Apple Mail Out of Office Reply: आसान टॉगल क्यों नहीं है, और इसके बजाय क्या करें

Gmail और Outlook दोनों ही मेल क्लाइंट और मेल सर्वर एक साथ हैं, जिसके कारण Google और Microsoft एक एकल वेकेशन रेस्पॉन्डर स्विच प्रदान कर सकते हैं जो बस काम करता है। Apple Mail अलग है। यह केवल क्लाइंट है, वह ऐप जो आप संदेशों को पढ़ने और लिखने के लिए खोलते हैं। असली मेलबॉक्स, और कोई भी ऑटो-रिप्लाई लॉजिक जो इस पर चलता है, वह जो भी सर्वर उस अकाउंट को होस्ट कर रहा है उस पर रहता है।

यह अंतर समझाता है कि एक आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई Apple Mail में सेट किया गया अकाउंट के प्रकार के आधार पर बहुत अलग तरीके से व्यवहार क्यों करता है।

• iCloud Mail (एक @icloud.com, @me.com, या @mac.com पता) Apple द्वारा होस्ट किया जाता है, इसलिए Apple वास्तव में इसके लिए एक सर्वर-साइड ऑटो-रिप्लाई प्रदान करता है, बस Mail ऐप के अंदर से नहीं
• Gmail, Yahoo और अन्य वेबमेल अकाउंट जो Apple Mail में जोड़े जाते हैं वे अपनी अपनी कंपनियों द्वारा होस्ट किए जाते हैं, इसलिए किसी भी ऑटो-रिप्लाई को उस कंपनी की सेटिंग के माध्यम से कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए, Apple की नहीं
• Exchange और Microsoft 365 कार्य अकाउंट आमतौर पर एक IT प्रशासक द्वारा नियंत्रित होते हैं, और उनके लिए स्वचालित रिप्लाई आमतौर पर Outlook वेब पर या एक प्रशासन कंसोल के माध्यम से सेट किए जाते हैं

macOS पर Apple Mail में एक स्थानीय सुविधा है जिसे Rules कहा जाता है जिसे ऑटो-रिप्लाई की तरह कार्य करने के लिए धकेला जा सकता है, इस गाइड में बाद में कवर किया गया है, लेकिन यह एक असली सीमा के साथ आता है जिसे समझने लायक है इससे पहले कि आप इस पर एक यात्रा के लिए भरोसा करें।

यदि आपका पता icloud.com, me.com या mac.com में समाप्त होता है, तो Apple वास्तव में एक असली ऑटो-रिप्लाई प्रदान करता है, लेकिन आप इसे iCloud.com पर कॉन्फ़िगर करते हैं, न कि अपने Mac या फोन पर Mail ऐप के अंदर।

• एक ब्राउजर में iCloud.com जाएं और अपने Apple ID से साइन इन करें
• Mail खोलें, फिर नीचे बाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें
• मेनू से 'Preferences' चुनें
• 'Vacation' टैब पर क्लिक करें
• 'Automatically reply to messages when they are received' लेबल किए गए बॉक्स को चेक करें
• टेक्स्ट बॉक्स में अपना संदेश टाइप करें
• सहेजने के लिए 'Done' पर क्लिक करें

क्योंकि यह सेटिंग आपके डिवाइस पर नहीं बल्कि Apple के सर्वर पर रहती है, यह तब भी चलती रहती है जब आपका Mac बंद हो और आपका iPhone किसी दराज में बंद हो। यह आगे वर्णित Rules-आधारित वर्कअराउंड के विपरीत है, और यह मुख्य कारण है कि iCloud Mail एकमात्र अकाउंट प्रकार है जहां इस तरह का ऑटो-रिप्लाई वास्तव में उस तरीके से काम करता है जिस तरह लोग इसकी अपेक्षा करते हैं।

जानने लायक एक विवरण: iCloud.com पर संदेश बॉक्स एकमात्र क्षेत्र है जो आप पाते हैं। Gmail की तरह कस्टमाइज करने के लिए कोई अलग विषय पंक्ति नहीं है, तो जो कुछ भी आप उस एकल बॉक्स में टाइप करते हैं वह संपूर्ण रिप्लाई है जो एक प्रेषक को प्राप्त होता है।

बहुत से लोग एक एकीकृत इनबॉक्स के लिए Apple Mail में कई अकाउंट जोड़ते हैं: एक iCloud पता, एक व्यक्तिगत Gmail अकाउंट और एक कार्य Exchange अकाउंट, सभी एक ही ऐप से पढ़े जाते हैं। यह मानना आसान है कि एक बार आउट ऑफ ऑफिस संदेश सेट करने से हर अकाउंट जो इनबॉक्स में Mac या iPhone पर दिखाई दे रहा है वह कवर हो जाएगा। ऐसा नहीं होगा।

Apple Mail केवल Gmail या Microsoft के सर्वर से संदेशों को पढ़ रहा है और प्रदर्शित कर रहा है। इसके पास किसी अन्य कंपनी की मेल सिस्टम में पहुंचने और आपके लिए ऑटो-रिप्लाई स्विच करने की कोई क्षमता नहीं है, चाहे अकाउंट Mac या iPhone पर आपके एकीकृत इनबॉक्स के अंदर कैसे दिखें।

Apple Mail में जोड़े गए Gmail अकाउंट के लिए, वेकेशन रेस्पॉन्डर को Gmail की अपनी सेटिंग में gmail.com पर या अलग Gmail ऐप में चालू किया जाना चाहिए, न कि Apple Mail से। Exchange या Microsoft 365 पर कार्य अकाउंट के लिए, स्वचालित रिप्लाई आमतौर पर Outlook वेब पर, डेस्कटॉप Outlook ऐप पर, या कभी-कभी IT प्रशासक द्वारा आपकी ओर से सेट किए जाते हैं। Apple Mail बस वह कोई भी रिप्लाई व्यवहार प्रदर्शित करता है जो असली मेल सर्वर चलाने का निर्णय लेता है।

Mac पर, Apple Mail में Mail की सेटिंग के तहत एक Rules सुविधा है जिसे ऐप में जोड़े गए किसी भी अकाउंट के लिए ऑटो-रिप्लाई के लिए निर्मित किया जा सकता है, जिसमें Gmail या कार्य अकाउंट भी शामिल हैं जो अपना खुद का रेस्पॉन्डर प्रदान नहीं करते हैं। आप एक नियम बनाते हैं जो प्रत्येक आने वाले संदेश से मेल खाता है और इसकी क्रिया को 'Reply to Message' पर सेट करते हैं आपके आउट ऑफ ऑफिस टेक्स्ट के साथ टाइप किया गया।

यह एक सार्वभौमिक फिक्स की तरह लगता है, लेकिन यह एक सीमा के साथ आता है जो सेटअप चरणों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है: एक नियम केवल तब चलता है जब Apple Mail खुला हो और आपका Mac जागा हो, इंटरनेट से जुड़ा हो, और वास्तव में नई मेलों की जांच कर रहा हो। लैपटॉप कवर को बंद करें, Mac को स्लीप में डालें, या Mail को बंद करें, और नियम तब तक काम करना बंद कर देता है जब तक आप सब कुछ फिर से न खोलें। iPhone या iPad पर इसे बनाने का कोई समकक्ष तरीका नहीं है, क्योंकि Rules केवल Mac के लिए है।

एक दूसरा मुद्दा: iCloud के Vacation रेस्पॉन्डर या Gmail के वेकेशन रेस्पॉन्डर के विपरीत, एक Mail Rule में कोई अंतर्निर्मित throttling नहीं है। यह एक ही प्रेषक को हर बार ईमेल करने में रिप्लाई करेगा, हर कुछ दिनों में एक बार नहीं, जो एक लंबे बैक-और-फोर्थ थ्रेड के दौरान किसी सहकर्मी के इनबॉक्स को दोहराए गए ऑटो-रिप्लाई से भर सकता है।

आपके अकाउंट को कौन सी पाथ लागू हो, संदेश में शब्द उस सेटिंग से अधिक मायने रखते हैं जो आपने इसे भेजने के लिए उपयोग की है। न तो iCloud का Vacation टैब और न ही एक Mail Rule कोई फ्रेमिंग टेक्स्ट अपने आप में जोड़ता है, इसलिए प्रेषक बिल्कुल वह पढ़ता है जो आपने टाइप किया है।

कुछ दिनों की एक छोटी यात्रा के लिए, इसे सीधा रखें:

संदेश: आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं [तारीख] तक कार्यालय से दूर हूं और वापस आने के बाद जवाब दूंगा। किसी भी तत्काल के लिए, [नाम] तक [ईमेल] पर पहुंचें।

एक लंबी अनुपस्थिति के लिए, एक विशिष्ट वैकल्पिक संपर्क का नाम दें और अपनी पहुंच के बारे में अपेक्षाएं निर्धारित करें:

संदेश: आपके संपर्क के लिए धन्यवाद। मैं [शुरुआत तारीख] से [समाप्ति तारीख] तक सीमित ईमेल पहुंच के साथ दूर हूं। समय-संवेदनशील मामलों के लिए, [नाम], [भूमिका] से संपर्क करें, [ईमेल] पर। मैं आपके संदेश का जवाब तब दूंगा जब मैं [रिटर्न तारीख] पर वापस हूंगा।

क्योंकि iCloud वेकेशन रेस्पॉन्डर आपको एक सादा टेक्स्ट बॉक्स देता है जिसमें कोई अलग विषय पंक्ति नहीं है, रिटर्न तारीख और वैकल्पिक संपर्क को पहले वाक्य में रखें बजाय अंत में छिपाने के, क्योंकि यह एकमात्र सामग्री है जो एक प्रेषक देखता है इससे पहले कि वह प्रतीक्षा करने या बढ़ाने का फैसला करे।

Apple Mail में कोई अंतर्निर्मित ड्राफ्टिंग सहायता नहीं है, चाहे आप iCloud के Vacation टैब में एक संदेश पेस्ट कर रहे हों, एक Mail Rule बना रहे हों, या एक Gmail वेकेशन रेस्पॉन्डर को संभाल रहे हों जो आपके Apple Mail इनबॉक्स के माध्यम से मार्ग करता है। कुछ विशिष्ट और उचित रूप से संक्षिप्त कुछ लिखना अभी भी सोच के कुछ मिनटों का समय लेता है, जो उस सुबह को छोड़ना आसान है जब आप छोड़ने के लिए जल्दबाजी कर रहे हों।

Daily AI Writer की AI Writing Assistant कुछ विवरणों के आधार पर आपके लिए उस संदेश को ड्राफ्ट कर सकता है: आप कितने समय के लिए दूर होंगे, चाहे यह वेकेशन हो या कार्य यात्रा, और किसे संपर्क किया जाना चाहिए। आप सेकंड में एक पूर्ण ड्राफ्ट प्राप्त करते हैं जिसे आप iCloud के Vacation टैब या एक Mail Rule की रिप्लाई टेक्स्ट में सीधे कॉपी कर सकते हैं।

यदि आपके पास पहले से एक ड्राफ्ट है जो बहुत कड़ा या बहुत लंबा है, जो जल्दबाजी में लिखे गए संदेशों के साथ एक आम समस्या है, तो AI Rewrite Assistant इसे कुछ और प्राकृतिक में कसने में सकता है। और यदि आप वह हैं जो एक सहकर्मी के लिए कवर कर रहे हैं जिसका Apple Mail आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई वर्तमान में सक्रिय है, तो AI Reply Assistant आपको अग्रेषित संदेशों का जवाब देने में मदद करता है बजाय हर बार एक खाली स्क्रीन से शुरू करने के।

क्योंकि Daily AI Writer Mac और iPhone दोनों पर काम करता है, आप जिस डिवाइस पर अपने iCloud, Gmail या Rules-आधारित रिप्लाई को कॉन्फ़िगर कर रहे हैं उस पर संदेश को ड्राफ्ट कर सकते हैं, फिर यात्रा के लिए लैपटॉप बंद करने से पहले इसे पेस्ट कर दें।