कॉन्फ्रेंस के बाद धन्यवाद ईमेल: टेम्पलेट और क्या शामिल करें

कॉन्फ्रेंस एक अजीब तरह का व्यावसायिक वातावरण है। एक दिन में दर्जनों बातचीत होती हैं, नाम बैज को देखे जाने के बजाय पढ़ा जाता है, और जिस हर व्यक्ति से दूसरा व्यक्ति बात करता है वह आयोजन समाप्त होने के बाद मेमोरी के एक छोटे से हिस्से के लिए प्रतिस्पर्धा कर रहा है। कॉन्फ्रेंस के बाद का धन्यवाद ईमेल वह उपकरण है जो आपकी विशिष्ट बातचीत को उस ढेर से बाहर निकालता है।

ऑफिस मीटिंग के विपरीत, जहां सेटिंग स्वयं संदर्भ प्रदान करती है, एक कॉन्फ्रेंस बातचीत के समाप्त होने के बाद कोई साझा संदर्भ बिंदु नहीं होता। दूसरा व्यक्ति अपने कैलेंडर पर नज़र डालकर ठीक से यह नहीं याद रख सकता कि आप कौन हैं - उन्होंने उस दिन पंद्रह अन्य लोगों से बात की, संभवतः एक ही बूथ या एक ही गलियारे में। आपके फॉलो-अप को उस संदर्भ को शुरुआत से फिर से बनाना होगा: आप कहां मिले, किस सेशन या बूथ में, और आप वास्तव में क्या चर्चा कर रहे थे।

दांव प्रसंग के अनुसार भिन्न होते हैं। एक ट्रेड शो पर बिक्रय बातचीत अक्सर एकमात्र टचपॉइंट होती है इससे पहले कि एक संभावित ग्राहक आपकी कंपनी का नाम पूरी तरह भूल जाता है। किसी वक्ता के साथ बातचीत एक वास्तविक व्यावसायिक संबंध में बदल सकती है यदि आप विनिमय के दौरान फॉलो-अप करते हैं। एक कैरियर मेले में एक भर्तीकर्ता की बातचीत अक्सर दर्जनों में से एक होती है जो उनके पास उस दिन थी, और एक विशिष्ट, अच्छी तरह से टाइम किया गया नोट वह है जो एक उम्मीदवार को अलग करता है जिसे वे याद रखते हैं उस एक से जिसे वे नहीं रखते।

• एक विशिष्ट कॉन्फ्रेंस फॉलो-अप उस संदर्भ को पुनर्निर्मित करता है जिसे दूसरा व्यक्ति संभवतः पहले ही खो चुका हो
• यह आपको जेनेरिक 'यह बड़ा था कि आप मिले' नोट्स के ढेर से अलग करता है जो भर्तीकर्ता और प्रदर्शकों को हर आयोजन के बाद मिलते हैं
• बिक्रय बातचीत के लिए, यह अक्सर किसी संभावित ग्राहक के इनबॉक्स में रहने का एकमात्र मौका होता है इससे पहले कि आयोजन मेमोरी से फीका हो जाए
• बातचीत का एक वास्तविक संदर्भ संकेत देता है कि आप वास्तव में सुन रहे थे, केवल संपर्क एकत्र नहीं कर रहे थे

समय लगभग किसी अन्य व्यावसायिक सेटिंग की तुलना में कॉन्फ्रेंस में अधिक मायने रखता है, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति एक ही दिन में बनाता है नए संपर्कों की मात्रा इतनी अधिक है। मानक मार्गदर्शन 24 घंटों के भीतर है, और उच्च-मूल्य बातचीत के लिए, उसी दिन बेहतर है।

संदर्भ के अनुसार समय:

• बूथ पर संभावित ग्राहक या क्लाइंट बातचीत: 24 घंटों के भीतर, आदर्श रूप से उसी शाम
• किसी सेशन के बाद बात करने वाले या पैनलिस्ट: 24 से 48 घंटे के भीतर, जबकि आपका प्रश्न या टिप्पणी अभी भी उनके लिए स्पष्ट है
• कैरियर मेले में भर्तीकर्ता या हायरिंग संपर्क: 24 घंटों के भीतर, इससे पहले कि वे अपनी बातचीत के बाकी ढेर के माध्यम से जाते हैं
• सेशन के बीच मिले सहकर्मी या संभावित सहयोगी: 48 घंटे स्वीकार्य है, क्योंकि संबंध कम दांव वाला है
• वह कोई जिससे आपने संपर्क जानकारी विनिमय की लेकिन पूरी बातचीत नहीं की: 48 घंटों के भीतर एक छोटा सा नोट संबंध को सही तरीके से स्थापित करने के लिए

यदि कॉन्फ्रेंस कई दिनों तक चलती है, तो घर लौटने का इंतजार करने के बजाय हर शाम अपने नोट भेजें। तीन दिवसीय आयोजन के अंतिम दिन तक, एक भर्तीकर्ता या प्रदर्शक सौ से अधिक लोगों से बात कर सकते हैं, और एक सप्ताह बाद भेजा गया नोट लगभग कोई विशिष्ट स्मृति के साथ उतरने का कोई मौका नहीं है। ईमेल उसी शाम लिखना, जबकि आप अभी भी बूथ लेआउट, वास्तविक प्रश्न जो उन्होंने पूछा, या उनकी टीम के बारे में उन्होंने कहा विवरण याद रख सकते हैं, एक कहीं अधिक विशिष्ट और अधिक प्रभावी संदेश उत्पन्न करता है।

व्यावहारिक आदत: प्रत्येक बातचीत के तुरंत बाद एक व्यावसायिक कार्ड के पीछे या अपने फोन में दो या तीन शब्द लिखें - व्यक्ति का नाम, आप क्या चर्चा कर रहे थे, और कुछ भी जो आप भेजने का वादा किया। उन नोट्स से उस शाम कॉन्फ्रेंस के बाद धन्यवाद ईमेल लिखना तीन दिन बाद स्मृति से बातचीत को पुनर्निर्माण करने के लिए आवश्यक समय का एक अंश लेता है।

कॉन्फ्रेंस धन्यवाद के बीच सबसे बड़ा अंतर जो काम करता है और जो अनदेखा किया जाता है यह है कि क्या यह प्राप्तकर्ता को ठीक से याद दिलाता है कि आप कहां और कैसे मिले। इसे छोड़ें और यहां तक कि एक गर्म, अच्छी तरह से लिखा नोट भी प्राप्तकर्ता को अनुमान लगा सकता है।

आयोजन को विशेष रूप से नाम दें

'हम [कॉन्फ्रेंस नाम] के अपने बूथ में बुधवार को बात करते हैं' या 'मैंने [कॉन्फ्रेंस नाम] पर आपकी बात के बाद एक प्रश्न पूछा' के साथ खोलें। यह एकल विस्तार आपको प्राप्तकर्ता की स्मृति में रखने के लिए इससे अधिक कुछ नहीं करता है ईमेल में कुछ और।

एक दृश्य या भौतिक विवरण का संदर्भ दें

यदि आप एक बूथ पर मिले थे, तो बूथ के बारे में कुछ या आप जो डेमो देख रहे थे उसका उल्लेख करें। यदि आप एक सेशन में मिले, तो सेशन विषय या एक विशिष्ट स्लाइड का संदर्भ दें। यदि आप नेटवर्किंग लाउंज में कॉफी पर मिले, तो उसका उल्लेख करें। ये छोटे भौतिक लंगर काम करते हैं क्योंकि वे एक अलग तरह की स्मृति को ट्रिगर करते हैं नाम अकेले की तुलना में।

बताएं कि क्या किसी ने आपको परिचय दिया

यदि किसी पारस्परिक संपर्क ने परिचय दिया, तो उनका नाम रखें। यह किसी के मेमोरी को जोग करने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है जब वे एक ही आयोजन पर कई लोगों से मिले हों।

• कॉन्फ्रेंस और दिन या सेशन का नाम दें
• भौतिक सेटिंग का वर्णन करें: बूथ, सेशन रूम, नेटवर्किंग लाउंज, गलियारा
• एक पारस्परिक संपर्क का उल्लेख करें यदि एक परिचय में शामिल था
• एक दृश्य विवरण का संदर्भ दें - एक उत्पाद डेमो, एक स्लाइड, एक हैंडआउट - जो स्मृति को लंगर करता है

एक बार जब प्राप्तकर्ता जानता है कि आप कहां मिले, तो अपने कॉन्फ्रेंस के बाद धन्यवाद ईमेल का अगला काम यह साबित करना है कि बातचीत वास्तव में हुई - केवल यह नहीं कि आप एक व्यावसायिक कार्ड एकत्र किया और उन के माध्यम से काम कर रहे हैं।

एक विशिष्ट चीज़ चुनें जो उन्होंने कहा

इसके बजाय 'यह बड़ा था कि आपके उत्पाद के बारे में बात करता है,' लिखें 'नए ग्राहकों के साथ ऑनबोर्डिंग के अपने टीम के दृष्टिकोण को आप जिस तरह से वर्णित किया, मुझे एक स्पष्ट तस्वीर दी कि घर्षण अंक आमतौर पर कहां होते हैं।' एक ठोस विवरण, अपने शब्दों में वर्णित, तीन अस्पष्ट प्रशंसा की तुलना में अधिक काम करता है।

एक प्रश्न का संदर्भ दें जो आपने पूछा या वे उत्तर दिए

यदि आपने सेशन के बाद वक्ता से एक प्रश्न पूछा, तो उन्हें याद दिलाएं कि यह क्या था: 'मैं वह था जिसने माइग्रेशन समयरेखा के बारे में पूछा था - इसे क्षेत्र द्वारा चरणबद्ध करने के बारे में आपका उत्तर वास्तव में उपयोगी था।' यह सबसे विश्वसनीय स्मृति ट्रिगर में से एक है, क्योंकि वक्ता संभवतः दर्शकों के चेहरे की तुलना में अपने सेशन से प्रश्नों को अधिक स्पष्ट रूप से याद रखते हैं।

किसी भी चीज़ पर अनुवर्ती कार्रवाई करें जो आपने वादा किया

यदि आपने किसी संभावित ग्राहक को कहा कि आप एक केस स्टडी भेजेंगे, या एक भर्तीकर्ता को कहा कि आप अपने पोर्टफोलियो को भेजेंगे, तो इस ईमेल में इसे 'जल्द ही' भेजने के बजाय अनुलग्न करें या लिंक करें। एक धन्यवाद नोट जो वादे किए गए संसाधन के साथ पहले से ही अनुलग्न आता है उस फॉलो-थ्रू को प्रदर्शित करता है जो एक बूथ बातचीत अकेले नहीं कर सकता।

एक नोट लिखने के जाल से बचें जो इतना जेनेरिक है कि इसे आयोजन पर आप से बात करने वाले पचास अलग-अलग लोगों को भेजा जा सकता था। यदि आपका संदेश उस दिन आप से बात करने वाले पचास अलग-अलग लोगों को भेजा जा सकता है, तो इसे भेजने से पहले एक और विशिष्ट विवरण की आवश्यकता है।

ये टेम्पलेट एक ही संरचना के चारों ओर बनाए गए हैं: आयोजन का नाम रखें, बातचीत से एक विशिष्ट विवरण का संदर्भ दें, कुछ भी वादा किया हुआ अनुवर्ती करें, और एक ठोस अगला कदम सुझाएं।

बूथ बातचीत के बाद बिक्रय या संभावित ग्राहक फॉलो-अप:

विषय: [कॉन्फ्रेंस नाम] में बड़ा बात - [आपका नाम] [कंपनी] से

नमस्ते [नाम],

हमारे [कॉन्फ्रेंस नाम] के बूथ पर रुकने के लिए धन्यवाद। मैंने [विशिष्ट चुनौती या लक्ष्य वे उल्लेख किया] के बारे में सुनने का आनंद लिया, और मुझे लगता है [आपका उत्पाद या सेवा] [विशिष्ट विवरण उनकी स्थिति से संबंधित] में मदद कर सकते हैं।

जैसा कि वादा किया गया था, मैंने [केस स्टडी, वन-पेजर, या संसाधन जो आपने उल्लेख किया] संलग्न किया है। क्या अगले सप्ताह पंद्रह मिनट की कॉल यह काम करेगी कि यह आपकी टीम की सेटअप में कैसे फिट हो सकता है?

[आपका नाम]

वक्ता या पैनलिस्ट फॉलो-अप:

विषय: [कॉन्फ्रेंस नाम] पर आपकी बात के लिए धन्यवाद

नमस्ते [नाम],

मैं [कॉन्फ्रेंस नाम] पर [सेशन विषय] पर आपके सेशन में दर्शकों में था और [विशिष्ट प्रश्न] के बारे में पूछा। [उनके उत्तर से विशिष्ट विवरण] के बारे में आपका उत्तर पूरे आयोजन के लिए मेरे सबसे उपयोगी टेकअवे में से एक था।

मैं संपर्क में रहना पसंद करूंगा - [एक विशिष्ट कारण का उल्लेख करें: साझा हित का क्षेत्र, आप जो काम कर रहे हैं, या कुछ सामग्री जो आप उन्हें भेजना चाहते हैं]। वास्तव में उपयोगी बात के लिए फिर से धन्यवाद।

[आपका नाम]

एक कैरियर मेले से भर्तीकर्ता या हायरिंग मैनेजर फॉलो-अप:

विषय: [कॉन्फ्रेंस नाम] पर बातचीत के लिए धन्यवाद - [आपका नाम]

नमस्ते [नाम],

[कॉन्फ्रेंस नाम] पर आपके बूथ पर मेरे साथ समय लेने के लिए धन्यवाद। मैंने [टीम या भूमिका के बारे में विशिष्ट विवरण वे वर्णित] के बारे में सुनने की सराहना की, और यह पुष्टि की कि मैं [विशिष्ट भूमिका या टीम] के बारे में अधिक जानना चाहता हूं।

मैंने अपने सिद्धांत के रूप में चर्चा की है। कृपया मुझे बताएं कि क्या कोई अगला कदम है जो मुझे लेना चाहिए या अतिरिक्त सामग्री जो सहायक होगी।

[आपका नाम]

सहकर्मी या संभावित सहयोगी फॉलो-अप:

विषय: [कॉन्फ्रेंस नाम] पर आप से मिलना अच्छा था

नमस्ते [नाम],

[कॉन्फ्रेंस नाम] पर सेशन के बीच [विशिष्ट विषय] के बारे में बात करना बड़ा था। मैं [विचार या समस्या वे उठाए गए] के बारे में अधिक सोच रहा हूं, और मैं [एक विशिष्ट अगला कदम प्रस्तावित करना चाहता हूं: एक कॉल, एक लेख साझा करना, एक परिचय]।

यदि यह उपयोगी होगा तो मुझे बताएं - आपके शेड्यूल के चारों ओर काम करने में खुशी है।

[आपका नाम]

अधिकांश कमजोर कॉन्फ्रेंस फॉलो-अप एक ही मुट्ठी भर समस्याओं को साझा करते हैं, और एक बार जब आप इसे देखने के लिए जानते हैं तो प्रत्येक को ठीक करना आसान है।

आयोजन या विशिष्ट सेटिंग का नाम नहीं दे रहे

'यह आप से मिलना बड़ा था' के साथ खोलने वाली नोट बिना यह कहे कि आप कहां दे रहे हैं, दूसरे व्यक्ति को आप जिन दर्जनों लोगों से बात करते हैं उनके बीच रखने का कोई तरीका नहीं है। हमेशा कॉन्फ्रेंस का नाम रखें, और आदर्श रूप से बूथ, सेशन, या विशिष्ट क्षण।

हर किसी को एक ही नोट भेज रहे हैं

एक ही जेनेरिक संदेश की नकल और हर व्यावसायिक कार्ड को पेस्ट करना जो आप एकत्र करते हैं प्राप्त करने के अंत में स्पष्ट है, और यह फॉलो-अप के पूरे उद्देश्य को कमजोर करता है। यहां तक कि एक छोटा, विशिष्ट लाइन तीस अतिरिक्त सेकंड लेता है और संदेश को कैसे पढ़ा जाता है इसे बदलता है।

कुछ भेजने का वादा और इसे संलग्न न करना

यदि आपने किसी को बताया कि आप एक संसाधन, एक पोर्टफोलियो, या एक केस स्टडी भेजेंगे, तो इसे 'अलग से फॉलो-अप' कहने के बजाय एक ही ईमेल में संलग्न करें। एक दूसरा ईमेल शायद ही कभी भेजा जाता है, और देरी आप को अनुवर्ती करने की विश्वसनीयता खर्च करता है।

प्रतीक्षा करते हैं जब तक बातचीत ठंडी न हो

एक सप्ताह या दो सप्ताह बाद आयोजन के बाद भेजा गया धन्यवाद ईमेल प्राप्तकर्ता की स्मृति के साथ प्रतिस्पर्धा करना पड़ता है जो पहले ही फीका हो गई है और एक इनबॉक्स जो नई प्राथमिकताओं के लिए आगे बढ़ गया है। विशिष्ट विवरण जो एक फॉलो-अप को प्रभावी बनाते हैं उन्हें सटीक रूप से याद करना सबसे कठिन होता है एक बार समय गुजर जाता है।

कोई स्पष्ट अगला कदम नहीं

'चलिए संपर्क में रहते हैं' के साथ समाप्त करना प्राप्तकर्ता को कार्य करने के लिए कुछ नहीं देता है। एक विशिष्ट पूछ - एक संक्षिप्त कॉल, एक संसाधन जो आप भेजेंगे, एक परिचय - संबंध को कहीं जाने के लिए देता है शांति से स्थिर होने के बजाय।

कॉन्फ्रेंस अक्सर एक ही दिन में दस, बीस, या अधिक नए संपर्क उत्पन्न करती हैं, और प्रत्येक के लिए एक विशिष्ट, अच्छी तरह से संदर्भित नोट लिखना वास्तव में समय लेने वाला है - विशेष रूप से उस समय तक जब आप एक उड़ान को पकड़ रहे हैं या काम पकड़ रहे हैं जो आप घर पर नहीं थे तो अलग से भरा हुआ।

एआई राइटिंग टूल सबसे अधिक तब मदद करते हैं जब आप उन्हें विशिष्ट विवरण के बजाय एक सामान्य धन्यवाद के लिए पूछते हैं। टूल को कॉन्फ्रेंस का नाम दें, जिससे आप बात कर रहे हैं, बातचीत से एक या दो विशिष्टता, और जो आप ईमेल को पूरा करना चाहते हैं - एक बिक्रय बातचीत, एक भर्ती फॉलो-अप, एक सहकर्मी कनेक्शन। एक अच्छा मसौदा पहले से ही एक संरचना शामिल करेगा जो आयोजन का नाम रखता है, बातचीत का संदर्भ देता है, और एक अगला कदम सुझाता है, इसलिए आपकी संपादन समय शुरुआत से व्यक्तिगत करने के लिए जाता है।

Daily AI Writer की एआई राइटिंग असिस्टेंट इस तरह के उच्च-मात्रा व्यावसायिक लेखन के लिए बनाई गई है। प्रत्येक बातचीत से संदर्भ प्रदान करें - आयोजन, व्यक्ति, जो बाहर खड़ा था, और अगला क्या होना चाहता है - और एक पूर्ण मसौदा एक कार्यशील विषय लाइन और एक संरचना के साथ प्राप्त करें जो नेटवर्किंग, बिक्रय, या भर्ती संदर्भ फिट करता है। जो संपर्क आपके नोट को एक प्रश्न या शेड्यूल अनुरोध के साथ उत्तर देते हैं, एआई रिप्लाई असिस्टेंट आपको संबंध पर गति खोए बिना जल्दी जवाब देने में मदद करता है जो आपने अभी बनाया है।

जो एआई आपूर्ति नहीं कर सकता वह आपकी वास्तविक बातचीत से विशिष्ट विवरण है - आप जो प्रश्न पूछे, उनकी टीम के बारे में विवरण, संसाधन जो आपने वादा किया। वे आपके अपने नोट्स से आते हैं आयोजन के दौरान या तुरंत बाद लिया। उन विवरणों को टूल में फीड करें, और मसौदा वास्तव में व्यक्तिगत के बजाय टेम्पलेट के रूप में पढ़ेगा। उन्हें छोड़ें, और यहां तक कि एक अच्छी तरह से संरचित एआई मसौदा भी ऐसा पढ़ेगा जैसे इसे कॉन्फ्रेंस में आप जिन पचास अलग-अलग लोगों से बात की थी उनमें भेजा जा सकता था।