नौकरी के लिए व्यावसायिक ईमेल कैसे लिखें: विषय पंक्तियां, संरचना और वास्तविक उदाहरण

नियोक्ता हर महीने नौकरी चाहने वालों से सैकड़ों ईमेल प्राप्त करते हैं। अधिकांश एक ही तरीकों से अल्पविकसित होते हैं: अस्पष्ट विषय पंक्तियां जो भूमिका का नाम नहीं देती हैं, 'किसे यह संबोधित हो सकता है' को संबोधित करने वाली शुरुआत, और उद्घाटन पैराग्राफ जो आवेदक क्या चाहता है इसके साथ शुरू होते हैं, वे क्या लाते हैं नहीं।

एक मजबूत व्यावसायिक नौकरी ईमेल पाठक के समय को प्राथमिक बाधा के रूप में मानता है। यह पहले दो वाक्यों में अपना उद्देश्य बताता है, जब उपलब्ध हो तो नियोक्ता का नाम उपयोग करता है, और आवेदक की पृष्ठभूमि को सीधे भूमिका से जोड़ता है। Jobvite के शोध में पाया गया कि 83% नियोक्ता कहते हैं कि एक अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल एक आवेदक को अगले चरण में आगे बढ़ाने की संभावना बढ़ाता है। लेखन स्वयं एक संकेत बन जाता है कि आप कैसे काम करते हैं।

तीन कारक एक मजबूत नौकरी ईमेल को एक कमजोर से अलग करते हैं: एक विशिष्ट विषय पंक्ति जो भूमिका का नाम देती है, उद्घाटन वाक्य में उद्देश्य का स्पष्ट विवरण, और फिलर भाषा की अनुपस्थिति। ईमेल को लंबा होने की जरूरत नहीं है। एक नियोक्ता जो 400-शब्द आवेदन ईमेल प्राप्त करता है, संभवतः इसे तेजी से देखेगा। वह जो एक केंद्रित 150-शब्द ईमेल प्राप्त करता है जिसमें एक स्पष्ट पूछ और प्रासंगिक योग्यता है, सभी को पढ़ने और जवाब देने की अधिक संभावना है।

एक नौकरी ईमेल की विषय पंक्ति पहला फिल्टर है। एक भर्तिकर्ता अपने इनबॉक्स को स्कैन करते समय दो सेकंड से कम समय में फैसला करता है कि एक ईमेल खोलने के लायक है। 'नौकरी आवेदन' या 'पूछताछ' जैसी एक सामान्य विषय पंक्ति उन्हें आपको प्राथमिकता देने का कोई कारण नहीं देती।

एक औपचारिक आवेदन के लिए, सबसे प्रभावी विषय पंक्ति प्रारूप है: भूमिका | आपका नाम | संदर्भ संख्या (यदि पोस्टिंग में शामिल है)। उदाहरण के लिए: 'सीनियर UX डिजाइनर | जॉर्डन किम | Req 4821'। यह भर्तिकर्ता को किसी भी अनुमान के बिना फाइल या ईमेल खोलने के लिए आवश्यक सब कुछ देता है। यह सीधा है और उनके वर्कफ़्लो को सम्मान करता है।

नेटवर्किंग या सूचनात्मक आउटरीच के लिए, विषय पंक्ति कुछ विशिष्ट संदर्भ देनी चाहिए: एक पारस्परिक कनेक्शन, हाल की कंपनी की घोषणा, या एक विषय जो प्राप्तकर्ता ने सार्वजनिक रूप से चर्चा की है। 'मारिया चेन द्वारा संदर्भित - आपकी इंजीनियरिंग टीम में रुचि रखते हैं' एक विश्वास संकेत के साथ खुलता है। 'SaaStr पर उत्पाद-नेतृत्व वाली वृद्धि पर आपकी बात के बारे में प्रश्न' वास्तविक शोध दिखाता है।

विषय पंक्ति को 60 वर्णों के तहत रखें। कई ईमेल क्लाइंट, विशेष रूप से मोबाइल पर, पाठक प्रासंगिकता का मूल्यांकन कर सकते हैं इससे पहले लंबी विषय पंक्तियों को काट दें। यदि आपकी विषय पंक्ति को अपने उद्देश्य को संचार करने के लिए दस शब्दों से अधिक की आवश्यकता है, तो यह संभवतः बहुत लंबी है।

एक नौकरी के लिए एक व्यावसायिक ईमेल कैसे लिखना सीखना संरचना के साथ शुरू होता है। एक अच्छी तरह से निर्मित नौकरी आवेदन ईमेल में चार घटक होते हैं: एक अभिवादन, एक उद्घाटन जो आपके उद्देश्य और शीर्ष योग्यता को बताता है, सहायक साक्ष्य के साथ एक शरीर अनुच्छेद, और एक स्पष्ट अगले कदम के साथ बंद।

अभिवादन को प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करना चाहिए। 'डियर मिसेज रिवेरा' या 'हाय जॉर्डन' दोनों कंपनी की संस्कृति के आधार पर स्वीकार्य हैं। पसंद से पहले नौकरी की पोस्टिंग टोन और किसी भी पूर्व भर्तिकर्ता संचार की जांच करें। संदेह होने पर, औपचारिक संस्करण का उपयोग करें।

उद्घाटन वाक्य पाठक को बताना चाहिए कि आप कौन हैं और आप एक एकल वाक्य में क्यों लिख रहे हैं: 'मैं 18 जून को आपके कैरियर पेज पर पोस्ट किए गए सीनियर डेटा विश्लेषक स्थिति के लिए आवेदन कर रहा हूं।' पृष्ठभूमि या उत्साह विवरण के साथ शुरू न करें। अपने उद्देश्य का विवरण दें और बाकी ईमेल इसे समर्थन करने दें।

शरीर को भूमिका के लिए सीधे जुड़ी आपकी एकल सबसे मजबूत योग्यता होनी चाहिए। एक ठोस बिंदु तीन सामान्य लोगों को हराता है। यदि नौकरी को क्रॉस-कार्यात्मक प्रकल्प का नेतृत्व करने के अनुभव की आवश्यकता है, तो एक बार के बारे में एक वाक्य लिखें जब आपने ठीक वही किया था जिसमें एक मापने योग्य परिणाम था। अपने रिज्यूमे और साक्षात्कार के लिए पूरा विवरण बचाएं।

बंद को एक विशिष्ट अगले कदम का नाम देना चाहिए: 'मैंने अपना रिज्यूमे संलग्न किया है और इस सप्ताह बात करने का मौका पाना चाहूंगा। मैं आपकी सुविधा पर कॉल के लिए उपलब्ध हूं।' 'सर्वश्रेष्ठ संबंध' या 'ईमानदारी से,' फिर आपका पूरा नाम, ईमेल पता, और फोन नंबर के साथ साइन ऑफ करें।

एक व्यावसायिक नौकरी ईमेल में सही टोन औपचारिक और बातचीत के बीच बैठता है। बहुत औपचारिक कठोर और व्यक्तिगत के रूप में पढ़ता है। बहुत आकस्मिक व्यावसायिक मानदंडों के बारे में निर्णय की कमी के रूप में पढ़ता है। लक्ष्य स्पष्ट, प्रत्यक्ष और विशिष्ट लेखन है, कोई भी हीजिंग भाषा के साथ जो कई नौकरी से संबंधित ईमेल को कमजोर करता है।

कई भाषा पैटर्न नियमित रूप से नौकरी ईमेल को कमजोर करते हैं क्योंकि लेखकों को एहसास होता है। 'मैं पहुंचने चाहता था' (आप पहुंच रहे हैं - कहें कि क्यों), 'मैं अवसर चाहूंगा' (यह आपके उत्साह के बजाय आपके फिट को केंद्रित करता है), और 'कृपया संपर्क करने में संकोच न करें' (पुरानी पुरानी पद्धति जो कुछ भी उपयोगी नहीं जोड़ता है) सभी किसी भी उपयोगी जानकारी के बिना योगदान किए बिना ईमेल की सीधेपन को पतला करते हैं।

सक्रिय आवाज व्यावसायिक पत्राचार में निष्क्रिय आवाज से अधिक प्रभावी है। 'मैंने Q3 में ग्राहक चर्न को 18% कम किया' 'ग्राहक चर्न को मेरे प्रबंधन के तहत Q3 में 18% कम किया गया' की तुलना में तेज है। पाठक को तुरंत पता होना चाहिए कि किसने क्या किया।

व्यावसायिक ईमेल में वर्तनी और व्याकरण अतिरिक्त वजन ले जाते हैं क्योंकि इस संदर्भ में त्रुटियां आपकी ध्यान की क्षमता और एक उम्मीदवार के रूप में सीधे प्रतिफलित होती हैं। एक व्यावसायिक नौकरी ईमेल एक लेखन नमूना है चाहे आप इसे इस तरह से फ्रेम करें या नहीं। भेजने से पहले इसे जोर से पढ़ें। कोई भी वाक्य जो बोलते समय अजीब लगता है उसे फिर से लिखा जाना चाहिए।

एक बार जब आप एक नौकरी आवेदन के लिए एक व्यावसायिक ईमेल कैसे लिखना जानते हैं, तो समान मूल संरचना हर दूसरी नौकरी से संबंधित ईमेल के अनुकूल होती है जिसे आप एक खोज के दौरान की आवश्यकता होगी। उद्देश्य, टोन और विवरण का स्तर स्थिति के आधार पर बदलता है।

नौकरी आवेदन ईमेल: भूमिका, आपकी सबसे प्रासंगिक योग्यता और अपने दस्तावेज़ संलग्न करें। इसे 200 शब्दों के तहत रखें। यह ईमेल आपके कवर पत्र और रिज्यूमे का परिचय देता है; यह उन्हें प्रतिस्थापित नहीं करता है।

आवेदन के बाद अनुवर्ती: अपने आवेदन को जमा करने के बाद पांच से सात कार्य दिवस भेजें यदि आपने वापस नहीं सुना है। इसे तीन वाक्यों तक रखें: आपके पिछले आवेदन का संदर्भ, आपकी रुचि का पुनः विवरण, और एक अपडेट के लिए विनम्र पूछ। अनुवर्ती के लिए माफी न करें। एक समय पर, संक्षिप्त अनुवर्ती व्यावसायिक व्यवहार है।

साक्षात्कार के बाद धन्यवाद ईमेल: 24 घंटे के भीतर भेजें। बातचीत से एक विशिष्ट विषय संदर्भ करें यह दिखाने के लिए कि आप लगे हुए थे। भूमिका में अपनी रुचि को फिर से बताएं और एक योग्यता की पुष्टि करें जो चर्चा के दौरान आई थी। इसे 150 शब्दों के तहत रखें।

नेटवर्किंग और सूचनात्मक आउटरीच: ये ईमेल प्राप्तकर्ता का समय मांगते हैं, इसलिए उन्हें छोटा रखें और पूछ को स्पष्ट करें। बताएं कि आपको कैसे मिला, आप उनके काम या कंपनी में क्यों रुचि रखते हैं, और आप विशेष रूप से क्या अनुरोध कर रहे हैं। एक 20-मिनट कॉल एक उचित और ठोस पूछ है।

समय दबाव के तहत एक व्यावसायिक नौकरी ईमेल लिखना, चाहे एक साक्षात्कार के बाद, एक आवेदन समय सीमा से पहले, या कई एक साथ आवेदन प्रबंधित करते समय, ठीक वह स्थिति है जहां एक मसौदा उपकरण आपके वर्कफ़्लो में अपनी जगह अर्जित करता है।

डेली एआई राइटर में AI लेखन सहायक आप प्रदान करते हैं संदर्भ से पहले मसौदे उत्पन्न करता है: वह भूमिका जिसे आप आवेदन कर रहे हैं, आपकी सबसे प्रासंगिक योग्यता, और आप जो टोन चाहते हैं। आप एक विषय पंक्ति, अभिवादन, शरीर और बंद के साथ एक पूर्ण मसौदा प्राप्त करते हैं। वहां से, आप व्यक्तिगतकरण के लिए समय व्यतीत करते हैं, जो स्क्रैच से लिखने की तुलना में तेजी है जब आप एक एकल दिन में कई नौकरी ईमेल भेज रहे हैं।

मौजूदा नौकरी ईमेल टेम्पलेट्स के लिए जो बासी या सामान्य लगते हैं, AI पुनर्लेखन सहायक भाषा को ताज़ा करता है जबकि आपके मूल संदेश को संरक्षित करता है। यदि आप तीन हफ्तों से समान आवेदन ईमेल का उपयोग कर रहे हैं और संदेह करते हैं कि इसने प्रभावशीलता खो दी है, तो दो मिनट में इसे फिर से लिखना और मापने योग्य भिन्नता का उत्पादन करना।

एआई राइटिंग कोच उन नौकरी खोजने वालों के लिए उपयोगी है जो भेजने से पहले प्रतिक्रिया चाहते हैं। अपना मसौदा पेस्ट करें और टोन, स्पष्टता, और सीधेपन की समीक्षा के लिए कहें। कोच हेजिंग भाषा, निष्क्रिय आवाज, और अस्पष्ट वाक्यांश की पहचान करता है, और विशिष्ट विकल्प प्रदान करता है। एक नौकरी खोज में इस आदत को लागू करना ध्यान देने योग्य रूप से तेज व्यावसायिक ईमेल का उत्पादन करता है।