बैठक के बाद एक फॉलो अप ईमेल भेजना यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीकों में से एक है कि एक बातचीत वास्तव में कहीं न कहीं पहुंचे। बैठकें खत्म हो जाती हैं, ध्यान हट जाता है, और चर्चा किए गए निर्णय या अगले कदम तेजी से फीके पड़ सकते हैं जब लोग अपने नियमित काम पर लौटते हैं। एक अच्छी तरह से संरचित बैठक के बाद का ईमेल सभी को एक जैसा रखता है, कार्य वस्तुओं को दर्ज करता है, और चीजों को बिना एक और बैठक शेड्यूल किए आगे बढ़ाता है। चाहे आप एक आंतरिक टीम सिंक को बंद कर रहे हों, एक क्लाइंट प्रोजेक्ट समीक्षा, या एक नेटवर्किंग बातचीत, यह गाइड कवर करता है कि क्या शामिल करें, इसे कब भेजें, विभिन्न प्रकार की बैठकों के लिए तैयार टेम्पलेट, और वे गलतियां जो एक अन्यथा अच्छे फॉलो अप ईमेल को कमजोर करती हैं।
ईमेल के माध्यम से नौकरी के ऑफर को स्वीकार करना सीखना सरल लग सकता है, लेकिन आप जिस तरह से जवाब देते हैं वह आपकी नई कंपनी के साथ आपके रिश्ते की पेशेदार टोन को स्थापित करता है, भले ही आप दरवाजे में प्रवेश करने से पहले। एक अच्छी तरह लिखा गया नौकरी ऑफर स्वीकृति ईमेल आपकी व्यवस्था की मुख्य शर्तों की पुष्टि करता है — वेतन, शुरुआत की तारीख, शीर्षक और कोई भी सहमत शर्तें — जबकि वास्तविक उत्साह व्यक्त करते हैं बिना बहुत अधिक उत्सुक या फार्मुलैक लगे। अधिकांश उम्मीदवार या तो दो-पंक्ति के उत्तर के साथ क्षण को कम करते हैं या इसे कुछ अजीब और अव्यवस्थित में जटिल करते हैं। यह गाइड क्या शामिल करना है, ईमेल को कैसे संरचित करना है, तुरंत-उपयोग-योग्य टेम्पलेट, सही विषय लाइन फॉर्मेट, वेतन और शुरुआत की तारीख की पुष्टि कैसे करें, और उन त्रुटियों को कवर करता है जो पहले दिन से पहले अनजाने में समस्याएं बना सकती हैं।
भुगतान अनुस्मारक ईमेल व्यावसायिक पत्राचार में सबसे असुविधाजनक संदेशों में से एक है, फिर भी अधिकांश अतिदेय चालान अनुवर्ती विफल हो जाते हैं न कि स्थिति के कारण बल्कि इसलिए कि उन्हें कैसे लिखा गया है। समय पर भुगतान प्राप्त करना नकद प्रवाह के लिए महत्वपूर्ण है, और सही ईमेल एक बकाया शेष को ग्राहक संबंध को तनावपूर्ण किए बिना पुनः प्राप्त कर सकता है। यह गाइड हर चरण के लिए विनम्र भुगतान अनुस्मारक ईमेल टेम्पलेट को कवर करता है, मैत्रीपूर्ण पहले संकेत से लेकर औपचारिक अंतिम नोटिस तक, साथ ही विषय पंक्तियां जो खुली होती हैं, समय दिशानिर्देश, और सबसे आम गलतियां जो इन ईमेलों को भेजना मुश्किल बनाती हैं और परिणाम धीमे हैं।
एक आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई एक सरल काम करता है: यह लोगों को बताता है कि आप उपलब्ध नहीं हैं और उन्हें एक स्पष्ट अगला कदम देता है। अच्छी तरह से किया, यह आपको और आपके संपर्कों को समय बचाता है। खराब तरीके से किया, यह प्राप्तकर्ताओं को निराश छोड़ देता है और वे अनिश्चित हैं कि क्या कोई कभी जवाब देगा। चाहे आप छुट्टी, बीमारी की छुट्टी, माता-पिता की छुट्टी या सार्वजनिक छुट्टी के लिए दूर जा रहे हों, सही आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई उदाहरण हाथ में रखने का मतलब है कि आप एक संदेश पर पाँच मिनट से भी कम समय खर्च करते हैं जो अभी भी पेशेदार और मानवीय लगता है। यह गाइड हर सामान्य स्थिति के लिए तैयार-से-उपयोग करने योग्य टेम्पलेट, विषय पंक्ति प्रारूप, आंतरिक और क्लाइंट-सामना करने वाले उत्तरों के बीच अंतर, और वे गलतियाँ कवर करता है जो अन्यथा अच्छे आउट ऑफ ऑफिस संदेशों को कम करती हैं।
ग्राहक समीक्षाओं का जवाब देना जितना दिखता है उससे कहीं अधिक समय लेता है। चाहे आप एक रेस्तरां चलाते हों, एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद हों, या ई-कॉमर्स स्टोर हों, प्रत्येक जवाब विशिष्ट लगना चाहिए, टेम्पलेट फ़ोल्डर से कॉपी-पेस्ट की तरह नहीं। एक समीक्षा प्रतिक्रिया जनरेटर समीक्षा सामग्री, आपके व्यवसाय प्रकार और आप जो टोन चाहते हैं उसके आधार पर सेकंड में अनुकूलित जवाब तैयार करके समय की समस्या को हल करता है। यह मार्गदर्शन इसे प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग करें, इस पर कवर करता है: इसे क्या खिलाएं, सकारात्मक, नकारात्मक और तटस्थ समीक्षाओं को अलग-अलग कैसे संभालें, और कब जनरेटर को छोड़कर शुरुआत से लिखें।
बीमारी की छुट्टी ईमेल टेम्पलेट उन सुबहों में वास्तविक प्रयास बचाता है जब आप एक लिखने के लिए सबसे कम सक्षम महसूस करते हैं। बीमारी की सूचना देना पहले से ही कई लोगों के लिए असहज है; यह समझना कि क्या कहना है, कितने विवरण साझा करने हैं, और किसे पता होना चाहिए यह और भी बदतर बनाता है। चाहे आप अचानक बीमारी, निर्धारित चिकित्सा नियुक्ति, या विस्तारित पुनरावृत्ति से निपट रहे हों, संरचना मोटे तौर पर समान रहती है: बताएँ कि आप नहीं आ सकते, यदि आपके पास समय सारणी हो तो अनुमानित समय दें, कवरेज संपर्क का नाम दें, और व्यक्तिगत विवरण को न्यूनतम रखें। यह गाइड हर परिदृश्य के लिए तैयार-से-उपयोग टेम्पलेट कवर करता है, विषय पंक्तियाँ और टोन मार्गदर्शन शामिल।
नौकरी आवेदन के बाद फॉलो-अप ईमेल भेजना यह संकेत देने का सबसे सीधा तरीका है कि आप भूमिका में सच में रुचि रखते हैं बिना आक्रामक या पेशकदारी से बाहर जाए। अधिकांश भर्ती टीमें सैकड़ों आवेदनों को संभालती हैं, और एक संक्षिप्त, सही समय पर भेजा गया संदेश आपके नाम को कतार से वास्तविक बातचीत तक ले जा सकता है। एक फॉलो-अप जो मदद करता है और एक जो नुकसान पहुंचाता है, इसमें अंतर तीन चीजों पर निर्भर करता है: समय, आप क्या कहते हैं, और आप इसे कैसे कहते हैं। यह गाइड कवर करता है कि कब संपर्क करें, ईमेल कैसे लिखें, उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट, सही विषय पंक्ति प्रारूप, और अधिकांश उम्मीदवार जवाब मिलने से पहले ही क्या गलतियां करते हैं।
सेल्स कॉल के बाद फॉलो-अप ईमेल भेजना किसी भी सेल्स साइकल में सबसे अधिक प्रभाव वाली कार्रवाइयों में से एक है, फिर भी अधिकांश फॉलो-अप ईमेल या तो बहुत देर से आते हैं, बहुत कम कहते हैं, या कॉल में पहले से जो कवर किया जा चुका है उसे दोहराते हैं। एक अच्छी तरह से लिखा गया फॉलो-अप अगले कदमों की पुष्टि करता है, बची हुई आपत्तियों को संबोधित करता है, और एक बार जब संभावना का ध्यान आगे बढ़ जाता है तो गति को जीवंत रखता है। चाहे आपने डेमो बंद किया हो, डिस्कवरी कॉल चलाई हो, या प्रस्ताव समीक्षा समाप्त की हो, यह गाइड कवर करता है कि क्या शामिल करें, इसे कब भेजें, विभिन्न कॉल परिणामों के लिए तैयार टेम्पलेट, और विषय लाइनें जो खोली जाती हैं।
दूसरे साक्षात्कार के बाद धन्यवाद ईमेल भेजना अधिकांश उम्मीदवारों को एहसास है इससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। दूसरे दौर तक, आप अतिरिक्त टीम के सदस्यों से मिल चुके हैं, भूमिका पर गहराई से चर्चा की है, और यह जानकारी प्राप्त की है कि यह स्थिति प्रतिदिन कैसे काम करती है। एक सामान्य धन्यवाद जो प्रक्रिया के किसी भी चरण पर लागू हो सकता है, पूरी तरह से बिंदु को याद करता है। दूसरे साक्षात्कार के बाद आप जो नोट भेजते हैं वह वास्तविक बातचीत को दर्शाता है जो आपके पास थी और हायरिंग टीम को एक स्पष्ट संकेत देता है कि आप सही फिट हैं। यह गाइड समय, क्या शामिल करें, विषय पंक्तियां और तुरंत उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट को कवर करता है।
किसी ईमेल का जवाब न मिलना आम बात है, और जवाब न मिलने पर सही फॉलो अप ईमेल टेम्पलेट यह तय कर सकता है कि बातचीत आगे बढ़ेगी या पूरी तरह से गायब हो जाएगी। इनबॉक्स भरे रहते हैं, संदेश दबे रह जाते हैं, और प्राप्तकर्ता हमेशा जानबूझकर आपको अनदेखा नहीं करते। आपके फॉलो-अप का समय, विषय पंक्ति और शब्दावली सभी इस बात पर असर डालते हैं कि इस बार आपको जवाब मिलेगा या नहीं। चाहे आप किसी सेल्स पिच, जॉब आवेदन, क्लाइंट प्रस्ताव या आंतरिक अनुरोध पर फॉलो-अप कर रहे हों, यह गाइड तुरंत उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट, समय के नियम, और वे सबसे आम गलतियाँ शामिल करती है जो एक विनम्र फॉलो-अप को दबाव जैसा बना देती हैं।
