सिफारिश पत्र अनुरोध टेम्पलेट: प्रोफेसर, प्रबंधक, शिक्षक और सलाहकारों के लिए ईमेल उदाहरण

एक अच्छे सिफारिश पत्र अनुरोध टेम्पलेट का काम करता है क्योंकि यह सबकुछ सामने रखता है जो आपके सिफारिशकर्ता को तेजी से हां कहने की जरूरत है: आप कौन हैं, आप क्या मांग रहे हैं, आप उनसे विशेष रूप से क्यों मांग रहे हैं, और उन्हें कब जवाब देना होगा। यदि आप इनमें से कोई भी याद करते हैं, तो आपको या तो धीमा जवाब मिलेगा या एक सामान्य पत्र जो आपको कम आंके।

यहाँ एक आधार टेम्पलेट है जो आप लगभग किसी भी सिफारिशकर्ता के लिए अनुकूल कर सकते हैं:

विषय: सिफारिश पत्र अनुरोध - [आपका नाम] [कार्यक्रम, नौकरी, या पुरस्कार] के लिए

प्रिय [नाम],

मुझे आशा है कि आप अच्छे हैं। मैं [कार्यक्रम, नौकरी, या पुरस्कार] के लिए आवेदन कर रहा हूं, समय सीमा [तारीख] के साथ, और मुझे आशा है कि आप मेरे लिए एक सिफारिश पत्र लिखने के लिए तैयार होंगे। [एक वाक्य जो आपके संबंध को याद दिलाता है: कक्षा जो आपने ली थी, परियोजना जिस पर आपने एक साथ काम किया था, कितने समय तक आपने उनके लिए काम किया।]

मुझे लगता है कि आप एक मजबूत सिफारिशकर्ता होंगे क्योंकि [विशिष्ट कारण जो कुछ से जुड़ा है जो उन्होंने आपको करते देखा है]। मैंने अपना रिज्यूमे और कार्यक्रम का एक संक्षिप्त सारांश संलग्न किया है ताकि आपके पास संदर्भ हो, और मैं कुछ भी भेजने में खुश हूं जो मदद कर सके, जिसमें मेरे व्यक्तिगत बयान का एक मसौदा, विशिष्ट परियोजनाएं जिक्र करने के लिए, या एक त्वरित कॉल के लिए समय शामिल है।

यदि आप इसे लेने में सक्षम नहीं हैं, तो मैं पूरी तरह से समझता हूं, और मैं किसी भी तरह से एक त्वरित नोट की सराहना करूंगा ताकि मैं इसके आसपास योजना बना सकूं।

इसे विचार करने के लिए धन्यवाद,

[आपका नाम]

कोष्ठक वाले सेक्शन ही एकमात्र भाग हैं जो आपको कस्टमाइज़ करने की जरूरत है। संरचना में सब कुछ, सीधे अनुरोध, विशिष्ट कारण, सामग्री का प्रस्ताव, कही गई समय सीमा और अंतर्निहित ऑप्ट-आउट सहित, वही रहता है चाहे कोई भी प्राप्तकर्ता हो।

प्रोफेसर अक्सर प्रति सेमेस्टर एक दर्जन या अधिक सिफारिश पत्र लिखते हैं, इसलिए जो अनुरोध प्राथमिकता दिए जाते हैं वह वे हैं जो उनके काम को आसान बनाते हैं। समय सीमा से कम से कम तीन से चार सप्ताह पहले पूछें, विशिष्ट कक्षा या अनुसंधान परियोजना का नाम दें जिसका आप संदर्भ दे रहे हैं, और उन्हें कुछ ठोस याद दिलाएं जो आपने किया था, जैसे कि कागज का विषय, प्रयोगशाला परिणाम, ग्रेड, या आपके काम पर उनकी टिप्पणी।

विषय: सिफारिश पत्र अनुरोध - [आपका नाम], [कोर्स नाम]

प्रिय प्रोफेसर [अंतिम नाम],

मुझे आशा है कि आपका सेमेस्टर अच्छा चल रहा है। मैं [कार्यक्रम नाम] के लिए आवेदन कर रहा हूं जिसकी जमा करने की समय सीमा [तारीख] है, और मैं यह पूछने के लिए पहुंच रहा हूं कि क्या आप मेरे लिए एक सिफारिश पत्र लिखने के लिए तैयार होंगे।

मैंने [कोर्स नाम] कोर्स [शब्द/साल] में लिया था और [विशिष्ट परियोजना, कागज, या अनुसंधान विषय] पर काम किया था। मुझे [ग्रेड या परिणाम] मिला और मुझे [कोर्स का विशिष्ट पहलू] विशेष रूप से उपयोगी लगा, जो उन कारणों में से एक है कि मैं अब [कार्यक्रम या क्षेत्र] का पीछा कर रहा हूं।

मैंने अपना रिज्यूमे, कार्यक्रम की आवश्यकताओं का सारांश, और वह कागज जो मैंने आपकी कक्षा के लिए लिखा था, संलग्न किया है, यह एक सहायक संदर्भ बिंदु हो सकता है। मैं कुछ भी प्रदान करने के लिए खुश हूं जिसकी आपको आवश्यकता है, जिसमें मेरा व्यक्तिगत बयान या अंक की एक सूची शामिल है जो आप कवर करना चाह सकते हैं।

क्या आप [तारीख, आदर्श रूप से वास्तविक समय सीमा से कुछ दिन पहले] तक यह पत्र लिखने के लिए उपलब्ध होंगे? यदि नहीं, तो मैं पूरी तरह से समझता हूं और मुझे आपको यह बताने की सराहना है।

आपके समय के लिए धन्यवाद और एक महान कोर्स के लिए,

[आपका नाम]

जो प्रोफेसर आपको बड़ी व्याख्यान कक्षा में पढ़ाते हैं, एक सेमिनार के बजाय, को अधिक अनुस्मारक की जरूरत है कि आप कौन हैं। एक संक्षिप्त एक पृष्ठ का आत्मनिर्भर शीट संलग्न करें जो कक्षा में आपके काम, आपके ग्रेड और किसी भी कार्यालय के घंटे की बातचीत को कवर करता है, ताकि वे मेमोरी से आपका रिकॉर्ड फिर से बना न रहे हों।

किसी प्रबंधक के लिए एक सिफारिश पत्र अनुरोध सबसे अच्छा काम करता है जब यह छोटा, विशिष्ट और उन उपलब्धियों से जुड़ा हो जो वे पहले से जानते हैं। प्रबंधक व्यस्त हैं, और जो अनुरोध तेजी से हां पाता है वह उन्हें आपके चरित्र के बारे में सामान्य बनाने के बजाय परिणामों की याद दिलाता है।

विषय: संदर्भ पत्र अनुरोध - [आपका नाम]

नमस्ते [प्रबंधक का नाम],

मैं [नौकरी, कार्यक्रम, या वीजा/लाइसेंसिंग आवश्यकता] के लिए आवेदन कर रहा हूं और आवेदन के भाग के रूप में एक सिफारिश पत्र की आवश्यकता है। हर उस चीज को देखते हुए जिस पर हमने एक साथ काम किया है, विशेष रूप से [विशिष्ट परियोजना या परिणाम], मुझे आशा थी कि आप मेरे लिए एक लिखने के लिए तैयार होंगे।

कुछ चीजें जो शामिल करने के लिए उपयोगी हो सकती हैं: [एक या दो विशिष्ट परिणाम, जैसे एक मीट्रिक जो आप मारते थे, एक परियोजना जो आपने नेतृत्व किया था, या एक समस्या जो आपने हल की थी]। मैंने अपनी भूमिका और मुख्य परिणामों का एक संक्षिप्त सारांश नीचे तैयार किया है यदि यह ड्राफ्ट करते समय आपको समय बचाता है।

समय सीमा [तारीख] है। मुझे बताएं कि क्या यह समय सारणी काम करती है, या यदि टीम में कोई और है जो इसे लिखने के लिए बेहतर फिट हो सकता है।

इसे विचार करने के लिए धन्यवाद,

[आपका नाम]

यदि आपके प्रबंधक ने भूमिका बदली है या आपने तब से कंपनी छोड़ दी है, तो उस खोलने की पंक्ति में जिन तारीखों पर आपने काम किया था, उसका उल्लेख करें ताकि वे बिना पुरानी ईमेल थ्रेड्स को खोदे तुरंत संदर्भ को जगह दे सकें।

शिक्षकों के लिए अनुरोध, विशेष रूप से कॉलेज आवेदनों के लिए, तब बेहतर काम करते हैं जब आप सामान्य छापों के बजाय कक्षा से विशिष्ट क्षणों को याद रखना आसान बनाते हैं। जहां संभव हो शिक्षकों को कम से कम एक महीने की सूचना दें, क्योंकि कई शिक्षकों से समान आवेदन सीजन के दौरान दर्जनों छात्रों द्वारा पूछा जाता है।

प्रिय श्री/श्रीमती। [अंतिम नाम],

मैं [कॉलेज/कार्यक्रम] में आवेदन कर रहा हूं और आवेदन [तारीख] के कारण हैं। मुझे वास्तव में [साल] में आपकी [विषय] कक्षा पसंद आई, और मुझे आशा थी कि आप मेरे लिए एक सिफारिश पत्र लिखने के लिए तैयार होंगे।

कक्षा की कुछ चीजें जो उल्लेख करने के लायक हो सकती हैं: [एक परियोजना जिस पर आप गर्व करते हैं, एक चर्चा जिसमें आपने योगदान दिया था, एक ग्रेड जो आपने सुधारा था, एक चुनौती जिसे आपने काम किया था]। मैंने अपनी गतिविधियों और लक्ष्यों के बारे में अधिक विवरण के साथ एक आत्मनिर्भर शीट संलग्न की है, साथ ही सिफारिश प्रपत्र और एक मुहरबंद लिफाफा यदि इसे मेल भेजा जाना है।

कृपया मुझे बताएं कि क्या आपको मुझसे कुछ और चाहिए, और इसे विचार करने के लिए धन्यवाद।

श्रद्धा से,

[आपका नाम]

अधिकांश हाई स्कूल काउंसलर शिक्षकों को प्रत्येक छात्र की विशिष्ट उपलब्धियों को स्मृति से याद करने की अपेक्षा करने के बजाय एक आत्मनिर्भर शीट देने की सिफारिश करते हैं। यदि आपने अभी तक एक तैयार नहीं किया है, तो एक संरचित आत्मनिर्भर शीट टेम्पलेट इस कदम को बहुत तेज बनाता है।

सलाहकार प्रोफेसर या प्रबंधक से एक अलग भूमिका पर कब्जा करते हैं। संबंध आमतौर पर कम औपचारिक है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि अनुरोध अस्पष्ट होना चाहिए। एक सलाहकार का पत्र वजन रखता है क्योंकि यह समय के साथ चरित्र और वृद्धि के बारे में बात करता है, इसलिए अपने सलाहकार को संबंध के बारे में स्वयं को लिखने के लिए पर्याप्त विशिष्टता दें, न कि केवल आपके रिज्यूमे के बारे में।

नमस्ते [सलाहकार का नाम],

मुझे आशा है कि आप अच्छे हैं। मैं [कार्यक्रम, नौकरी, या पुरस्कार] के लिए आवेदन कर रहा हूं जिसकी समय सीमा [तारीख] है, और मैं पूछना पसंद करूंगा कि क्या आप मेरे लिए एक सिफारिश पत्र लिखने के लिए तैयार होंगे।

मैंने [विशिष्ट विषय जिस पर आपने एक साथ चर्चा की थी, एक चुनौती जिसे आपने उनके मार्गदर्शन के साथ काम किया था, या एक सलाह जिसने एक निर्णय को आकार दिया था] के बारे में हमारी बातचीत की सराहना की है। मुझे लगता है कि आपसे एक पत्र में वास्तविक वजन होगा क्योंकि आपने देखा है कि मैं कैसे [समयकाल] में बढ़ा हूं।

मैं अपना रिज्यूमे भेजने, उस बारे में बात करने में खुश हूं कि कार्यक्रम क्या ढूंढ रहा है, या कुछ अंक साझा करता हूं जो शामिल करने के लिए उपयोगी हो सकते हैं। मुझे बताएं कि क्या यह समय सारणी आपके लिए काम करती है, और कोई चिंता नहीं है यदि आप अभी इसे लेने में सक्षम नहीं हैं।

वैसे भी धन्यवाद,

[आपका नाम]

क्योंकि सलाहकार संबंध अक्सर वर्षों तक फैलते हैं, यह एक समय सारणी की याद दिलाने में मदद करता है: जब आप मिले, आप तब क्या काम कर रहे थे, और चीजें अब कहां खड़ी हैं। यह चाप बिल्कुल वही है जो एक सलाहकार का सिफारिश पत्र एक से अलग बनाता है जो एक पर्यवेक्षक द्वारा लिखा गया था जिसने केवल एक परियोजना देखी थी।

कभी-कभी समय सीमा आसपास आती है, या एक सिफारिशकर्ता ने एक पत्र लिखने के लिए सहमति व्यक्त की और फिर तारीख के करीब आने के साथ चुप हो जाता है। दोनों स्थितियों को मूल अनुरोध से छोटे, अधिक प्रत्यक्ष संदेश की आवश्यकता है।

एक देर से अनुरोध के लिए, यह दिखावा करने के बजाय कि यह तंग नहीं है, कम समय सीमा को ईमानदारी से स्वीकार करें:

विषय: समय-संवेदनशील सिफारिश पत्र अनुरोध

प्रिय [नाम],

मुझे कम सूचना के लिए खेद है। मैं [कार्यक्रम/नौकरी] के लिए आवेदन कर रहा हूं और समय सीमा [तारीख] है, जो मुझे एहसास है कि आपको बहुत समय नहीं देता है। यदि आप तब तक एक सिफारिश पत्र लिखने में सक्षम हैं, तो मैं वास्तव में इसकी सराहना करूंगा, और मैं सब कुछ सही भेज दूंगा कि आपको इसे आसान बनाने के लिए चाहिए। यदि समय सारणी काम नहीं करती है, तो मैं पूरी तरह से समझता हूं, और इसे विचार करने के लिए वैसे भी धन्यवाद।

[आपका नाम]

एक अनुस्मारक के लिए, इसे संक्षिप्त और सहायक रखें न कि नाग करें:

विषय: अनुसरण करना - [आपका नाम] के लिए सिफारिश पत्र

नमस्ते [नाम],

[कार्यक्रम/नौकरी] के लिए सिफारिश पत्र पर अनुसरण करने के लिए बस एक त्वरित नोट, [तारीख] के कारण। मैं जानता हूं कि चीजें व्यस्त हो जाती हैं, इसलिए मुझे बताएं कि क्या कुछ है जो मैं चीजों को आसान बनाने के लिए भेज सकता हूं, चाहे वह मेरा रिज्यूमे फिर से हो, कार्यक्रम का सारांश, या विशिष्ट अंक जो आप शामिल करना चाह सकते हैं। इसे लेने के लिए फिर से धन्यवाद।

[आपका नाम]

समय सीमा से लगभग एक सप्ताह पहले भेजा गया एक अनुस्मारक आमतौर पर पर्याप्त है। एक दूसरा अनुस्मारक, दो या तीन दिन पहले भेजा गया, सीधे सबमिशन लिंक या फॉर्म को फिर से शामिल करना चाहिए ताकि आपका सिफारिशकर्ता अपने इनबॉक्स को खोदने के लिए न पड़े।

एक मजबूत पत्र पाने का सबसे तेजी से तरीका आपके सिफारिशकर्ता के काम से जितना संभव हो उतना अनुमान निकालना है। अधिकांश लोग जो बहुत सारे सिफारिश पत्र लिखते हैं वह आपको वही बताएंगे: अनुरोधकर्ता से विशिष्ट इनपुट एक विशिष्ट, विश्वसनीय पत्र का उत्पादन करता है, और अस्पष्ट इनपुट एक अस्पष्ट पत्र का उत्पादन करता है।

प्रत्येक अनुरोध में क्या शामिल करें:

• आपका वर्तमान रिज्यूमे या सीवी, इस विशिष्ट आवेदन के लिए अद्यतन
• सटीक समय सीमा और सबमिशन विधि, चाहे वह ऑनलाइन पोर्टल, मेल की गई पत्र, या ईमेल किए गए पीडीएफ हो
• कार्यक्रम, नौकरी, या पुरस्कार का एक संक्षिप्त विवरण, जिसमें यह क्या देख रहा है
• दो या तीन विशिष्ट उदाहरण या उपलब्धियां जिसका सिफारिशकर्ता संदर्भ दे सकता है
• आपका संबंध संदर्भ: आप कितने समय से एक दूसरे को जानते हैं और किस क्षमता में
• एक प्रत्यक्ष सबमिशन लिंक या फॉर्म, यदि एक मौजूद है, ताकि उन्हें इसे खोजने के लिए न पड़े
• क्या पत्र को लेटरहेड पर होना चाहिए, हस्ताक्षरित, या किसी विशिष्ट सिस्टम के माध्यम से प्रस्तुत किया जाना चाहिए

यदि आप किसी को विभिन्न आवेदनों के लिए कई पत्र लिखने के लिए कह रहे हैं, तो प्रत्येक के लिए अलग ईमेल के बजाय हर समय सीमा और पोर्टल को सूचीबद्ध करने वाला एक संगठित दस्तावेज़ भेजें। यह सिफारिश पत्र देर से आने का कारणों में से एक है: सिफारिशकर्ता खो जाता है कि कौन सी समय सीमा किस आवेदन से संबंधित है जब सूचना अलग-अलग में आती है।

एक खाली पृष्ठ से एक सिफारिश पत्र अनुरोध का मसौदा तैयार करना कठिन होना चाहिए, विशेष रूप से जब आप विभिन्न सिफारिशकर्ताओं के लिए कई संस्करण लिख रहे हों और हर बार टोन को समायोजित करने की आवश्यकता हो। Daily AI Writer के एआई लेखन सहायक को नोट्स का एक छोटा सेट लेते हैं, जैसे कि आप किससे पूछ रहे हैं, आपका संबंध, और समय सीमा, और उन्हें एक पूर्ण, पॉलिश अनुरोध में बदल देते हैं जिसे आप छोटे संपादन के साथ भेज सकते हैं।

यह सबसे अधिक मायने रखता है जब आप एक साथ कई अनुरोधों का प्रबंधन कर रहे हों। एक प्रोफेसर को अनुरोध नियमित रूप से किसी सलाहकार से एक से अधिक पढ़ना चाहिए जिससे आप नियमित रूप से बात करते हैं, और तीन अलग-अलग टोन में एक ही ईमेल को मैन्युअल रूप से फिर से लिखना वह समय खाता है जिसे आप वास्तविक आवेदन पर खर्च करना पसंद करेंगे। एआई रीराइट सहायक इस कदम को सीधे संभालता है: एक संस्करण का मसौदा तैयार करें, फिर प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए टोन और औपचारिकता को समायोजित करें शुरुआत के बिना।

Daily AI Writer का उपयोग करते हुए एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो:

• हर सिफारिशकर्ता को सूचीबद्ध करें जिसे आपको संबंध और प्रत्येक के लिए एक विशिष्ट विवरण के साथ संपर्क करने की आवश्यकता है
• अनुरोध की पहली मसौदा उत्पन्न करने के लिए उन नोट्स के साथ लेखन सहायक चलाएं
• एक प्रोफेसर बनाम एक प्रबंधक बनाम एक सलाहकार के लिए औपचारिकता को समायोजित करने के लिए रीराइट सहायक का उपयोग करें
• प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए खोलने की पंक्ति को व्यक्तिगत करें ताकि यह एक कॉपी-पेस्ट अनुरोध के रूप में न पढ़ा जाए
• अनुस्मारक संस्करण को सहेजें ताकि यह समय सीमा के करीब भेजने के लिए तैयार हो

लक्ष्य अनुरोध से आपकी आवाज को हटाना नहीं है। यह प्रत्येक सिफारिशकर्ता के लिए खाली विषय पंक्ति को पंद्रह मिनट छोड़ना है ताकि आप उन विवरणों पर ध्यान केंद्रित कर सकें जो वास्तव में पत्र को मजबूत बनाते हैं।

कमजोर सिफारिश पत्र अनुरोधों में समान मुट्ठी भर गलतियां दिखाई देती हैं, भले ही कोई भी पूछ रहा हो।

बहुत देर से पूछना। एक सिफारिशकर्ता को दो सप्ताह से कम देना उन्हें एक कठिन जगह में रखता है: कुछ जल्दबाजी में और सामान्य लिखें, या अस्वीकार करें। तीन से चार सप्ताह प्रोफेसर और शिक्षकों के लिए एक उचित मानक है; हल्के पत्र-लेखन भार वाले व्यावसायिक कभी-कभी कम के साथ काम कर सकते हैं, लेकिन अधिक सूचना हमेशा बेहतर है।

नहीं कह देने का कोई आसान तरीका न देना। एक अनुरोध जो "यदि यह काम नहीं करता है, तो मैं पूरी तरह से समझता हूं" का कोई संस्करण शामिल नहीं करता है, एक संकोचपूर्ण सिफारिशकर्ता को अस्वीकार करना मुश्किल बनाता है, जिसका कभी-कभी मतलब है कि आपको किसी से एक तटस्थ पत्र मिलता है जो बाध्य महसूस करते थे न कि किसी से जो इसे लिखना चाहते थे।

विशिष्ट छोड़ना। "क्या आप मुझे एक सिफारिश पत्र लिख सकते हैं?" कार्यक्रम, समय सीमा, या आपके संबंध के बारे में कोई संदर्भ के बिना सभी काम वापस सिफारिशकर्ता के पास रखता है। यह अनुरोध देर से आने या अनदेखी किए जाने का सबसे आम कारण है।

अनुसरण को छोड़ना। सिफारिशकर्ता व्यस्त हैं और पत्र बिल्कुल सरक जाते हैं भले ही कोई पूरी तरह से एक लिखने का इरादा रखता हो। समय सीमा से एक सप्ताह पहले एक विनम्र अनुस्मारक आक्रामक नहीं है; यह अपेक्षित है, और अधिकांश सिफारिशकर्ता नज को सराहते हैं।

बिना समायोजन के हर सिफारिशकर्ता के लिए समान पत्र टेम्पलेट का उपयोग करना। एक प्रोफेसर, एक प्रबंधक और एक सलाहकार को अलग-अलग स्तरों की औपचारिकता की अपेक्षा है। अपने सिफारिश पत्र अनुरोध टेम्पलेट की टोन को प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए समायोजित करना कुछ मिनट लगता है और आपकी प्रतिक्रिया दर में ध्यान देने योग्य सुधार करता है।

ये विवरण सही प्राप्त करें और अधिकांश सिफारिशकर्ता तेजी से हां कह देंगे, क्योंकि आपने उनके लिए काम आसान बना दिया है।