Googleメール不在返信：Gmailの休暇自動応答を設定および作成する方法

Googleメールは多くの人がまだGmailに使用している日常的な名前であり、Googleは2004年以来それをGmailとしてブランド化しています。不在返信機能はGmailの設定内の「休暇自動応答」というラベルの下にあります。別のアプリや隠されたメニューではなく、設定の[全般]タブの1つの切り替えで、オンにすると、選択した日付範囲中にあなたにメッセージを送る誰にでも自動的にメールを送ります。

この名前の混乱には本当の歴史があります。イギリスとドイツでは、Googleは実際に2004年の発足後数年間、その市場でGmailという商標の権利を既に別の会社が持っていたため、このサービスをGoogleメールという名前で運営していました。Googleは最終的にこれらの紛争を解決し、Gmailという名前の下に全員を統合しましたが、古いブランド化は多くの人々がこの正確な設定を検索する際にGmailの代わりにGoogleメールという単語を使用し続けている理由の一部です。

このメカニズムは単純ですが、人々を困惑させる1つの詳細があります。Gmailの自動返信は、受信トレイに着信するすべてのメッセージに対して発火するわけではありません。特定の送信者に返信すると、その同じ送信者に対して4日間返信しません。あなたが外出している間、同じプロジェクトについて何度もあなたにメッセージを送る同僚にスパムを送る機能を防ぎます。

この設定は日付範囲を正確に尊重します。開始日を将来に設定した場合、Gmailはその日までそれを待ってアクティブ化し、範囲の終わりで自動的にそれをオフにします。終了日を空白のままにした場合を除き、その場合は手動で切り替えるまで実行し続けます。

デスクトップでGoogleメールで不在返信をセットアップするのは、設定がどこに存在するかを知ればわずか2分です。

• ブラウザでGmailを開き、右上隅の歯車アイコンをクリック
• 「すべての設定を表示」をクリック
• デフォルトで開く最初の「全般」タブに留まる
• デフォルトで開く最初の「全般」タブに留まる
• 「休暇自動応答」セクションが見つかるまでスクロール
• 「休暇自動応答をオン」を選択
• 最初の日を入力し、オプションで正確な復帰日がわかっている場合は最後の日
• 「[日付]までのオフィス外」のような件名を追加
• 件名の下のテキストボックスにメッセージを作成
• 下にスクロールして「変更を保存」をクリック

いくつかのデスクトップ固有の詳細が重要です。Gmailは、自動返信がアクティブであることを思い出させるために、受信トレイの上部にバナーを表示し、早期に戻った場合は設定に戻る必要がない直接「今すぐ終了」リンクを表示します。メッセージボックスは、太字、イタリック、リンクを含む基本的なフォーマットをサポートしており、復帰日を太字にしたり、同僚のカレンダーへのリンクをしたい場合に便利です。

モバイルのGmailアプリは、モバイルに見える歯車アイコンがないため、別のパスを通じて同じ設定に到達します。

• Gmailアプリを開き、左上の3行メニューアイコンをタップ
• 「設定」をタップするまでスクロール
• 返信を設定するGoogle アカウントをタップ
• 「休暇自動応答」をタップ
• それをオンにして、デスクトップで利用可能な同じフィールドを入力：最初の日、最後の日、件名、メッセージ
• 上隅のチェックマークまたは「完了」をタップして保存

モバイル固有のキャッチ：電話で複数のGmailアカウントを管理する場合、この設定はグローバルではなくアカウントごとです。仕事用アカウントで自動返信をオンにしても、同じアプリに追加された個人アカウントには何もしません。両方に必要な場合は、各アカウントの設定内でセットアップを繰り返してください。

自動返信のワーディングは、1つをオンにしたことよりも重要です。Gmailは独自のフレーミングテキストを追加しません。メッセージボックスに入力した内容は、正確に送信者が受け取る内容であり、上に階層化されたディスクレーマーや追加のフォーマッティングはありません。したがって、単語は全体の印象を運びます。

数日間の短いトリップでは、簡潔に保ちます：

件名：オフィス外、戻る[日付]

メッセージ：ご連絡ありがとうございます。[日付]までオフィスの外にいて、戻ったら返信します。緊急の場合は、[名前] [メール]で[名前]に連絡してください。

2週間の休暇や育児休暇などの長期不在では、指定された別の連絡先を追加し、アクセスが制限されることを明確にしてください：

件名：[日付]までのオフィス外

メッセージ：ご連絡ありがとうございます。[開始日]から[終了日]まで、メールへのアクセスが限定的に離れています。時間に敏感な問題については、[名前]、[役割]、[メール]に連絡してください。[復帰日]に戻った後、メッセージに返信します。

件名行の習慣は採用する価値があります：メッセージボックスに入力する件名は、通常のメール件名とまったく同じように受信者の受信トレイに表示されるため、何も不可解な回避してください。「休暇レスポンダー」または「自動返信」単独では、送信者に戻ると思われる時期は何も伝えていません。復帰日を件名に直接入力して、人々が待つか段階を上げるかを決定できるようにします。

デフォルトでは、この機能は、フィルタリング機能を制限する場合を除き、メーリングリストと自動化されたシステムを含む、あなたにメールを送る誰にでも送信します。メッセージボックスの下の2つのチェックボックスがこれをコントロールします。

「マイコンタクトの人々にのみ応答を送信」は、既にGoogle Contactsに保存されている送信者への返信を制限します。これは個人的なGmailアカウントに最も役立つ設定です。これは、自動返信がニュースレター、レシート、冷たいアウトリーチがプライマリ受信トレイに着陸する場合に行われるのを停止します。

あなたがあなたの雇用主を通じてGoogle Workspaceアカウントを使用する場合、2番目のチェックボックスが表示されます：「組織内の人々にのみ応答を送信」。これにより、同じ会社ドメイン上の同僚への返信が制限されます。これは、すべての外部クライアントまたはベンダーをあなたの仕事のアドレスに電子メールする場合にあなたが外出していることを知っているときに役立ちます。

どちらのチェックボックスも、特定の人々のカスタムリストを構築したり、特定のドメインを除外したりするのに役立ちません。クライアントにメッセージを1つ送信し、チームに別のメッセージを送信する場合など、より細かいコントロールが必要な場合、休暇自動応答はそのようにトラフィックを分割できません。フィルターベースの回避策または別のメールクライアントとのルールベースの自動返信が必要です。

自動返信をオフにすることは、デスクトップの設定またはモバイルの同じメニューを通じてオンになったのと同じ方法で機能します。

デスクトップでは、設定に戻り、[全般]タブに移動し、「休暇自動応答」までスクロールし、「休暇自動応答オフ」を選択し、下部の「変更を保存」をクリックします。現在アクティブな場合、Gmailは受信トレイの上部に「今すぐ終了」リンク付きのバナーを表示します。これは、旅行から早期に戻った場合は設定を通じて移動するより速いです。

モバイルでは、セットアップするために使用されたのと同じ画面を開き、スイッチをオフにして、保存します。

事前のスケジューリングは、既に入力した同じ最初の日と最後の日のフィールドを使用します。開始日を将来に設定した場合、Gmailはその日が到着するまで返信をアクティブ化せずに保持するため、それが生きている場合は1週間前にそれを準備できます。終了日を空白のままにした場合、手動でオフにするまで無期限に実行し続けます。これは短いトリップが数日余分に外出した後に簡単に忘れられます。

Gmailはあなたの不在返信を送信するメカニズムを処理しますが、そのメッセージ内の単語が実際にあなたのように聞こえるかどうかについて意見がありません。具体的で、適切に簡潔で、読んでいる人に調整されたものを書くことはまだ数分の思考が必要です。これは、旅行に出かけるために急いでいるときにスキップするのが簡単です。

Daily AI Writerのal Writing Assistantは、いくつかの詳細に基づいてメッセージを作成できます：不在になる期間、休暇または休暇かどうか、不在の場合に連絡する人。秒単位で完全なドラフトを取得でき、メッセージボックスに直接貼り付けることができます。

既に満足していないドラフトが既にある場合、AL Rewrite Assistantは、自動返信が迅速に書かれた場合の一般的な問題である、長い、または形式的すぎる単語を締めることができます。また、同僚のために返信を返信する必要があり、返信する必要がある場合は、AI Reply Assistantは、すべての転送されたメールの空白の画面から始める代わりに、素早く応答するのに役立ちます。

アプリはモバイルで利用可能なので、外出している朝にメッセージを起草し、ラップトップをトリップに向けて閉じる前にGmailアプリの休暇自動応答フィールドに直接貼り付けることができます。