नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा का जवाब कैसे दें: क्या कहें, क्या लिखें, और क्या बचें

अपेक्षाओं से नीचे रेट की गई प्रदर्शन समीक्षा स्थितियों की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर करती है, और यह समझना कि आप किस स्थिति में हैं, यह बदल देता है कि आप कैसे प्रतिक्रिया करते हैं। प्रबंधक जो एक वास्तविक कौशल अंतराल को चिह्नित करता है, एक प्रबंधक जो अधूरी जानकारी के आधार पर गलत मूल्यांकन देता है, और एक प्रबंधक जो लक्ष्य निर्धारित करता है जो वर्ष के बीच में बदल गया, के बीच एक वास्तविक अंतर है। ये सभी तीन नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा का उत्पादन कर सकते हैं, और प्रत्येक को प्रतिक्रिया के एक अलग प्रकार की आवश्यकता होती है।

कुछ भी तय करने से पहले, लिखित समीक्षा को सावधानीपूर्वक पढ़ें। ध्यान दें कि किन विशिष्ट क्षेत्रों को कम रेटिंग मिली, प्रबंधक ने कौन से साक्ष्य या उदाहरण उद्धृत किए, और क्या कोई नकारात्मक रेटिंग उन लक्ष्यों से जुड़ी थी जो आप पूरी तरह नहीं समझते थे या जिनमें पर्याप्त संसाधन नहीं थे।

• क्या यह प्रतिक्रिया उन क्षेत्रों पर थी जहां आप पहले से ही जानते थे कि आप संघर्ष कर रहे हैं?
• क्या कोई नकारात्मक रेटिंग आपके सीधे नियंत्रण के बाहर के कारकों से जुड़ी थी, जैसे बदलती प्रकल्प प्राथमिकताएं, कर्मचारियों की कमी, या लक्ष्य जो सेट होने के बाद बदल गए?

इन सवालों के आपके जवाब बाकी सब कुछ को आकार देते हैं। यदि समीक्षा सटीक है और आप पहले से ही अंतराल के बारे में जानते थे, तो आपकी प्रतिक्रिया समस्याओं को स्वीकार करने और एक ठोस सुधार योजना की रूपरेखा देने पर केंद्रित होती है। यदि समीक्षा में तथ्य संबंधी त्रुटियां हैं या संदर्भ को छोड़ देता है जो चित्र को भौतिक रूप से बदल देता है, तो आपके लिखित जवाब को उन तथ्यों को स्पष्ट रूप से और आरोप के बिना दस्तावेज़ करने की आवश्यकता है। दोनों मामलों में काम करने वाला टोन समान है: मापा, विशिष्ट, और पेशेवर।

आप समीक्षा बैठक के दौरान क्या कहते हैं, यह नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा का जवाब देने का पहला हिस्सा है, और यह कठिन हिस्सा है यदि यह गलत हो जाता है तो पूर्ववत करने के लिए। बैठक में रक्षात्मक रूप से प्रतिक्रिया करना, उन मूल्यांकनों को स्वीकार करना जिन्हें आप गलत मानते हैं, या पूरी तरह से चुप रहना एक ऐसा प्रभाव छोड़ता है जो वापस लेना मुश्किल होता है।

इन-मीटिंग बातचीत के लिए सबसे प्रभावी फ्रेम यह है कि इसे एक तथ्य-खोज सत्र के रूप में मानें, न कि एक फैसला जिसे आपको तुरंत स्वीकार करने या लड़ने की जरूरत है। प्रत्येक प्रतिक्रिया के बारे में सहमत या असहमत होने से पहले विशिष्ट सवाल पूछें।

• 'क्या आप मुझे इस रेटिंग के पीछे विशिष्ट उदाहरणों के माध्यम से चला सकते हैं?'
• 'मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि मैं समझता हूं कि यहां सफलता कैसी दिखेगी। क्या हम बात कर सकते हैं कि व्यावहारिक रूप से इसका क्या मतलब है?'
• 'यह सुनने के लिए उपयोगी है। मैं लिखित नोट्स की समीक्षा करने के लिए एक दिन लेना चाहता हूं इससे पहले कि मैं औपचारिक रूप से प्रतिक्रिया दूं।'

रक्षात्मक प्रतिक्रिया से बचना इसका मतलब यह नहीं है कि सब कुछ बिना आलोचना के स्वीकार करें। इसका मतलब है कि आपको सोच-समझकर प्रतिक्रिया देने के लिए आवश्यक विशिष्ट जानकारी एकत्र करना। यदि आप वास्तव में रेटिंग से चकित हैं, तो यह सीधे कहना उचित है: 'मैं ईमानदार होना चाहता हूं — कुछ यह प्रतिक्रिया मुझे हैरान करती है। मैं इसे सावधानीपूर्वक समीक्षा करने के लिए एक दिन लेना चाहता हूं और अधिक विचारशील प्रतिक्रिया के साथ वापस आना चाहता हूं।' अधिकांश प्रबंधक एक तत्काल भावनात्मक प्रतिक्रिया की तुलना में इसे पसंद करते हैं।

बैठक समाप्त होने के बाद आप जो कुछ भी कर सकते हैं वह लिखें: प्रत्येक नकारात्मक रेटिंग का सटीक शब्दांकन, प्रबंधक द्वारा उद्धृत कोई भी उदाहरण, और कोई भी प्रतिबद्धता या अगले कदम। बातचीत की आपकी स्मृति कुछ घंटों के भीतर फीकी पड़ जाएगी, और वे नोट्स आपकी लिखित प्रतिक्रिया का आधार बन जाते हैं।

प्रदर्शन समीक्षा के लिए एक औपचारिक लिखित प्रतिक्रिया एक दस्तावेज़ है जिसे आप अपने प्रबंधक, एचआर, या दोनों को जमा करते हैं, और यह आपकी कर्मचारी फ़ाइल का हिस्सा बन जाता है। प्रत्येक नकारात्मक समीक्षा को एक की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जब समीक्षा में महत्वपूर्ण तथ्य संबंधी अशुद्धियां होती हैं, मूल्यांकन जिन्हें आप भौतिक रूप से अन्यायपूर्ण मानते हैं, या प्रदर्शन लक्ष्य जो कभी ठीक से संचारित नहीं किए गए थे, एक लिखित प्रतिक्रिया आपके हितों की रक्षा करती है एक तरह से कि मौखिक बातचीत अकेले नहीं करता।

• समीक्षा में प्रकल्प परिणामों, समय सीमा, या डिलीवरेबल्स के बारे में त्रुटियां हैं जिन्हें आप प्रलेखित कर सकते हैं
• रेटिंग आपको समीक्षा अवधि के दौरान मौखिक रूप से मिली प्रतिक्रिया के साथ संघर्ष करती हैं
• समीक्षा को एक प्रदर्शन सुधार योजना (पीआईपी) को सही ठहराने के लिए, आपके मुआवजे को प्रभावित करने, या आपकी नौकरी की सुरक्षा को प्रभावित करने के लिए उपयोग किया जाएगा

मानक जमा खिड़की समीक्षा बैठक के बाद पांच से दस कार्य दिवस है। यदि आपकी कंपनी हैंडबुक समय सीमा निर्दिष्ट नहीं करती है, तो आपके ड्राफ्ट शुरू करने से पहले एचआर से सीधे पूछें।

टोन नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा की किसी भी लिखित प्रतिक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण चर है। लड़ाकू, आरोपी, या भावनात्मक रूप से पढ़ने वाले दस्तावेज़ शायद ही कभी परिणामों को बदलते हैं और आमतौर पर कार्य संबंध को और नुकसान पहुंचाते हैं। लक्ष्य सटीक जानकारी और आपके दृष्टिकोण को रिकॉर्ड पर रखना है, पेशेवर और विशिष्ट रूप से।

एक अच्छी तरह से संरचित लिखित प्रतिक्रिया में चार घटक हैं। अधिकांश कर्मचारी प्रतिक्रिया विफल होती हैं क्योंकि वे इनमें से दो या तीन को कवर करते हैं और चौथे को छोड़ देते हैं, जो आमतौर पर सुधार योजना होती है।

1. समीक्षा की पेशेवर स्वीकृति

पुष्टि करके शुरू करें कि आपने प्रदर्शन मूल्यांकन प्राप्त किया है और समीक्षा की है। अपने असहमति के साथ खुला न करें। एक-वाक्य स्वीकृति एक पेशेवार टोन निर्धारित करती है: 'मैं अपने प्रदर्शन समीक्षा के जवाब में लिख रहा हूं [तारीख], जो मुझे [तारीख] को प्राप्त हुआ।'

2. उन क्षेत्रों की स्वीकृति जहां प्रतिक्रिया सटीक है

यदि कोई भी नकारात्मक प्रतिक्रिया सही है, तो सीधे कहें। एक प्रतिक्रिया जो हर एक रेटिंग पर विवाद करती है, रक्षात्मक और आत्म-सेवा के रूप में पढ़ी जाती है। सही होने को स्वीकार करना, जहां आप असहमत हैं, वह बिंदु अधिक विश्वासयोग्य बनाता है। उदाहरण: 'मैं सहमत हूं कि मेरा मासिक रिपोर्टिंग चक्र पर बदलाव का समय क्यू 2 में दो दिन के लक्ष्य से कम है। उस अवधि में देरी एक नई डेटा प्रणाली में संक्रमण से जुड़ी थी, लेकिन मैं उस निर्भरता को अपने प्रबंधक को अधिक स्पष्ट रूप से संवाद नहीं करने के लिए जिम्मेदारी लेता हूं।'

3. रेटिंग के लिए एक तथ्यात्मक, साक्ष्य-आधारित प्रतिक्रिया जिसे आप गलत मानते हैं

प्रत्येक रेटिंग के लिए जिसका आप विवाद कर रहे हैं, विशिष्ट अशुद्धि और साक्ष्य बताएं जो आपकी स्थिति का समर्थन करता है। इस अनुभाग को क्लिनिकल और तथ्यात्मक रखें। 'समीक्षा में कहा गया है कि सितंबर में ग्राहक प्रस्तुति अपेक्षाओं से नीचे थी। प्रकल्प रिकॉर्ड दिखाता है कि ग्राहक ने परियोजना के बाद सर्वेक्षण में प्रस्तुति को 5 में से 4.2 का स्कोर दिया, जो विभाग के औसत 3.8 से ऊपर था।' वह वाक्य सत्यापन करने में आसान है और इसके साथ बहस करना मुश्किल है।

4. ऐसे क्षेत्रों के लिए एक ठोस सुधार योजना जिसे आप स्वीकार करते हैं

यह वह हिस्सा है जो अधिकांश कर्मचारी छोड़ देते हैं, और यह वास्तव में व्यावसायिकता को प्रदर्शित करता है। प्रत्येक क्षेत्र के लिए जहां प्रतिक्रिया सटीक है, विशेष रूप से रूपरेखा दें कि आप क्या अलग करेंगे: 'मैं तुरंत शुरू करते हुए हर सोमवार दोपहर को अपने प्रबंधक को साप्ताहिक स्थिति अपडेट प्रदान करूंगा।' 'मैं अपने संचार पर काम करूंगा' जैसी सामान्य प्रतिबद्धताएं सुधार योजनाएं नहीं हैं।

प्रतिक्रिया को एक अनुरोध के साथ समाप्त करें कि इस पर व्यक्तिगत रूप से चर्चा करें: 'मैं इस प्रतिक्रिया पर चर्चा करने और आगे एक योजना पर काम करने का अवसर का स्वागत करूंगा।' वह समापन टोन को रचनात्मक रखता है और यह संकेत देता है कि आप इसे बढ़ाने के बजाय स्थिति को हल करना चाहते हैं।

नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा से असहमत होना वैध है जब असहमति तथ्यों पर आधारित होती है, न कि इस पर कि प्रतिक्रिया ने आपको कैसा महसूस कराया। सवाल यह है कि उस असहमति को इस तरह से दस्तावेज़ करने के लिए कि आपकी व्यावसायिक रूप से रक्षा करें बिना स्थिति को एक विरोधी में बदलें।

वह नियम जो प्रभावी असहमति को प्रतिक्रियाशील असहमति से अलग करता है: तथ्यों पर विवाद करें, न कि निर्णय कॉल पर। यदि समीक्षा कहती है कि आपकी प्रस्तुति 'अपेक्षाओं से नीचे' थी, तो यह एक व्यक्तिगत निर्णय है जो लिखित रूप से उलट देना मुश्किल है। यदि समीक्षा कहती है कि आप तीन ग्राहक समय सीमा को याद किया और आपके रिकॉर्ड दिखाते हैं कि आप एक को याद किया, तो यह एक तथ्य संबंधी त्रुटि है और सुधार के लायक है।

तथ्य संबंधी त्रुटि पर विवाद करने के लिए नमूना भाषा:

'समीक्षा में कहा गया है कि हेंडरसन खाता डिलीवरेबल दो बार देर से जमा किया गया था। [उपकरण] में उपलब्ध प्रकल्प प्रबंधन रिकॉर्ड के अनुसार, डिलीवरेबल को 12 मार्च को समय पर और 3 जून को एक दिन पहले जमा किया गया था। मैं संदर्भ के लिए जमा लॉग संलग्न किया है।'

एक निर्णय-आधारित रेटिंग में संदर्भ जोड़ने के लिए नमूना भाषा:

'टीम सहयोग पर नीचे-अपेक्षाओं की रेटिंग समीक्षा के तहत अवधि के संदर्भ को प्रतिबिंबित नहीं करती है। क्यू 4 में, मैं विक्रेता संक्रमण के लिए प्राथमिक संपर्क था, जिसके लिए प्रति सप्ताह तीन दिन एक अलग इमारत में काम करने की आवश्यकता थी। मैं उस अवधि से संचार रिकॉर्ड प्रदान करने के लिए खुश हूं, जो सुसंगत उत्तरदायित्व और आंतरिक अनुरोधों के लिए 100% समय पर प्रतिक्रिया दर दिखाते हैं।'

उन शब्दों से बचें जो प्रेरणा को विशेषता देते हैं या समीक्षा को सामान्य शर्तों में अन्यायपूर्ण के रूप में चिह्नित करते हैं। विशिष्ट रहें और पेशेवर रहें। एक लिखित प्रतिक्रिया जो कहती है 'मुझे लगता है कि यह समीक्षा अन्यायपूर्ण है' एचआर को काम करने के लिए कुछ नहीं देता है। एक प्रतिक्रिया जो कहती है 'मैं तीन विशिष्ट रेटिंग पर ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं जिन्हें मैं मानता हूं कि दस्तावेज़ रिकॉर्ड को प्रतिबिंबित नहीं करता है' एचआर को समीक्षा करने के लिए कुछ ठोस देता है।

यदि आप मानते हैं कि समीक्षा अन्यायपूर्ण उपचार के एक व्यापक पैटर्न का हिस्सा है, तो अपनी लिखित प्रतिक्रिया जमा करने से पहले सीधे अपने एचआर विभाग से परामर्श लें।

अधिकांश प्रतिक्रिया त्रुटियां पहचानने योग्य पैटर्न में आती हैं। उन्हें जमा करने से पहले अपने ड्राफ्ट में पकड़ना बाद में परिणामों को संभालने से तेज है।

बैठक में सोचे बिना तुरंत प्रतिक्रिया करना

एक नकारात्मक रेटिंग देखते ही 'मैं पूरी तरह से असहमत हूं' कहना, बिना उदाहरणों या संदर्भ मांगे, आपको विश्वासयोग्य के बजाय रक्षात्मक दिखता है। बैठक सवाल पूछने और प्रतिक्रिया को समझने के लिए है। लिखित प्रतिक्रिया वह जगह है जहां आप अपनी स्थिति को औपचारिक रूप से दस्तावेज़ करते हैं।

कुछ भी स्वीकार किए बिना पूरी तरह से अपनी रक्षा पर ध्यान देना

एक प्रतिक्रिया जो हर बिंदु पर विवाद करती है समान रूप से लेना लगभग असंभव है। यदि प्रबंधक ने आठ क्षेत्रों का मूल्यांकन किया और आप सभी आठ का विवाद करते हैं समान विश्वास के साथ, यह किसी भी प्रतिक्रिया को स्वीकार करने के बजाय एक विशिष्ट और विचारशील असहमति के रूप में पढ़ता है। जो सटीक है उसे स्वीकार करें। यह विवादों को अधिक विश्वासयोग्य बनाता है।

भावनात्मक या आरोपी भाषा का उपयोग करना

'यह समीक्षा गहराई से अन्यायपूर्ण है' या 'मेरे प्रबंधक ने मेरे प्रदर्शन को गलत तरीके से चित्रित किया है' जैसे वाक्यांश स्थिति को एक व्यक्तिगत संघर्ष के रूप में तैयार करते हैं, न कि एक तथ्य संबंधी असहमति। एचआर पेशेवर जो इन प्रतिक्रिया की समीक्षा करते हैं, विशिष्ट और साक्ष्य के लिए देखते हैं, न कि चित्रण।

एक प्रतिक्रिया जमा करना जो किसी के लिए सावधानीपूर्वक पढ़ने के लिए बहुत लंबी है

एक तीन-पृष्ठ एकल-रिक्त कर्मचारी की प्रदर्शन समीक्षा में प्रतिक्रिया शायद ही कभी पूरी तरह से पढ़ी जाती है। एक से दो पृष्ठ, विशिष्ट रेटिंग द्वारा संगठित जिसे आप संबोधित कर रहे हैं, सावधानीपूर्वक समीक्षा और गंभीरता से लिया जाने की अधिक संभावना है।

अपने आप के लिए एक प्रति रखना नहीं

एक बार जब आप नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा के लिए एक लिखित प्रतिक्रिया जमा करते हैं, तो अपनी कर्मचारी फ़ाइल के बाहर कंपनी प्रणालियों में एक प्रति रखें। यदि रोजगार संबंध समाप्त होता है, तो आप अब अपनी कर्मचारी फ़ाइल तक पहुंच सकते हैं, और वह दस्तावेज़ बाद में प्रासंगिक हो सकता है।

प्रदर्शन समीक्षा के लिए एक औपचारिक प्रतिक्रिया लिखना मुश्किल है क्योंकि इसके लिए दो चीजें चाहिए जो एक-दूसरे के खिलाफ खींचती हैं: आपको अपनी स्थिति को स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड पर रखने के लिए पर्याप्त पूर्ण होना चाहिए, और आपको स्थिति को बदतर न बनाने के लिए पेशेवर टोन रखना चाहिए। जब आप समीक्षा के बारे में निराश या चिंतित होते हैं, तो ये दोनों आवश्यकताएं संतुलित करना कठिन है।

एआई लेखन उपकरण इस चरण में विशेष रूप से उपयोगी हैं क्योंकि वे ड्राफ्टिंग से भावनात्मक घर्षण को हटाते हैं। आप तथ्य प्रदान करते हैं: विशिष्ट रेटिंग जिसे आप संबोधित करना चाहते हैं, आपके पास जो साक्ष्य है, और सुधार क्रियाएं जिनके लिए आप प्रतिबद्ध हैं। उपकरण कुछ सेकंड में एक तटस्थ, पेशेवर टोन में एक संरचित ड्राफ्ट तैयार करता है, जिसे आप फिर सटीकता के लिए समीक्षा और समायोजित करते हैं।

DailyAI Writer का एआई राइटिंग असिस्टेंट इस तरह की संरचित व्यावसायिक लेखन को अच्छी तरह से संभालता है। प्रदर्शन क्षेत्र का मूल्यांकन किया जा रहा है, आप जो रेटिंग प्राप्त किया, सबूत जो आप उद्धृत करना चाहते हैं, और टोन जो आप लक्ष्य कर रहे हैं, इसे दे दें, और यह कुछ सेकंड में एक संपूर्ण प्रतिक्रिया अनुभाग तैयार करता है। एआई रीराइट असिस्टेंट एक ड्राफ्ट को लेने के लिए उपयोगी है जिसे आप निराश होने पर लिखते थे और इसे माप और विशिष्ट के रूप में प्रतिक्रियाशील के बजाय पढ़ने के लिए संशोधित करते हैं।

क्या एआई नहीं दे सकता है: आपकी स्थिति के विशिष्ट तथ्य। तारीखें, प्रकल्प नाम, दस्तावेज़, और साक्ष्य जो एक लिखित प्रतिक्रिया को विश्वासयोग्य बनाता है वह सब कुछ आप से आता है। उपकरण संरचना, भाषा, और टोन प्रदान करता है। आप पदार्थ प्रदान करते हैं। जमा करने से पहले हर ड्राफ्ट को सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और कोई भी विवरण सही करें जो आपके वास्तविक रिकॉर्ड के साथ मेल नहीं खाता। एक अच्छी तरह से दस्तावेज़, पेशेवर लिखा नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा के लिए प्रतिक्रिया आपके करियर में अधिक परिणामस्वरूप दस्तावेज़ों में से एक है — इसे सही पाने के लायक है।