ビジネスメール講座: 結果を生み出す6つのスキル

ビジネスメール講座の核となるカリキュラムは6つのスキルに分かれています。そのほとんどは文法とは何の関係もありません。文法は重要ですが、返信を得られるメールとそうでないメールを区別することはめったにありません。

十分に構成された講座が取り組む6つの領域:

• 構成: 明確に開く方法、早期にリクエストを述べる方法、具体的な次のステップで締めくくる方法
• 件名: オープン率を上げるパターン、コンテンツを過剰に売らない
• トーン: 関係と状況に合わせてレジスターを調整する方法、メッセージを和らげながらポイントを埋めない方法
• 文法: 認識される信頼性に影響を与える特定のルール、すべてが同じくらい重要ではない
• 簡潔性: ドラフトを20〜30パーセント削減する方法、読者が必要な何も削除しない
• フォローアップ: 2番目のメールを送信するタイミング、どのくらい待つべきか、受取人を刺激せずにそれを行う方法

500,000通以上のメールを分析したBoomerangの研究では、3年生レベルで書かれたメッセージは、大学のレベルで書かれたものより36パーセント多くの返信を受け取ったことがわかっています。その発見は、ビジネスメール研修が実際に何のためなのかを改め直します: 明確さと直接性は正式な複雑さを上回ります。

これらのスキルを順番に進め、各スキルに対して意図的に練習することで、一般的な執筆アドバイスを読むよりも速い結果を生み出します。このガイドの残りはその進行に従います。

構成は最も速くメールのパフォーマンスを向上させるスキルです。よく構成されたビジネスメールは、読者に3つのことを順番に伝えます: あなたがなぜ書いているのか、彼らから何が必要なのか、次に何をすべきなのか。

ほぼすべてのビジネスメールで機能する3部構成のパターン:

• 文脈: 他の何かの前に読者をオリエンテーションする1つの文
• リクエスト: メインの質問、早期にはっきりと述べられた、2段落の背景の後に埋もれていない
• 次のステップ: 特定のアクションまたは期限、「あなたの考えをお聞かせください」のようなオープンな終わりではなく

ほとんどのメール問題はこの順序を反転させることから来ます。ライターは背景を最前線に持ってき、ポイントに最後に到達します。その時点で、読者はスキムするか、すでに先に進んでいます。

実際的なチェック: メールの最初の2文だけを読んでください。読者がメールが何についてなのか、または彼らが何をすることが期待されているのか、まだ言うことができない場合、他の何かの前に開始を書き直してください。

複数のリクエストがある場合、番号付きリストが役に立ちます。メールに3つ以上の異なる質問が含まれている場合、会話の代わりに会議で行われるべきかどうかを検討してください。メールごとに1つのトピックは厳しいルールではありませんが、メッセージを実用的に保つための信頼できるベンチマークです。

トーンは、ビジネスメール研修が最もしばしば不足しているところです。文法エラーはスペルチェックによってキャッチされます。トーン エラーは そうではありません - それはは静かに返信率を減らし、時間をかけて作業関係を傷つけます。

ビジネスメールの最も一般的なトーンの間違い:

• 逃げ腰に聞こえる受動態: 「ファイルが送信されなかった」の代わりに「ファイルを送信しなかった」と書くことで、送信者から説明責任が移される
• 過度なヘッジ: 「たぶん、もし気になれば」は信頼の欠如を示し、質問をオプションに感じさせる
• 親しい連絡先との過度な形式性: あなたが毎日一緒に働く人々との堅い言語は、メールを取引的で冷たく感じさせる
• 丁寧さに偽装したパッシブアグレッシブネス: 「私の前のメールの通り」のようなフレーズは、それが意図ではない場合でも、ほとんどのインボックスでは非難と読みます

ゴラム側では、3つのルールがビジネスの信頼性にとって最も重要です:

• 主語と動詞の一致エラーは、職場メール監査でフラグが立てられた最も頻繁な問題
• 誤用されたアポストロフィ(its対it's、your対you're)は読者を気を散らして、ライターの信頼性を損なう
• 走る文章はコンテンツを読みやすくし、迅速に処理するのが難しくなります

実際的な編集習慣: 送信する前にメールをほぼ読んでください。文が話されるときに厳しく、切られた、または不器用に聞こえる場合、それはそのように読みます。あなたの耳はあなたの目が逃すトーン問題をキャッチします。

件名行は、メール交換の最初の決定ポイントです。メールを開かない読者は、内部に書かれた何からも恩恵を受けません。

信頼できるビジネスメール件名行は2つのことを行います: メールが正確に何についてであるかを読者に伝え、メールが彼らの注意を今必要とするか、後で待つことができるかを通知します。

最も一貫して機能するパターン:

• 特定の質問: 木曜日までにQ2予算の承認が必要
• コンテキストプラスアクション: Re: 火曜日のクライアント会議 - 1つのアイテムを確認する
• 番号付きリスト: 契約をまとめる前に3つの質問
• 明確な期限: アクション必要(金曜日まで): チームスケジューリング

件名行を6〜10語の間に保ってください。Marketoからの調査によると、7語の件名行が最高のオープン率を生成しており、これは部分的には、それが切り捨てなしでモバイル画面に完全に表示されるためです。

「クイック質問」または「フォローアップ」のようなあいまいなオープナーを避けてください。これらは忙しいメール読者が優先順位を下げることを学んだ件名行です。すべてのメッセージが簡単な質問であると主張すると、それらのどれもが緊急性を効果的に通知しません。

ビジネスメール執筆テクニックを練習する価値があります: 本体の後に件名行を書きます。メールをドラフトし、実際に何を言う必要があるかを検討したら、件名行はメッセージ全体の1つの文の要約になります。

意図的な実践は、改善を続ける専門家と、無期限に同じ習慣を繰り返す専門家とを分けます。以下のエクササイズは、企業メール研修プログラムと専門家のためのライティングワークショップに表示されます。

48時間の書き直し: 急速にドラフトされたメールを送信する前に、それをドラフトとして保存し、2日後にそれをゼロから書き直してください。2つのバージョンを比較してください。ほとんどのライターは、2番目のドラフトが30〜40パーセント短いことがわかり、より明確な構造とより直接的な開口部があります。

1文のオープナーチャレンジ: 最後の5つの送信されたメールを取得して、1つの文で何についてのものであったかを要約してみてください。できない場合、開き段落は多すぎます。何かを書く前にメールの目的を蒸留する練習をしてください。

件名行レビュー: 過去1か月間に送信した10通のメールを取得し、本体をカバーして、件名行のみを読んでください。受取人は件名行だけから何のアクションを取るべきかを知っていますか? これはあなた自身の執筆の短くないパターンをすぐに明らかにします。

カット・バイ・20ドリル: 最近のメールを取得して、正確に20パーセントの単語を削除します。ほぼ何も重要なものは消えず、メールはその後より直接読みます。5つのメールの行でこのドリルを実行し、習慣は自動になります。

これら4つのエクササイズは、ほとんどのビジネスメール執筆プログラムがセッションを中心に構築する実践的なコアを形成します。理論は良いメールが何のように見えるかを説明します。実践はその習慣を変えるものです。

AIツールは、実際にはビジネスメール研修がどのように見えるかを変えました。AIツールを無視するビジネスメール講座は、実際のメールの書き方の重要な部分をスキップしています。

AIが最も実用的な価値を加える場所:

• ドラフト: あなたが何を言う必要があるか知っているが、白いスクリーンに直面している場合、AI執筆アシスタントは数秒で使用可能な最初のドラフトを作成し、その後編集して改良
• トーンの書き直し: あまりに鈍い、あるいはあいまいに聞こえるドラフトを貼り付けると、AIの書き直しツールは異なるレジスタまたは長さの修正版を返す
• 件名行生成: メッセージを作成したが、件名の正しいフレーミングを見つけることができない場合に有用
• 構造チェック: AIは、主な質問が埋もれているか、閉鎖が曖昧すぎるか、メールが必要以上に実行されているかをフラグで設定できます

キーの制限はコンテキストです。AIは、受取人との関係の歴史、リクエストの組織的背景、または特定の読者が対応する特定のトーンを知りません。これらの判断はあなたのままです。

Daily AI Writerなどのツールには、プロフェッショナルコミュニケーション向けに構築されたAI執筆アシスタントとAI返信アシスタントが含まれています。高いボリュームのメールを処理し、各メールに追加の時間を費やすことなく品質を維持したい場合は、その後改良するドラフトの強力な出発点を提供します。

より有用なフレーミング: AIは、スキル開発の代わりではなく、補完として最も機能します。このガイドで取り上げたビジネスメール執筆スキルは、AIが生成する何でも評価して改善するためのフレームワークを提供します - これは実際に複合して時間をかけるスキルです。