत फाइल संलग्न करना या संलग्न पूरी तरह से भूल जाना – शरीर में संलग्न के रूप में उल्लेख करें
• क्रोध या निराशा में लिखना – भेजें-before-आप-शांत ईमेल लगभग हमेशा खेद हैं

एक संरचनात्मक त्रुटि जो याद करना आसान है: महत्वपूर्ण जानकारी को लंबे पैराग्राफ के बीच में रखना। पाठक प्रत्येक ब्लॉक के पहले और अंतिम वाक्य को स्कैन करते हैं। यदि आपकी कुंजी बिंदु बीच में दफन है, तो इसे याद किया जाता है।

ये समस्याओं के प्रकार हैं जिन्हें ठीक करने के लिए बेहतर लेखन कौशल की आवश्यकता नहीं है – बस भेजने को मारने से पहले 20-सेकंड की समीक्षा।

एआई उपकरण ईमेल लेखन के विशिष्ट भागों के लिए उपयोगी हैं – आपके निर्णय को प्रतिस्थापित करने के लिए नहीं, बल्कि उन भागों को संभालने के लिए जो आपको धीमा करते हैं। जानना कि ये ईमेल लेखन सुझाव कहाँ लागू करें एआई समर्थन के साथ आपको दोनों से सर्वश्रेष्ठ मिलता है।

एआई के लिए अच्छे उपयोग:

• एक दिनचर्या ईमेल का पहला संस्करण तैयार करना जो आप पहले दर्जन बार लिख चुके हैं
• एक ड्राफ्ट को फिर से लिखना जो बहुत कुंद, बहुत लंबा, या खराब संगठित महसूस करता है
• विषय पंक्ति विकल्प उत्पन्न करना जब आप कुछ फ्रेम करने के बारे में फंस गए हों
• एक अलग दर्शकों या सांस्कृतिक संदर्भ के लिए टोन समायोजित करना

कुंजी यह है कि आप अभी भी अंतिम निर्णय लेते हैं। एक एआई ड्राफ्ट एक शुरुआती बिंदु है, तैयार उत्पाद नहीं। सत्यापित करें कि टोन आपके आवाज से मेल खाता है और सामग्री सटीक है भेजने से पहले।

Daily AI Writer जैसी उपकरणों में एक एआई उत्तर सहायक शामिल है जो आपको गुणवत्ता का त्याग किए बिना आने वाले ईमेल का तेजी से जवाब देने में मदद करता है। आप प्राप्त ईमेल को पेस्ट करते हैं, अपने इच्छित उत्तर का वर्णन करते हैं, और एक ड्राफ्ट प्राप्त करते हैं जिसे आप संपादित और परिष्कृत कर सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है जब आप समान अनुरोधों की उच्च मात्रा को संभाल रहे हैं या जब आपको दूसरी भाषा में लिखने की आवश्यकता है।

जो ड्राफ्ट गलत लगते हैं उन्हें फिर से लिखने के लिए, Daily AI Writer का एआई रीराइट असिस्टेंट आपको यह निर्दिष्ट करने देता है कि क्या बदलना है – छोटा, अधिक औपचारिक, अधिक सीधा – और संशोधित संस्करण देखें कि आप काम कर सकते हैं।