職場でライティングとコミュニケーションスキルを一緒に向上させる方法

• 聞き手：これを読む人と彼らがすでに知っていることは何か
• 目的：読んだ後にどんな判断または行動が起こるべきか
• チャネル：メール、チャットメッセージ、または会話が必要か
• フィードバック：メッセージが実際に機能したことをどうやって知るか\n\nライティングスキルはあなたの文が明確かどうかを決定します。コミュニケーションスキルは、メッセージが最初から正しかったかどうかを決定します。どちらも重要で、このガイドは上記の4つの質問のそれぞれを、あなたが今週使用できるエクササイズと一緒に説明します。

• この人はトピックについてすでに何を知っており、何を説明する必要があるか
• このメッセージで彼らにどんな判断または反応を望んでいるか
• 彼らと私の関係は何であり、それは正しいトーンをどのように変えるか\n\nすべての計画ミーティングに参加したチームメイトに送られるプロジェクトアップデートは、背景を完全にスキップして、変更されたことに直接進むことができます。同じアップデートが四半期のサマリーのみを見た幹部に送られると、詳細の前に1文の文脈が必要です。そうしないと、ノイズのように読まれます。どちらのバージョンも抽象的には「より良く書かれている」わけではありません。読者と一致するバージョンが機能するものです。\n\n聞き手の認識は語彙の選択も変えます。「レガシーエンドポイントを廃止しました」というのはエンジニアリングチャネルに適しており、クライアント向けのサマリーでは混乱を招きます。そこでは「このフィーチャーの古いバージョンを廃止しました」が、読者が内部用語をすでに知っていることを要求することなく同じことを言います。強いライティングコミュニケーションスキルは、あなたが知っていることと特定の読者が知っていることの間で常に翻訳することから生まれます。\n\nあなたがニュースを配信している側ではなく、質問している側である場合でも、同じ規律が適用されます。専門家向けに書かれた質問は技術的に留まることができます。同じ質問がその専門外の誰かに送られると、追加の1文のフレーミングが必要です。そうしないと、必要な答えではなく混乱した返信が得られます。送信する前に、自分のバックグラウンドではなく、読者の実際のバックグラウンドに対してドラフトをチェックすることは、習慣として構築する価値があります。

読者を理解したら、構造は良い意図を人々が実際に行動できるメッセージに変えるものです。応答がないほとんどの職場のメッセージは、文のレベルで不明確ではなく、メッセージのレベルで編成されていません。\n\nメール、チャット、書面での更新の最も信頼できる構造は、文脈、次にコンテンツ、次に明確な次のステップです。読者を方向付ける1文で開きます。短い段落または短いリストで必要な詳細を提供します。彼らから必要とする内容と時期を正確に閉じます。\n\n単一の最大の構造上の誤りは、1つのサブジェクト行または1つのトピックを持つメッセージで複数のことを尋ねることです。「提案を確認してくれますか、またベンダー契約を所有している人を知っていますか、ところで木曜日にまだ会っていますか」は読者にどの質問に答えるかを選ばせ、通常は最も簡単なものに答えます。それを1つのメッセージに分割するか、明確にリストすることで、応答率が劇的に向上します。\n\nフロントロードはSlackメッセージと同じくらい正式なメールにも重要です。「APIキーでブロックされています。3時前に送ってもらえますか」は、3つの背景のセンテンスに続くより速い応答を得ます。実際のリクエストの後。読者はスキャンし、構造はスキムがまだポイントを提供することを確認する方法です。

アクティブリスニングは通常、スピーキングとうなずきのスキルとして教えられていますが、その後書くものにも同じくらい表示されます。会議の要約、同僚への返信、またはクライアント通話の要約は、すべてあなたが実際に理解したのかそれとも単に聞いたのかを明らかにしています。\n\nアクティブリスニングをあなたのライティングに組み込む最も簡単な方法は、応答する前に言い換えることです。自分のポイントにすぐに飛び込む代わりに、聞いたことを反映する1文を書きます：「ローンチ日は大丈夫のようですが、QA容量について心配しているようですね。」これは2つのことをします。正しい仮定の上に構築する前に、正しく理解したことを確認し、他の人のポイントが記録されたことを表示し、それ以降のすべての交換での信頼を構築します。\n\n書かれた質問は、音声会話が行うのと同じ規律の恩恵を受けます。推測して曖昧性の周りに書くのではなく、直接質問します：「来週と言う場合、木曜日のリリースの前か後ですか？」書かれた短い明確にする質問は、間違った推測から続くはるかに長いメールスレッドを防ぎます。\n\n会議ノートはこのスキルが複合するところです。実際に決定されたもの、部屋で使用された言葉で記録するノートは、ノート記者が何が意図されたと想定したかを記録するノートよりもはるかに有用です。確かでない場合は、頭の中で静かに解決する代わりに、明示的にノートに開かれた質問を書きます。

• なされた決定、開かれた質問ではなく平文\n
• 単にタスクをリストするのではなく、各次のステップの所有者命名\n
• 暗黙のままではなく、各所有者に添付されたデッドライン\n
• 開かれた質問がまだ答える必要があります。決定から分離してリストします\n\nどの決定がどの開かれた質問であるかをラベル付けせずにフォローアップノートが決定と開かれた質問を混ぜることは、まったくノートがないよりも多くの混乱を引き起こします。2つを明確に分離することは、定期的に会議を実行する誰にとっても最高のレバレッジのライティングとコミュニケーションスキルの1つです。\n\nトピックがチャネルの間でバウンスし続ける場合、通常は最初に間違ったものが選ばれたという兆候です。素早いチャットメッセージとして始まり、2日間で10回の返信に成長する決定は、代わりに短いメールまたは5分の呼び出しに移動する必要があります。その瞬間を認識し、チャネルを切り替えることは、元のメッセージの失敗ではなく、それ自体がコミュニケーションスキルです。

仕事でのライティングに関するほとんどのフィードバックは、使用するにはあまりにも曖昧であるか、重要になるまでに到着する時間が遅すぎます。「そのメールは少し混乱していた」は次回何を変えるかを伝えません。機能するフィードバックループは、メッセージが送信された瞬間に近い特定で専門的である必要があります。\n\n一般的な質問の代わりに的を絞った質問をします。「最初の2つのセンテンスからそれが私があなたから必要とするものが明確でしたか？」有用な答えを生み出します。「それは意味がありましたか？」通常は、実際に行ったかどうかに関係なく丁寧な「はい」を生み出します。質問が具体的であるほど、答えはより実用的です。\n\nメッセージをまたがるパターンを単一のメッセージを分離して追跡します。3人の異なる同僚があなたにあなたのアップデートの期限を明確にするよう求めている場合、それは3つの関連のないインシデントではなく、あなたの構造が一貫して日付を埋めているという兆候です。同じ問題に関する定期的なフィードバックは、コミュニケーション方法を修正する最も明確な地図です。\n\n最も速いフィードバックループは、あなたが自分で作成するものです。重要なものを送信する前に、他のコンテキストなしで受信者のようにそれを読んで、最初の段落の後にどんな質問があるかを尋ねます。正直な答えが「実際に何をしたいのか」の場合、誰かがポイントする前にフィックスを見つけています。

コミュニケーションスキルについて読むことと実際に実践することは異なる活動であり、下記のエクササイズは両方を短い、繰り返し可能なドリルに統合して、通常の仕事週に収まります。

AIライティングツールは、特にコミュニケーションスキルを向上させるのに役立ちます。なぜなら、ライターが通常自分のメッセージに近すぎて見えないような問題をフラグすることができるからです。埋められた質問や、意図したよりも攻撃的に読むトーンなど。\n\nDaily AI WriterのAI Writing Coachはまさにこの種のチェックのために構築されています。ドラフトをレビューして、メインポイントが早期に表示されるかどうか、質問が明確かどうか、トーンが説明した関係と一致しているかどうかをチェックできます。機密メールをクライアントに送信する前に同僚を待つことなく、ドラフトを実行して2セットの目を追加します。\n\nAI Reply Assistantはコミュニケーションのリスニング側に役立ちます。他の人が尋ねたものではなく、実際に尋ねたことに実際に対処する応答をドラフトするのに役立ちます。そして、AI Rewrite Assistantは、より正式な聞き手のためにメッセージがどのように異なるかをテストする速い方法です。これは上記の3人の読者エクササイズの速い版です。\n\nここでAIを有用に保つルールは、編集ツールに適用されるものと同じです：提案された書き直しを読んで、送信する前にそれが機能する理由を理解してください。Daily AI Writerなどのツールは編集パスをスピードアップできますが、読者、チャネル、質問についての判断はまだあなたが決定することです。その判断を一貫して実践することは、1つのトリックやテンプレートではなく、長期的にはライティングとコミュニケーションスキルを向上させる方法についての本当の答えです。