Apple Mail 离开回复：为什么没有简单切换，以及应该怎么办
搜索 Apple Mail 离开回复通常始于这样的假设：Mail 应用程序有一个设置，就像 Gmail 的休假回复功能一样，隐藏在某个偏好设置中。事实并非如此。Mac、iPhone 和 iPad 上的 Apple Mail 没有单一的、通用的自动回复切换，当你尝试设置一个时会发生什么完全取决于你添加到应用程序的电子邮件账户类型。iCloud Mail 账户通过 iCloud.com 获得真正的、服务器端的选项。Gmail、Outlook 或工作 Exchange 账户需要通过该提供商自己的设置来处理。本指南涵盖了每一个真正的选项，加上人们求助的客户端变通方法，以及为什么一旦你关上笔记本电脑它就会悄悄失败。
什么是 Apple Mail 离开回复，为什么没有简单的切换？
Gmail 和 Outlook 既是邮件客户端又是邮件服务器，这就是为什么 Google 和 Microsoft 可以提供一个简单的休假回复开关。Apple Mail 不同。它仅仅是客户端，是你打开以读取和写入邮件的应用程序。实际的邮箱以及任何运行在其上的自动回复逻辑存在于托管该账户的任何服务器上。
这种区别解释了为什么在 Apple Mail 中设置离开回复的行为因账户类型而异。
- iCloud Mail（@icloud.com、@me.com 或 @mac.com 地址）由 Apple 托管，所以 Apple 确实为其提供了真正的服务器端自动回复，只是不是从 Mail 应用程序内部
- Gmail、Yahoo 和其他添加到 Apple Mail 的网络邮件账户由它们自己的公司托管，所以任何自动回复必须通过该公司的设置来配置，而不是 Apple 的
- Exchange 和 Microsoft 365 工作账户通常由 IT 管理员控制，它们的自动回复通常通过 Outlook 网页版或管理员控制台设置
MacOS 上的 Apple Mail 确实有一个名为 Rules 的本地功能，可以被推动得像自动回复一样，本指南后面会介绍，但它有一个值得在依赖它进行出差之前理解的真正限制。
1在搜索设置前检查你使用的账户类型
iCloud 地址获得托管的休假回复。添加到 Apple Mail 的 Gmail、Yahoo 或工作账户没有，因为 Apple 不运营该邮箱的服务器。
2知道服务器端和客户端自动回复之间的区别
服务器端回复（如 iCloud 的）即使在 Mac 和 iPhone 都关闭时也能继续工作。客户端变通方法仅在运行它的应用程序和设备保持打开状态时才会触发。
如何为 iCloud Mail 账户设置离开回复？
如果你的地址以 icloud.com、me.com 或 mac.com 结尾，Apple 确实提供真正的自动回复，但你在 iCloud.com 上配置它，而不是在 Mac 或手机的 Mail 应用程序内部。
- 在浏览器中进入 iCloud.com 并用你的 Apple ID 登录
- 打开 Mail，然后点击左下角的齿轮图标
- 从菜单中选择"偏好设置"
- 点击"假期"选项卡
- 检查标记为"接收邮件时自动回复"的复选框
- 在文本框中输入你的邮件
- 点击"完成"以保存
因为此设置存在于 Apple 的服务器上而不是你的设备上，即使 Mac 关闭且 iPhone 在某个抽屉中关闭，它也会继续运行。这与下面描述的基于 Rules 的变通方法相反，这是 iCloud Mail 是唯一一种账户类型使这种自动回复确实按人们期望的方式工作的主要原因。
值得了解的一个细节：iCloud.com 上的邮件框是你得到的唯一字段。没有单独的主题行让你像 Gmail 那样自定义的方式，所以无论你在该单个框中输入什么都是发件人收到的整个回复。
良好的交流和黑咖啡一样刺激，之后也同样难以入睡。- Anne Morrow Lindbergh
1从 iCloud.com 设置，而不是从 Mail 应用程序本身
对于 iCloud 账户，Mac 或 iPhone 上的 Mail 应用程序自己的设置中没有假期选项。切换存在于 iCloud.com 的 Mail 偏好设置下。
2记住它仅覆盖你的 iCloud 地址
如果你有 Gmail 或工作账户添加到同一个 Mail 应用程序，此设置对那些没有任何影响。每个账户的自动回复（如果存在）必须在其自己的源处单独打开。
如果 Apple Mail 只是显示你的 Gmail、Outlook 或工作电子邮件，应该怎么办？
很多人将多个账户添加到 Apple Mail 以获得统一收件箱：一个 iCloud 地址、一个个人 Gmail 账户和一个工作 Exchange 账户，都从同一个应用程序读取。很容易假设在一次中设置一个离开消息会覆盖显示在 Mac 或 iPhone 上统一收件箱中的每个账户。它不会。
Apple Mail 只是从 Gmail 或 Microsoft 的服务器读取和显示邮件。无论账户在 Mac 或 iPhone 上的统一收件箱中看起来如何，它都无法进入另一家公司的邮件系统并为你切换自动回复。
对于添加到 Apple Mail 的 Gmail 账户，休假回复必须在 gmail.com 的 Gmail 自己的设置或单独的 Gmail 应用程序中打开，而不是从 Apple Mail。对于 Exchange 或 Microsoft 365 上的工作账户，自动回复通常通过 Outlook 网页版、桌面 Outlook 应用程序或有时由 IT 管理员代表你设置。Apple Mail 只是显示实际邮件服务器决定运行的任何回复行为。
1在 Gmail 内部设置 Gmail 自动回复，而不是 Apple Mail
如果你的 Gmail 邮件恰好显示在 Apple Mail 的统一收件箱内，通过 Gmail 自己的设置打开休假回复，这是该设置实际存在的唯一地方。
2向你的 IT 管理员询问工作账户的自动回复
如果 Apple Mail 只是充当 Exchange 或 Microsoft 365 邮箱的客户端，首先检查 Outlook 网页版，如果公司政策集中管理该设置，则联系 IT。
Apple Mail 的 Rules 功能能否用作离开自动回复，其限制是什么？
在 Mac 上，Apple Mail 在 Mail 的设置下有一个 Rules 功能，可以为添加到应用程序的任何账户构建自动回复传入邮件，包括不提供自己回复程序的 Gmail 或工作账户。你创建一个规则以匹配每条传入邮件，并将其操作设置为"回复邮件"，并将你的离开文本输入其中。
这听起来像是一个通用修复，但它有一个限制，比设置步骤更重要：规则仅在 Apple Mail 打开且 Mac 保持清醒、连接到互联网并实际检查新邮件时才运行。关闭笔记本电脑盖、将 Mac 置于睡眠状态或退出 Mail，规则会完全停止工作，直到你重新打开一切。在 iPhone 或 iPad 上没有等效的方式来构建这个，因为 Rules 是仅限 Mac 的功能。
第二个问题：与 iCloud 的休假回复或 Gmail 的休假回复不同，Mail Rules 没有内置的节流。它会在每次他们给你发电子邮件时回复同一发件人，而不是每几天一次，这可能会在长期往返线程中充满同事收件箱的重复自动回复。
1理解 Rules 要求你的 Mac 始终保持打开状态
如果你依赖 Mail Rule 作为离开回复，你的 Mac 需要在整个缺勤期间保持通电、清醒和连接，这使其不适合大多数出差。
2期望同一发件人的重复回复，没有节流
基于 Rule 的回复在来自给定发件人的每条传入邮件上触发，不像真正的休假回复，所以告知频繁的联系人而不是依赖规则来自己表现得彬彬有礼。
应该在 Apple Mail 离开邮件中写什么？
无论哪条路径适用于你的账户，邮件中的文字比你使用的设置更重要。iCloud 的假期选项卡和 Mail Rule 都不会添加任何自己的框架文本，所以发件人读取的正是你输入的内容。
对于几天的短期出差，保持直接：
邮件：感谢你的电子邮件。我离开办公室至 [日期]，回来后会回复。如有紧急情况，请联系 [名字] [电子邮件]。
对于较长的缺勤，命名特定的替代联系人并设置有关你的访问的期望：
邮件：感谢你的联系。我从 [开始日期] 至 [结束日期] 离开，电子邮件访问有限。对于时间敏感的事项，请联系 [名字]、[职位]，[电子邮件]。我回来后将于 [返回日期] 回复你的邮件。
因为 iCloud 休假回复给你一个没有单独主题行的纯文本框，在第一句中放置返回日期和替代联系人，而不是在最后埋没，因为这是发件人在决定是否等待或升级之前看到的唯一内容。
交流中最重要的是听到未被说出来的东西。- Peter Drucker
1由于没有单独的主题字段，在前面放置返回日期
由于 iCloud.com 上只有一个邮件框可用，在开头句子中放置你的返回日期，以便忙碌收件箱中浏览的人不会错过它。
2为超过几天的任何事项命名特定的替代联系人
模糊的短语如"联系团队"让发件人猜测。具体的名字、职位和电子邮件地址表示谁在覆盖消除了那种猜测。
AI 如何帮助你写一个更好的 Apple Mail 离开回复？
Apple Mail 没有任何内置的起草帮助，无论你是粘贴一条邮件到 iCloud 的假期选项卡、构建 Mail Rule，还是处理碰巧通过 Apple Mail 收件箱路由的 Gmail 休假回复。编写具体的和适当简短的东西仍然需要几分钟的思考，这在你匆忙离开的早晨很容易跳过。
Daily AI Writer 的 AI 写作助手可以基于几个细节为你起草那条邮件：你将离开多久、是假期还是工作旅行，以及谁应该被联系。你在几秒内获得完成的草稿，你可以直接复制到 iCloud 的假期选项卡或 Mail Rule 的回复文本。
如果你已经有一份读起来太生硬或太长的草稿，这是在匆忙中写的邮件的常见问题，AI 重写助手可以将其紧缩为更自然的东西。而且如果你是覆盖同事的人，其 Apple Mail 离开回复目前处于活跃状态，AI 回复助手帮助你快速回答转发的邮件，而不是每次都从空白屏幕开始。
由于 Daily AI Writer 在 Mac 和 iPhone 上都工作，你可以在用来配置 iCloud、Gmail 或基于 Rules 的回复的任何设备上起草邮件，然后在关闭笔记本电脑进行出差前粘贴。
正确的词和几乎正确的词之间的区别是闪电和萤火虫之间的区别。- Mark Twain
1使用 AI 写作助手起草你的邮件
告诉它你缺勤的长度、原因和你的替代联系人，并获得一个准备粘贴到 iCloud 假期选项卡或 Mail Rule 的草稿。
2使用 AI 重写助手紧缩现有草稿
如果你已经写的邮件感觉太长或太正式，在保存到任何地方之前通过 AI 重写助手运行它以获得更清洁的版本。
相关文章
在 Daily AI Writer 中试用
准备好写得更快了吗？
Daily AI Writer 为你提供 50+ AI 写作模板、智能回复和个人写作教练，全部装在口袋里。