प्रत्येक सामान्य समर्थन स्थिति के लिए ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रिया उदाहरण

हर ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रिया को तीन चीजें करनी चाहिए: स्वीकार करना कि क्या हुआ, कहना कि आप इसके बारे में क्या कर रहे हैं, और ग्राहक को बताना कि इसके बाद क्या होगा। यह संरचना तब भी काम करती है जब समस्या देरी से डिलीवरी हो, सॉफ्टवेयर की खामी हो, या बिलिंग त्रुटि हो जिसने किसी को दो महीने के लिए अधिक राशि दिलवा दी हो।

अधिकांश समर्थन टीमें जो गलती करती हैं वह है स्वीकृति के बिना सीधे समाधान पर जाना। "हमने आपकी धनवापसी संसाधित कर दी है" तकनीकी रूप से एक समाधान है, लेकिन यह इस बात की किसी भी मान्यता को छोड़ देता है कि समस्या ने वास्तविक असुविधा का कारण बनी है। जो ग्राहक सुने गए महसूस करते हैं वे सामान्यतः बढ़ाने या सार्वजनिक रूप से नकारात्मक अनुभव साझा करने की संभावना कम होती हैं, भले ही समाधान समान हो।

• स्वीकृति के साथ शुरू करें — पुष्टि करें कि आपने संदेश प्राप्त किया है और विशिष्ट समस्या को समझते हैं
• स्वामित्व पर जाएं — बिना सुरक्षात्मक होए या बचाव वाले तरीके से जिम्मेदारी लें
• समाधान या अगला कदम दें — विशिष्ट समयसीमाएं और ग्राहक क्या उम्मीद कर सकता है यह बताएं
• फॉलो-थ्रू के साथ बंद करें — यदि समस्या पूरी तरह समाधान नहीं हुई है तो प्रतिक्रिया के लिए आमंत्रण दें

टोन समायोजन संरचना जितना ही महत्वपूर्ण है। "हम किसी भी असुविधा के लिए माफी मांगते हैं" जैसे वाक्यांश कृत्रिम और दूर लगते हैं। ग्राहक वास्तविक क्षमा और दायित्व-सचेत क्षमा के बीच अंतर को पहचानते हैं। सीधी, मानवीय भाषा सभी शिकायत प्रकारों में बेहतर परिणाम देती है। "मैं देख सकता हूं कि यह निराशाजनक रहा है, और यहां बताता हूं कि मैं इसे ठीक करने के लिए क्या कर रहा हूं" दो पैराग्राफ कॉर्पोरेट सुरक्षा से बेहतर प्रदर्शन करता है।

प्रतिक्रिया गति भी धारणा को प्रभावित करती है भले ही प्रतिक्रिया स्वयं मजबूत हो। SuperOffice के शोध से पता चला है कि 62% कंपनियों ग्राहक सेवा ईमेल का कोई जवाब ही नहीं देती हैं, और जो देती हैं उनमें औसत प्रतिक्रिया समय 12 घंटे से अधिक है। एक ऑटो-स्वीकृति में एक प्रत्याशा निर्धारित करना, भले ही सिर्फ "आप 4 घंटे के भीतर जवाब सुनेंगे," अनुमानित रूप से फॉलो-अप संपर्कों और दोहराई गई शिकायतों को कम करता है।

शिकायत ईमेल को सबसे सावधानीपूर्वक संभालने की आवश्यकता होती है क्योंकि ग्राहक पहले से ही असंतुष्ट होता है इससे पहले कि आप एक भी शब्द लिखें। लक्ष्य केवल समस्या को हल करना नहीं है बल्कि यह रोकना है कि व्यक्ति इसे बढ़ाएं या अनुभव को सार्वजनिक रूप से साझा करें।

शिकायतों के लिए सबसे प्रभावी ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रियाएं एक चार-भाग संरचना का पालन करती हैं: निराशा को स्वीकार करना, स्वामित्व लेना, समझाना कि आप क्या कर रहे हैं, और निर्दिष्ट करना कि ग्राहक को आगे क्या उम्मीद कर सकते हैं।

क्षतिग्रस्त आने वाले उत्पाद के लिए ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रिया का एक उदाहरण यहां दिया गया है:

"नमस्ते [नाम], मुझे वास्तव में खेद है कि ऑर्डर इस स्थिति में आया — यह वह अनुभव नहीं है जो हम किसी को भी चाहते हैं। मैंने पहले से ही एक प्रतिस्थापन शिपमेंट बढ़ाया है, जो 3 से 5 व्यावसायिक दिनों में आना चाहिए। आपको क्षतिग्रस्त आइटम वापस करने की जरूरत नहीं है। मैं आपको एक ट्रैकिंग नंबर भेजूंगा जैसे ही प्रतिस्थापन शिप होता है। यदि कुछ और आता है तो कृपया संपर्क करें।"

• यह विशिष्ट समस्या का नाम बताता है बजाय सार रूप में "समस्या" का संदर्भ देने के
• यह अतीत काल में लिया गया कार्य बताता है, जो निर्णायक लगता है
• यह सक्रिय रूप से एक बाधा हटाता है — ग्राहक को कुछ भी वापस करने की जरूरत नहीं है
• यह एक स्पष्ट समयसीमा निर्धारित करता है बजाय एक अस्पष्ट अनुमान के

• "हम किसी भी असुविधा के लिए माफी मांगते हैं" से शुरू करना — यह स्वचालित लगता है और वास्तविक समस्या से बचता है
• ग्राहक से कुछ स्पष्ट करने के लिए कहना जो आप उनके मूल ईमेल से समझ सकते हैं
• अंतर्निहित समस्या को ठीक करने से पहले छूट या कूपन की पेशकश करना, जो मौन खरीदने का प्रयास पढ़ सकता है
• आंतरिक प्रक्रिया भाषा शामिल करना जैसे "हमने यह हमारी टीम को बढ़ाया है" बिना एक फॉलो-अप समयसीमा के

उच्च-गंभीरता शिकायतों के लिए — एक उत्पाद की खराबी जो सुरक्षा को प्रभावित करती है, एक महत्वपूर्ण बिलिंग अधिभार, या एक डेटा समस्या — प्रतिक्रिया में एक सीधा संपर्क विकल्प जोड़ें: एक फोन नंबर, एक समर्पित ईमेल पता, या एक विशिष्ट व्यक्ति का नाम जिस तक ग्राहक पहुंच सकता है। यह संकेत करता है कि आप स्थिति को उचित वजन के साथ संभाल रहे हैं और मुद्दे को एक सार्वजनिक चैनल में जाने से रोकता है।

शिपिंग देरी ग्राहकों के समर्थन में संपर्क करने के सबसे सामान्य कारणों में से एक है, और वे अक्सर उच्च मात्रा में आते हैं चरम मौसमों के दौरान जब आपकी टीम पहले से ही खिंची हुई होती है। इस खंड में ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रिया उदाहरण सभी एक ही सिद्धांत का पालन करते हैं: देरी को सीधे स्वीकार करें, कारण की अत्यधिक व्याख्या से बचें, और ग्राहक को एक विशिष्ट संशोधित अनुमान या एक स्पष्ट अगला कदम दें।

प्रोएक्टिव देरी अधिसूचना उदाहरण (आपकी टीम पहले ग्राहक से संपर्क करती है):

"नमस्ते [नाम], मैं आप जो कुछ नोटिस करने से पहले संपर्क करना चाहता था। आपका ऑर्डर [#1234] एक वाहक देरी के कारण अनुसूची से कुछ दिन पीछे चल रहा है। अपडेट की गई अनुमानित डिलीवरी तारीख [तारीख] है। आपकी ट्रैकिंग लिंक जारी रहेगी जैसे ही यह आगे बढ़ता है: [लिंक]। आपकी ओर से कोई कार्रवाई की जरूरत नहीं है। मुझे देरी के लिए खेद है और आपकी धैर्य की सराहना करता हूं।"

प्रतिक्रियाशील देरी प्रतिक्रिया उदाहरण (ग्राहक पहले से ही पूछने के लिए लिखा है):

"नमस्ते [नाम], मैंने ऑर्डर [#1234] की जांच की है और पुष्टि कर सकता हूं कि यह पारगमन में देरी है। वाहक ने अपेक्षित डिलीवरी को [तारीख] पर अपडेट किया है। मैं जानता हूं कि यह आपकी प्रत्याशा से बाद में है। यदि ऑर्डर [तारीख प्लस दो दिन] तक नहीं आता है, तो कृपया हमसे संपर्क करें और हम एक प्रतिस्थापन या पूर्ण धनवापसी की व्यवस्था करेंगे — जो भी आप पसंद करें।"

• एक विशिष्ट ऑर्डर नंबर, एक सामान्य संदर्भ नहीं
• एक संशोधित डिलीवरी तारीख बजाय "हमें यकीन नहीं है"
• एक स्पष्ट बैकअप योजना ताकि ग्राहक को पता चले कि समस्या जारी रहने पर क्या होता है
• कोई अत्यधिक माफी नहीं जो मूल बात तक पहुंचने से पहले संदेश को खींचती है

• वाहक का नाम दोष देना, जो नाम दिए जाने वाले विक्षेपण की तरह लगता है भले ही तकनीकी रूप से सटीक हो
• कारण की लंबाई में व्याख्या करना जब ग्राहक को केवल नई तारीख की जरूरत है
• लिखना "आपका ऑर्डर रास्ते में है" जब ट्रैकिंग स्पष्ट रूप से दिखाता है कि यह फंसा है

दोहराई गई देरी या उच्च-मूल्य के ऑर्डर के लिए, ग्राहक को पूछने का इंतजार किए बिना एक सद्भावना संकेत शामिल करें: स्टोर क्रेडिट, अगली खरीद पर छूट, या प्रतिस्थापन पर पूरक एक्सप्रेस शिपिंग। सक्रिय रूप से यह संकेत करता है कि आपने असुविधा को अपनी ओर से मान्यता दी है बजाय इसमें धकेल दिए जाने के।

धनवापसी और बिलिंग ईमेल ग्राहक सेवा और वित्त के चौराहे पर बैठते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें टोन और विस्तार दोनों में सटीकता की आवश्यकता होती है। अस्पष्ट धनवापसी प्रतिक्रियाएं — जो "हम आपके अनुरोध की समीक्षा कर रहे हैं" कहती हैं समयसीमा या परिणाम के बिना — चार्जबैक का एक प्रमुख कारण हैं। ग्राहक जो धनवापसी आने के बारे में निश्चित नहीं हैं अक्सर इसके वास्तव में संसाधित होने से पहले अपने बैंक के साथ एक विवाद दाखिल करते हैं।

धनवापसी अनुमोदन उदाहरण:

"नमस्ते [नाम], मैंने आपके अनुरोध की समीक्षा की है और $[राशि] की पूर्ण धनवापसी को आपकी मूल भुगतान विधि में अनुमोदित किया है। धनवापसी आमतौर पर 5 से 7 व्यावसायिक दिन लेते हैं, आपके बैंक पर निर्भर करता है। आपकी ओर से कोई और कार्रवाई की जरूरत नहीं है। मैंने आपके रिकॉर्ड के लिए धनवापसी पुष्टि संख्या संलग्न की है: [#XXXX]। यदि कुछ और है तो मुझे बताएं जिसमें मैं मदद कर सकता हूं।"

धनवापसी अस्वीकार उदाहरण (नीति-आधारित):

"नमस्ते [नाम], संपर्क करने के लिए धन्यवाद। मैंने आपके ऑर्डर की समीक्षा की है और देख सकता हूं कि यह [X] दिन पहले रखा गया था, जो हमकी 30-दिन की रिटर्न विंडो के बाहर है। मैं इस स्थिति में धनवापसी संसाधित नहीं कर सकता, लेकिन मैं [स्टोर क्रेडिट / एक एक्सचेंज / एक आंशिक क्रेडिट] की पेशकश कर सकता हूं। यदि उत्पाद के साथ कुछ विशेष नहीं था, तो मैं अधिक सुनना चाहता हूं — कभी-कभी एक समाधान होता है जो हमकी मानक नीति स्पष्ट रूप से कवर नहीं करती है।"

अस्वीकार उदाहरण दो कारणों से काम करता है: यह विशिष्ट नीति और तारीख का नाम बताता है एक अस्पष्ट नियम उद्धृत करने के बजाय, और यह अपवाद का वादा किए बिना एक दरवाजा खुला छोड़ देता है। कई समर्थन टीमें फ्लैट नकारात्मक बयान जारी करती हैं जो अंतिम लगते हैं, जो ग्राहकों को सीधे चार्जबैक या सार्वजनिक शिकायतों की ओर धकेलती है।

बिलिंग त्रुटि प्रतिक्रिया उदाहरण:

"नमस्ते [नाम], मैंने वह त्रुटि पाई जो आपने बताई — आपको $[X] [तारीख] पर $[सही राशि] के बजाय चार्ज किया गया था। मैंने यह सही किया है और $[अंतर] का क्रेडिट आपके खाते में जारी किया है, जो आपकी अगली बिलिंग चक्र पर लागू होगा। मुझे खेद है कि यह हुआ, और मैंने इसे दोबारा होने से रोकने के लिए इसे हमकी बिलिंग टीम के साथ फ्लैग किया है।"

बिलिंग ईमेल में हमेशा विशिष्ट राशियां, तारीखें, और संदर्भ संख्याएं शामिल होनी चाहिए। "हमने बिलिंग समस्या को ठीक किया है" "आपकी बिलिंग समस्या को ठीक किया है" की तुलना में कहीं कम आश्वस्त है, जिसमें सटीक राशि और जिस तारीख को चार्ज किया गया था उसका नाम हो। विशिष्टता योग्यता का संकेत देती है और विश्वास बनाती है कि समस्या वास्तव में हल हो गई है बजाय नोट की गई है।

बग रिपोर्ट और तकनीकी समस्या ईमेल अन्य समर्थन श्रेणियों से भिन्न हैं क्योंकि ग्राहक आपसे कुछ ठीक करने के लिए कह रहे हैं जो वास्तव में टूटा हो सकता है, और समयसीमा अक्सर आपके तत्काल नियंत्रण से बाहर होती है। तकनीकी स्थितियों में सबसे अच्छी तरह से काम करने वाली ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रियाएं वर्तमान स्थिति के बारे में ईमानदार होती हैं जबकि ठोस अगले कदमों के लिए प्रतिबद्ध होती हैं।

प्रारंभिक बग स्वीकृति उदाहरण:

"नमस्ते [नाम], रिपोर्ट करने के लिए धन्यवाद। मैं आपने जो कदम बताए हैं उनका उपयोग करके हमारे अंत पर समस्या को पुनः उत्पन्न करने में सक्षम हूं, और मैंने इसे एक पुष्टि की गई बग के रूप में हमकी इंजीनियरिंग टीम के साथ दर्ज किया है। एक सुधार के लिए वर्तमान अनुमान [समयसीमा] है। मैं आपको जैसे ही पैच तैनात होता है ईमेल करूंगा। तब तक, [वर्कअराउंड यदि उपलब्ध हो — उदाहरण के लिए, "डेस्कटॉप संस्करण का उपयोग करना मोबाइल ऐप में इस त्रुटि से बचता है"]।"

• पुष्टि करता है कि बग सत्यापित हुआ है बजाय "इसे देखने" का वादा करने के
• एक समयसीमा देता है, भले ही अनुमानित हो
• जब कोई मौजूद हो तो वर्कअराउंड प्रदान करता है
• एक विशिष्ट फॉलो-अप के लिए प्रतिबद्ध होता है बजाय ग्राहक को संकेत के बिना प्रतीक्षा में छोड़ने के

हर बग को जल्दी पुनः उत्पन्न नहीं किया जा सकता। जब स्थिति कम स्पष्ट हो, तो सीधे कहें अस्पष्ट हुए बिना:

"नमस्ते [नाम], मैंने आपकी रिपोर्ट को हमकी इंजीनियरिंग टीम को आपने साझा किए गए विवरण के साथ पास किया है। मैं अपने परीक्षण वातावरण में इसे पुनः उत्पन्न करने में सक्षम नहीं हूं, इसलिए आप कोई अतिरिक्त जानकारी प्रदान कर सकते हैं — डिवाइस मॉडल, ऑपरेटिंग सिस्टम संस्करण, या क्या यह लगातार होता है या कभी-कभी — हमें कारण को तेजी से अलग करने में मदद करेगा। मैं 48 घंटे के भीतर फॉलो-अप करूंगा चाहे हमारे पास समाधान हो या नहीं।"

• ग्राहक से जानकारी दोहराने के लिए कहें जो वे पहले से ही मूल रिपोर्ट में प्रदान कर चुके हैं
• "जल्द ही" एक समाधान का वादा करें कोई समयसीमा संलग्न नहीं
• एक कैन्ड समस्या निवारण चेकलिस्ट भेजें जो ग्राहक ने वर्णित विशिष्ट त्रुटि को संबोधित नहीं करता
• प्रारंभिक स्वीकृति के बाद चुप रहें

डेटा, बिलिंग, या मूल कार्यक्षमता को प्रभावित करने वाले महत्वपूर्ण बग के लिए, समस्या समाधान तक हर 24 से 48 घंटे में एक फॉलो-अप भेजें, भले ही अपडेट सिर्फ "हम अभी भी इस पर काम कर रहे हैं और [तारीख] तक एक सुधार की उम्मीद करते हैं" हो। गंभीर बग रिपोर्ट करने के बाद मौन ग्राहक के विश्वास को खोने का सबसे विश्वसनीय तरीका है, भले ही अंतिम सुधार सुचारू रूप से चले।

जो ग्राहक समाधान के लिए बहुत लंबे समय तक प्रतीक्षा कर रहे हैं वे वापस जीतने के लिए सबसे कठिन हैं। हमेशा इसलिए नहीं क्योंकि मूल समस्या गंभीर थी, बल्कि क्योंकि मौन संकेत करता है कि वे एक प्राथमिकता नहीं थे। ग्राहक सेवा फॉलो-अप ईमेल को एक साथ दो चीजें संबोधित करने की जरूरत है: मूल समस्या और तथ्य कि यह हमारे पक्ष से लंबे समय से हल नहीं हुई।

आंतरिक फॉलो-अप उदाहरण (आपकी टीम को एक देरी के बाद जांचने की जरूरत है)::

"नमस्ते [नाम], मैं [तारीख] को आपने भेजे गए अनुरोध पर फॉलो-अप कर रहा हूं [विशिष्ट समस्या]। मुझे खेद है कि यह जितना होना चाहिए उससे अधिक समय ले रहा है — मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि यह आज के लिए आपके लिए हल हो जाए। मैंने [कार्रवाई की गई या वर्तमान स्थिति]। [अगला कदम और समयसीमा]। कृपया सीधे इस ईमेल का जवाब दें और मैं आपके मामले को प्राथमिकता दूंगा।"

ग्राहक-शुरुआत फॉलो-अप प्रतिक्रिया उदाहरण (ग्राहक एक अपडेट के लिए लिखता है)::

"नमस्ते [नाम], फॉलो-अप के लिए धन्यवाद। मैंने आपके मामले की जांच की है और वर्तमान स्थिति [विशिष्ट अपडेट] है। मैं उम्मीद करता हूं कि यह [तारीख] तक पूरी तरह हल हो जाएगा। मैं आपसे सीधे संपर्क करूंगा जैसे ही यह हो जाता है, और यदि आपने [तारीख] तक मुझसे नहीं सुना है, तो कृपया संपर्क करें और मैं तुरंत इसे बढ़ाऊंगा।"

• प्रतीक्षा को सीधे स्वीकार करें अत्यधिक क्षमा के बिना जो पदार्थ से ध्यान हटाता है
• विशिष्ट वर्तमान स्थिति बताएं, एक सामान्य "अभी भी समीक्षा में" नहीं
• एक ठोस तारीख या समयसीमा के लिए प्रतिबद्ध रहें, "जल्द से जल्द" नहीं
• ग्राहक को एक स्पष्ट कार्रवाई दें यदि समयसीमा पास हो जाती है

बढ़ाव फॉलो-अप उदाहरण (जब मामले को एक वरिष्ठ टीम सदस्य को स्थानांतरित करने की जरूरत हो)::

"नमस्ते [नाम], मैं आपको बताना चाहता हूं कि मैंने आपके मामले को [नाम या भूमिका] को बढ़ाया है, जो [विशिष्ट समस्या प्रकार] को संभालते हैं। आपको [समयसीमा] के भीतर उनसे एक जवाब मिलना चाहिए। मैंने आपका पूरा इतिहास साझा किया है ताकि आपको पृष्ठभूमि दोहराने की जरूरत न हो।"

बढ़ाव उदाहरण कुछ ऐसा करता है जो सबसे अधिकांश फॉलो-अप ईमेल को याद आता है: यह स्पष्ट रूप से ग्राहक को वादा करता है कि उन्हें अपनी स्थिति दोबारा समझाने की जरूरत नहीं होगी। जो लोग स्थानांतरित या बढ़ाए जाते हैं और फिर से समस्या का वर्णन करने के लिए कहा जाता है, वह कुछ अधिक निराशाजनक नहीं है। इसे प्रोएक्टिवली ईमेल में संबोधित करना माध्यमिक निराशा का एक महत्वपूर्ण स्रोत हटाता है जो मूल को बढ़ाता है।

प्रति दिन दर्जनों या सैकड़ों टिकटों में व्यक्तिगत ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रियाएं लिखना उन कार्यों में से एक है जहां सुसंगतता गुणवत्ता जितनी कठिन है। समर्थन एजेंट जो उत्कृष्ट लेखक हैं अभी भी बड़ी मात्रा में असमान आउटपुट का उत्पादन करते हैं। दिन की दसवीं शिकायत पहली की तुलना में कम विचारशील प्रतिक्रिया पाती है। AI लेखन उपकरण विशेष रूप से इसे संभालते हैं कि एजेंट विशिष्ट तथ्य आपूर्ति करते हुए संरचनात्मक मसौदे को संभालते हैं।

Daily AI Writer के AI Reply Assistant जैसा एक उपकरण किसी भी ग्राहक सेवा ईमेल के लिए एक पहला मसौदा बना सकता है जो मुख्य इनपुट दिया जाता है: समस्या प्रकार, ग्राहक का टोन, कोई प्रासंगिक ऑर्डर या खाता विवरण, और आपकी पसंदीदा समाधान। मसौदा संरचना को संभालता है — स्वीकृति, कार्रवाई, अगला कदम — जबकि आप भेजने से पहले सटीकता के लिए समीक्षा करते हैं।

विशेष रूप से धनवापसी और बिलिंग ईमेल के लिए, Daily AI Writer का AI Rewrite Assistant तब उपयोगी है जब प्रतिक्रिया तकनीकी रूप से सटीक है लेकिन ठंडी या बचाव वाली लगती है। टोन को समायोजित करने में लगभग 15 सेकंड लगते हैं और लगातार कतार दबाव के तहत एजेंट से मैनुअल रूप से संशोधन के लिए पूछने की तुलना में स्वच्छ आउटपुट का उत्पादन होता है।

• देरी, रिटर्न, और बिलिंग पूछताछ जैसे उच्च-मात्रा समस्या प्रकारों के लिए पहली प्रतिक्रियाओं का मसौदा तैयार करना
• जब मसौदा बहुत औपचारिक या बहुत सौहार्दपूर्ण हो तो टोन को समायोजित करना स्थिति के लिए
• मामलों जब बहुत लंबे समय बिना समाधान के खुले रहे फॉलो-अप ईमेल बनाना
• विभिन्न संचार शैलियों के लिए प्रतिक्रियाओं को अनुकूलित करना विभिन्न क्षेत्रों में ग्राहकों से निपटने के समय

ध्यान देने योग्य सीमा: ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रियाओं के लिए AI मसौदों को भेजने से पहले वास्तविक खाते या ऑर्डर विवरणों के विरुद्ध सत्यापित करने की जरूरत है। एक मसौदा जो "आपकी धनवापसी 5 से 7 दिनों में संसाधित होगी" बताता है गलत है यदि आपकी वित्त टीम इस महीने 10-दिन का चक्र चला रही है। AI संरचना और टोन को विश्वसनीय रूप से संभालता है; एजेंट विशिष्ट तथ्य आपूर्ति करता है जो प्रतिक्रिया सटीक बनाते हैं।

ग्राहक समर्थन में AI लेखन उपकरणों से सबसे अधिक मूल्य प्राप्त करने वाली टीमें उन्हें पहले मसौदा और टोन पास के लिए उपयोग करती हैं, अंतिम समीक्षा नहीं। कार्य का वह विभाजन काफी हद तक मसौदा तैयार करने का समय कम करता है जबकि यह एक मानव को जवाबदेह रखता है विवरण के लिए जो निर्धारित करता है कि क्या आप जो ग्राहक सेवा ईमेल प्रतिक्रिया उदाहरण भेजते हैं वह वास्तव में समस्या को हल करता है।