क्लाइंट के साथ बिज़नेस मीटिंग के बाद थैंक यू ईमेल: टेम्पलेट और क्या शामिल करें

क्लाइंट के साथ बिज़नेस मीटिंग के बाद थैंक यू ईमेल किसी सहकर्मी को उनके समय के लिए धन्यवाद देने या किसी ट्रेड शो में मिले किसी को फॉलो अप करने के समान नहीं है। एक क्लाइंट मीटिंग एक व्यावसायिक संबंध के भीतर एक चेकपॉइंट है - दूसरे सिरे पर व्यक्ति चुपचाप पूछ रहा है कि क्या आप ध्यान दे रहे थे, क्या आप समझते हैं कि उन्हें क्या चाहिए, और क्या आपके साथ काम करना आसान होगा या निरंतर अनुवर्ती के लिए एक पीछा होगा।

यह ईमेल को अलग तरीके से करता है। एक सामान्य मीटिंग थैंक-यू एक गर्म वाक्य और एक अस्पष्ट 'चलिए संपर्क में रहते हैं' के साथ दूर जा सकता है। एक क्लाइंट ईमेल नहीं कर सकता। इसे साबित करना होगा कि आप चर्चा की गई व्यावसायिक समस्या को समझते हैं, दिखाएं कि आप पहले से ही जो सहमत हुए हैं उस पर काम कर रहे हैं, और ऐसा पढ़ें जैसे यह किसी ऐसे व्यक्ति से आया है जो संबंध के मालिक हैं न कि कॉल के बाद एक बॉक्स चेक करने वाले से।

दांव भी संबंध के चरण के आधार पर भिन्न होते हैं। एक डिस्कवरी कॉल थैंक-यू बिक्रय कार्य कर रहा है - यह अभी भी विश्वास अर्जित कर रहा है। एक प्रोजेक्ट अपडेट थैंक-यू खाता प्रबंधन कार्य कर रहा है - यह विश्वास बनाए रख रहा है जो पहले से ही मौजूद है। एक प्रस्ताव मीटिंग थैंक-यू समापन कार्य कर रहा है - यह अक्सर निर्धारित करता है कि डील आगे बढ़ता है या नहीं। एक नवीनीकरण या चेक-इन थैंक-यू प्रतिधारण कार्य कर रहा है - यह राजस्व की रक्षा कर रहा है जो आपका खोने के लिए है।

• एक क्लाइंट थैंक-यू को केवल सामान्य कृतज्ञता के बजाय उनकी विशिष्ट व्यावसायिक समस्या की समझ प्रदर्शित करनी चाहिए
• इसे अगले कदमों की दृश्यमान स्वामित्व दिखाना चाहिए, फॉलो अप का अस्पष्ट वचन नहीं
• टोन को संबंध के चरण से मेल खाना चाहिए - डिस्कवरी के लिए गर्म और अधिक अन्वेषणकारी, नवीनीकरण के लिए अधिक सटीक और आत्मविश्वासी
• वचन की गई सामग्री को वास्तव में दिखना चाहिए, क्योंकि एक क्लाइंट एक अनौपचारिक संपर्क की तुलना में अनुवर्ती के लिए अधिक बारीकी से देख रहा है

समय शब्दों जितना ही संचार करता है। एक समान-दिन ईमेल एक क्लाइंट को बताता है कि वे प्राथमिकता हैं; दो दिन बाद एक नोट जो आता है, क्लाइंट के बाद से अन्य विक्रेताओं या अन्य समस्याओं की ओर बढ़ चुका है, अच्छी तरह से लिखा गया सामग्री को कम करता है।

सामान्य मानक 24 घंटों के भीतर है, लेकिन सही समय थोड़ा बदलता है कि किस प्रकार की क्लाइंट मीटिंग अभी हुई है।

मीटिंग प्रकार के अनुसार समय:

• डिस्कवरी कॉल: यदि संभव हो तो एक ही दिन, क्योंकि क्लाइंट शायद अभी भी आपकी तुलना अन्य विकल्पों से कर रहा है जो वे मूल्यांकन कर रहे हैं
• प्रोजेक्ट अपडेट या स्टेटस मीटिंग: 24 घंटों के भीतर, ताकि रीकैप तब आए जब दोनों पक्षों के लिए विवरण अभी ताजा हों
• प्रस्ताव या मूल्य निर्धारण मीटिंग: एक ही दिन, विशेष रूप से यदि निर्णय समयसीमा है, क्योंकि गति सबसे अधिक महत्वपूर्ण है जब पिच अभी भी ऊपरी मन में है
• नवीनीकरण या चेक-इन मीटिंग: 24 से 48 घंटे के भीतर, क्योंकि जरूरिया कम है लेकिन एक तुरंत नोट अभी भी संकेत देता है कि खाते सक्रिय रूप से प्रबंधित किया जा रहा है

यदि मीटिंग ने एक निर्णय या एक स्पष्ट अगला कदम दिया है, तो ईमेल अभी भी तेजी से भेजें - जब संभव हो कुछ घंटों के भीतर। एक रीकैप जो क्लाइंट के अभी भी अपने डेस्क पर होने के दौरान आता है, अभी भी बातचीत के बारे में सोच रहा है, तुरंत जवाब पाने की संभावना बहुत अधिक है विवरण की पुष्टि करते हुए उस से जो अगली सुबह रातोंरात ईमेल के तहत दब गया है।

एक क्लाइंट थैंक-यू ईमेल तब काम करता है जब यह चार विशिष्ट कार्य करता है: यह वास्तविक कृतज्ञता दिखाता है, यह सटीक रूप से रीकैप करता है कि क्या चर्चा की गई, यह नाम देता है कि कौन प्रत्येक अगले कदम के मालिक हैं, और यह या तो शामिल करता है या स्पष्ट रूप से किसी भी वचन की गई सामग्री के लिए प्रतिबद्ध करता है।

वास्तविक कृतज्ञता, एक औपचारिकता नहीं

क्लाइंट को कुछ विशिष्ट के लिए धन्यवाद दें - उनका समय, वह जानकारी जो उन्होंने साझा की, या उनका धैर्य यदि मीटिंग में एक पेचीदा मुद्दा शामिल था। 'आज समय बनाने के लिए धन्यवाद' एक ओपनर के रूप में ठीक है, लेकिन इसे एक विशिष्ट कारण के साथ जोड़ना इसे स्वचालित के बजाय ईमानदार के रूप में पढ़ता है।

एक सटीक रीकैप

दो या तीन बिंदुओं को सारांशित करें जो महत्वपूर्ण थे, क्लाइंट की भाषा में आपकी आंतरिक शॉर्टहैंड के बजाय। यदि क्लाइंट ने एक चिंता उठाई, तो इसे सीधे नाम दें न कि इसे चिकना करें। एक रीकैप जो चुपचाप एक चिंता को छोड़ता है जो क्लाइंट ने उठाई वह परहेज़ की तरह लगता है, भले ही आप थे।

अगले कदमों की स्पष्ट स्वामित्व

हर कार्य आइटम को एक मालिक की आवश्यकता होती है और, जहां संभव हो, एक तारीख। 'हम जल्द ही वापस आएंगे' इस बारे में संदेह पैदा करता है कि क्या कोई वास्तव में होता है। 'मैं गुरुवार तक संशोधित प्रस्ताव भेजूंगा' क्लाइंट को कुछ ठोस देता है कि आप को पकड़ना है, और कुछ ठोस यदि वे बदले में आपको कुछ देते हैं।

वचन की गई सामग्री, संलग्न या अनुसूचित

यदि आप ने कहा कि आप एक केस स्टडी, मूल्य निर्धारण शीट, या एक संशोधित समयसीमा भेजेंगे, तो इसे एक अनुवर्ती का वचन देने के बजाय उसी ईमेल में संलग्न करें। यदि यह सच में अभी तक तैयार नहीं है, तो बताएं कि यह कब होगा, जब तक क्लाइंट को आश्चर्य न हो कि क्या यह दरार के माध्यम से गिर गया।

• विशिष्ट कृतज्ञता के साथ खोलें, एक सामान्य थैंक-यू लाइन नहीं
• दो या तीन बिंदुओं को रीकैप करें जो महत्वपूर्ण थे, किसी भी चिंता के सहित क्लाइंट को उठाया
• हर अगले कदम को एक मालिक और एक तारीख असाइन करें, चरणों सहित जो क्लाइंट के हैं
• कुछ भी आप वचन दिया, संलग्न या सटीक रूप से बताएं कि यह कब आ रहा है

वही चार तत्व - कृतज्ञता, रीकैप, स्वामित्व, सामग्री - हर क्लाइंट मीटिंग प्रकार में लागू होते हैं, लेकिन उनके तहत का टोन निर्भर करता है कि संबंध कहां खड़ा है।

डिस्कवरी कॉल जिज्ञासा और गर्माहट के लिए बुलाते हैं। क्लाइंट आपको अच्छी तरह से नहीं जानता है, इसलिए ईमेल ऐसे व्यक्ति की तरह पढ़ना चाहिए जो वास्तव में उनकी समस्या में रुचि रखता है, पहले से ही बिक्रय को मान रहा है। भाषा को खोजपूर्ण रखें: 'आपने [विशिष्ट चुनौती] के बारे में जो साझा किया उसके आधार पर, मैं क्या सोच रहा हूं' एक आत्मविश्वासी पिच से बेहतर काम करता है इस प्रारंभिक।

प्रोजेक्ट अपडेट बैठकें सटीकता और शांति के लिए बुलाते हैं। संबंध पहले से ही मौजूद है, इसलिए टोन अधिक प्रत्यक्ष हो सकता है और रैपोर्ट बनाने के बजाय साझा समझ की पुष्टि करने के बारे में अधिक हो सकता है। लाइव प्रोजेक्ट प्रबंधित करने वाले क्लाइंट गर्माहट की तुलना में स्थिति और अगले कदमों पर स्पष्टता चाहते हैं।

प्रस्ताव बैठकें बिना दबाव के आत्मविश्वास के लिए बुलाते हैं। यह ईमेल सबसे अधिक निर्णय को प्रभावित करने की संभावना है, इसलिए इसे चर्चा किए गए मूल्य को सुदृढ़ करना चाहिए एक कठिन बंद होने की तरह नहीं। क्लाइंट की अपनी बताई गई प्राथमिकताओं को अपनी पिच प्वाइंट्स के साथ जो आप प्रस्ताव दे रहे हैं, को फिर से शामिल करने की प्रवृत्ति बेहतर के साथ अपनी पिच प्वाइंट्स को फिर से शामिल करने की तुलना में बेहतर होती है।

नवीनीकरण या चेक-इन बैठकें कृतज्ञता और आगे फोकस के मिश्रण के लिए बुलाते हैं। ये ईमेल संबंध के इतिहास को स्वीकार करना चाहिए, साझेदारी के अब तक क्या काम आया है, जबकि अभी भी क्या अगला है, चाहे वह एक अनुबंध नवीनीकरण, एक विस्तारित दायरे, या बस यह पुष्टि करते हुए कि चीजें ट्रैक पर हैं, इसके बारे में विशिष्ट हैं।

चारों में से, दो टोन गलतियों से बचें: ऐसे क्लाइंट के साथ अत्यधिक औपचारिक लगना जो आप पहले से अच्छी तरह जानते हैं, और अत्यधिक नैमिषिक लगना एक क्लाइंट के साथ जो आप अभी विश्वास अर्जित कर रहे हैं। टोन को वास्तविक संबंध से मेल खाएं, न कि एक टेम्पलेट से।

ये टेम्पलेट एक ही संरचना का पालन करते हैं - कृतज्ञता, रीकैप, स्वामित्व, अगला कदम - संबंध के प्रत्येक चरण में टोन के अनुरूप।

डिस्कवरी कॉल फॉलो-अप:

विषय: आज के समय के लिए धन्यवाद, [क्लाइंट नाम]

हाय [नाम],

मुझे [विशिष्ट चुनौती या लक्ष्य] के माध्यम से चलने के लिए धन्यवाद जो उन्होंने आज वर्णित किया। यह सुनना वास्तव में उपयोगी था कि कैसे [उनकी वर्तमान प्रक्रिया या दर्द बिंदु के बारे में विशिष्ट विवरण]।

जो हमने चर्चा की उसके आधार पर, मुझे लगता है कि [आप कैसे मदद कर सकते हैं का संक्षिप्त विवरण] एक मजबूत फिट हो सकता है। मैं [प्रस्ताव, डेक, या अगला संसाधन] को एक साथ रखूंगा और [तारीख] तक भेजूंगा। मुझे बताएं कि क्या [विशिष्ट प्रश्न या जानकारी का टुकड़ा] शामिल करने में सहायक होगा।

बातचीत जारी रखने के लिए तत्पर हूं।

[आपका नाम]

प्रोजेक्ट अपडेट फॉलो-अप:

विषय: रीकैप: [प्रोजेक्ट नाम] स्थिति अपडेट

हाय [नाम],

आज के अपडेट के लिए समय बनाने के लिए धन्यवाद। चीजें कहां खड़ी हैं इसका त्वरित रीकैप: [स्थिति का एक या दो वाक्य सारांश], और मुख्य आइटम जो हमने चर्चा की वह [विशिष्ट बिंदु, उठाई गई किसी भी चिंता सहित] था।

अगले कदम: मैं [आपकी कार्य आइटम] को [तारीख] तक करूंगा, और यह मदद करेगा अगर आप [क्लाइंट की कार्य आइटम, यदि कोई हो] को [तारीख] तक कर सकें। मुझे बताएं कि क्या मैंने कुछ चूक गया हूं।

[आपका नाम]

प्रस्ताव या मूल्य निर्धारण मीटिंग फॉलो-अप:

विषय: प्रस्ताव की समीक्षा के लिए धन्यवाद - अगले कदम

हाय [नाम],

आज के विचारशील प्रश्नों के लिए धन्यवाद, विशेष रूप से [विशिष्ट चिंता या प्रश्न जो उन्होंने उठाया]। यह स्पष्ट है कि [विशिष्ट प्राथमिकता जो उन्होंने उल्लेख की] आपकी टीम के लिए सबसे अधिक महत्वपूर्ण है, और वह बिल्कुल वही है जो [प्रस्तावित समाधान] पर ध्यान केंद्रित करता है।

जैसा चर्चा की गई, मैं [संशोधित मूल्य निर्धारण, अद्यतन दायरा, या अतिरिक्त विवरण] को [तारीख] तक भेजूंगा। यदि निर्णय लेने से पहले कुछ भी चलना सहायक होगा तो इस हफ्ते एक छोटी कॉल सेट करने के लिए खुश।

[आपका नाम]

नवीनीकरण या चेक-इन फॉलो-अप:

विषय: चेक-इन के लिए धन्यवाद - यह है कि चीजें कहां खड़ी हैं

हाय [नाम],

आज की बातचीत के लिए धन्यवाद। आपकी टीम के साथ [साझेदारी से विशिष्ट परिणाम या मील का पत्थर] पर काम करना बहुत अच्छा रहा है, और मैंने आपके विचार सुनने की सराहना की [विशिष्ट विषय चर्चा की गई, जैसे नवीनीकरण शर्तें या विस्तारित दायरे के रूप में]।

यहां अगला है: मैं [नवीनीकरण शर्तें, अद्यतन प्रस्ताव, या सारांश] को [तारीख] तक भेजूंगा, और अगर ईमेल से आसान है तो हम एक त्वरित कॉल पर सब कुछ की पुष्टि कर सकते हैं। निरंतर साझेदारी के लिए फिर से धन्यवाद।

[आपका नाम]

अधिकांश क्लाइंट थैंक-यू ईमेल जो विफल होते हैं वे समस्याओं का एक छोटा सेट साझा करते हैं, और प्रत्येक विश्वास को कमजोर करता है एक तरीके से जो बार जानने के लिए आसान है।

इसे एक औपचारिकता के रूप में व्यवहार करना

एक थैंक-यू भेजा है विशुद्ध रूप से आदत से, कोई वास्तविक रीकैप या विशिष्टताओं के साथ नहीं, उसे पढ़ता है जैसे वह है - एक आदत। क्लाइंट एक नोट के बीच अंतर को नोटिस करते हैं जो साबित करता है कि आप सुन रहे थे और एक जो किसी से भी किसी से भी किसी भी मीटिंग के बाद भेजा जा सकता था।

एक चिंता क्लाइंट उठाई

यदि एक क्लाइंट मूल्य, समय या दायरे पर वापस धकेल दिया है, तो एक रीकैप जो इसे छोड़ देता है परिहार की तरह दिखता है न कि कूटनीति। चिंता को सीधे नाम देना, यहां तक कि संक्षेप में, दिखाता है कि आप उम्मीद नहीं कर रहे कि यह अपने आप चला जाता है।

अस्पष्ट स्वामित्व भाषा

एक थैंक यू ईमेल जो कहता है 'हम वापस आएंगे' या 'मैं जल्द ही फॉलो अप करूंगा' समय सारणी और जिम्मेदार पार्टी दोनों को अस्पष्ट छोड़ देता है। क्लाइंट कई विक्रेताओं और प्राथमिकताओं का प्रबंधन करते हुए जानने के लिए विशिष्ट तारीखों और विशिष्ट मालिकों की आवश्यकता होती है कि कहां कुछ खड़ा है।

सामग्री की वचन देना और उसे डिलीवर न करना

कुछ भी एक क्लाइंट संबंध को तेजी से कमजोर करता है क्योंकि एक फॉलो-अप ईमेल जो कहता है 'संलग्न प्रस्ताव' जब कुछ भी संलग्न नहीं है, या सप्ताह के अंत तक कुछ भेजने का वचन जो कभी नहीं आता है। यदि आप तारीख को नाम दे नहीं सकते, तो एक छोटे से अपडेट भेजें न कि मौन रहें।

हर संबंध चरण के लिए एक ही टेम्पलेट का उपयोग करना

एक डिस्कवरी कॉल ईमेल जो एक नवीनीकरण चेक-इन जैसा पढ़ता है, या एक नवीनीकरण ईमेल जो एक पहली पिच की तरह लगता है, संकेत देता है कि संबंध को वास्तव में ट्रैक नहीं किया जा रहा है। टोन और सामग्री को वहां मेल खाएं जहां क्लाइंट वास्तव में है।

खाता प्रबंधक और विक्रेताओं जो क्लाइंट मीटिंग्स के एक पूर्ण कैलेंडर को संभालते हैं अक्सर प्रत्येक के बाद एक पूरी तरह से कस्टम फॉलो-अप को तैयार करने के लिए बीस मिनट नहीं होते हैं, विशेष रूप से जब तीन या चार बैठकें एक पंक्ति में होती हैं और प्रत्येक को एक अलग टोन की आवश्यकता होती है।

एआई लेखन उपकरण यहां सबसे अच्छा काम करते हैं जब आप उन्हें विशिष्टताओं के लिए एक ड्राफ्टिंग सहायक के रूप में व्यवहार करते हैं न कि एक विकल्प के रूप में। क्लाइंट का नाम, मीटिंग प्रकार, दो या तीन बिंदु जो वास्तव में महत्वपूर्ण थे, और किसी भी वचन को खिलाएं, और एक अच्छा ड्राफ्ट पहले से ही सही संरचना होगा: कृतज्ञता, रीकैप, स्वामित्व, और एक अगला कदम। आपका काम हर क्लाइंट के लिए एक खाली पृष्ठ से शुरू करने के बजाय सटीकता और टोन के लिए संपादन बन जाता है।

Daily AI Writer का AI राइटिंग असिस्टेंट इस तरह की दोहराई जाने वाली, विवरण-संचालित लेखन के लिए बनाया गया है। एक डिस्कवरी कॉल, एक प्रोजेक्ट अपडेट, एक प्रस्ताव मीटिंग, या एक नवीनीकरण बातचीत से संदर्भ दें, और यह संबंध चरण से मेल खाने वाली एक विषय पंक्ति और एक संरचना के साथ एक पूरा ड्राफ्ट तैयार करता है। जब एक क्लाइंट एक प्रश्न या एक अनुसूचन अनुरोध के साथ जवाब देता है, तो एआई जवाब असिस्टेंट आपको गति को रोके बिना जल्दी से जवाब देने में मदद करता है। टीमों के लिए जो उच्च दांव प्रस्ताव या नवीनीकरण ईमेल को भेजने से पहले टोन पर एक दूसरी आंख चाहते हैं, एआई राइटिंग कोच भाषा को झंडा देता है जो बहुत औपचारिक, बहुत नैमिषिक, या स्वामित्व पर बहुत अस्पष्ट लगता है।

कोई उपकरण क्या आपूर्ति नहीं कर सकता वह वास्तविक बातचीत से विशिष्ट विवरण है - चिंता क्लाइंट ने उठाई, संख्या उन्होंने वापस धकेल दिया, सटीक संसाधन आप वचन दिया। उन विवरणों को ड्राफ्ट में लाएं, और एक थैंक यू ईमेल क्लाइंट मीटिंग के बाद वास्तव में ध्यान से लगेगा। उन्हें छोड़ दें, और यहां तक कि एक अच्छी तरह से संरचित एआई ड्राफ्ट भी किसी भी क्लाइंट के बाद किसी भी मीटिंग को भेजा जा सकता है।