Google Mail आउट ऑफिस रिप्लाई: Gmail वेकेशन रेस्पांडर सेटअप और लेखन गाइड

Google Mail वह रोजमर्रा का नाम है जिसे बहुत से लोग अभी भी उपयोग करते हैं जो Google ने 2004 से Gmail के रूप में ब्रांडेड किया है, और आउट ऑफिस फीचर Gmail की सेटिंग्स में वेकेशन रेस्पांडर लेबल के तहत बैठता है। यह एक अलग ऐप या एक छिपा हुआ मेनू नहीं है; यह सेटिंग्स के जनरल टैब में एक टॉगल है जो, एक बार चालू होने के बाद, स्वचालित रूप से आपको संदेश भेजने वाले किसी को भी ईमेल करता है।

नाम भ्रम के पीछे एक वास्तविक इतिहास है। यूनाइटेड किंगडम और जर्मनी में, Google वास्तव में सेवा को इसके 2004 के लॉन्च के बाद वर्षों तक Google Mail नाम के तहत संचालित करता था, क्योंकि दूसरी कंपनी पहले से ही उन बाजारों में Gmail ट्रेडमार्क के अधिकार रखती थी। Google ने अंततः इन विवादों को निपटाया और सभी को Gmail नाम के तहत समेकित किया, लेकिन पुरानी ब्रांडिंग यह है कि बहुत से लोग अभी भी इस सटीक सेटिंग को देखते समय Google Mail शब्दों का उपयोग करके खोज करते हैं।

मेकेनिक सरल है लेकिन एक विस्तार है जो लोगों को परेशान करता है। Gmail का आटो-रिप्लाई प्रत्येक एकल संदेश पर फायर नहीं करता जो आपके इनबॉक्स में आता है। एक बार जब यह एक विशिष्ट प्रेषक को रिप्लाई कर देता है, तो यह उसी प्रेषक को फिर से रिप्लाई नहीं करेगा चार दिनों के लिए, भले ही वे इस विंडो में आपको पांच बार अधिक ईमेल करें। यह फीचर को एक सहकर्मी को स्पैम करने से रोकता है जो आप दूर होने के दौरान एक ही प्रोजेक्ट के बारे में बार-बार आपको संदेश भेजता है।

सेटिंग आपकी तारीख रेंज को भी सटीकता से सम्मान करती है। यदि आप भविष्य में एक शुरुआत तारीख सेट करते हैं, तो Gmail उस दिन तक प्रतीक्षा करता है इसे सक्रिय करने के लिए और आपकी रेंज के अंत में इसे स्वचालित रूप से बंद करता है, जब तक कि आप अंत तारीख रिक्त न छोड़ दें, इस स्थिति में यह तब तक चलता रहता है जब तक आप इसे मैन्युअली बंद न कर दें।

डेस्कटॉप पर Google Mail में आउट ऑफिस रिप्लाई सेट करना लगभग दो मिनट लगता है एक बार जब आप जानते हैं कि सेटिंग कहां रहती है।

• ब्राउजर में Gmail खोलें और ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें
• 'सभी सेटिंग्स देखें' पर क्लिक करें
• 'जनरल' टैब पर रहें, वह पहला है जो डिफ़ॉल्ट रूप से खुलता है
• नीचे स्क्रॉल करें जब तक आप 'वेकेशन रेस्पांडर' सेक्शन न पाएं
• 'वेकेशन रेस्पांडर चालू' का चयन करें
• एक पहली तारीख दर्ज करें, और वैकल्पिक रूप से एक अंतिम तारीख यदि आप अपनी सटीक वापसी तारीख जानते हैं
• एक विषय लाइन जोड़ें, कुछ ऐसा जैसे 'Out of Office Until [date]'
• विषय लाइन के नीचे टेक्स्ट बॉक्स में अपना संदेश लिखें
• नीचे स्क्रॉल करें और 'परिवर्तन सहेजें' पर क्लिक करें

कुछ डेस्कटॉप-विशिष्ट विवरण यहां महत्वपूर्ण हैं। Gmail आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर एक बैनर दिखाता है एक अनुस्मारक के रूप में कि आटो-रिप्लाई सक्रिय है, एक सीधे 'अभी समाप्त करें' लिंक के साथ इसलिए यदि आप जल्दी वापस आएं तो आपको सेटिंग्स में वापस जाने की आवश्यकता नहीं है। संदेश बॉक्स बेसिक फॉर्मेटिंग को सपोर्ट करता है, बोल्ड, इटालिक्स और लिंक्स सहित, जो उपयोगी है यदि आप अपनी वापसी तारीख को बोल्ड करना चाहते हैं या एक सहकर्मी के कैलेंडर को लिंक करना चाहते हैं।

iOS और Android पर Gmail ऐप एक अलग पथ के माध्यम से एक ही सेटिंग तक पहुंचता है, क्योंकि मोबाइल पर कोई दृश्यमान गियर आइकन नहीं है।

• Gmail ऐप खोलें और ऊपरी बाएं में तीन-लाइन मेनू आइकन पर टैप करें
• नीचे स्क्रॉल करें और 'सेटिंग्स' पर टैप करें
• उस विशिष्ट Google खाते पर टैप करें जिसके लिए आप रिप्लाई सेट करना चाहते हैं
• 'वेकेशन रेस्पांडर' पर टैप करें
• इसे चालू करें और डेस्कटॉप पर उपलब्ध समान फील्ड भरें: पहली तारीख, अंतिम तारीख, विषय और संदेश
• ऊपरी कोने में चेकमार्क या 'किया गया' पर टैप करें सहेजने के लिए

एक मोबाइल-विशिष्ट समस्या: यदि आप अपने फोन पर कई Gmail खातों का प्रबंधन करते हैं, तो यह सेटिंग प्रति खाता है, वैश्विक नहीं। अपने कार्य खाते पर आटो-रिप्लाई को चालू करना एक व्यक्तिगत खाते के लिए कुछ नहीं करता है जो एक ही ऐप में जोड़ा गया है। यदि आपको दोनों पर एक की आवश्यकता है, तो प्रत्येक खाते की सेटिंग्स के अंदर सेटअप को अलग से दोहराएं।

आपके आटो-रिप्लाई का शब्दांकन इस तथ्य से अधिक महत्वपूर्ण है कि आपने एक को चालू किया। Gmail अपना कोई भी फ्रेमिंग टेक्स्ट नहीं जोड़ता। जो कुछ भी आप संदेश बॉक्स में टाइप करते हैं वह बिल्कुल वही है जो प्रेषक को प्राप्त होता है, किसी अस्वीकरण या अतिरिक्त फॉर्मेटिंग के साथ परत नहीं, इसलिए शब्द पूरी छाप को ले जाते हैं।

एक कुछ दिनों की छोटी यात्रा के लिए, इसे संक्षिप्त रखें:

विषय: Out of Office, Back [date]

संदेश: आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं [date] तक कार्यालय से बाहर हूं और जब मैं वापस आऊंगा तो जवाब दूंगा। किसी भी आपातकाल के लिए, [name] से संपर्क करें [email] पर।

एक लंबी अनुपस्थिति के लिए जैसे दो सप्ताह की छुट्टी या पैतृक छुट्टी, एक नामित वैकल्पिक संपर्क जोड़ें और स्पष्ट करें कि आपकी पहुंच सीमित होगी:

विषय: Out of Office Until [date]

संदेश: आपकी सहायता के लिए धन्यवाद। मैं [start date] से [end date] तक दूर हूं ईमेल तक सीमित पहुंच के साथ। समय-संवेदनशील मामलों के लिए, कृपया [name], [role] से संपर्क करें, [email] पर। मैं [return date] पर वापस आने के बाद आपके संदेश का जवाब दूंगा।

एक विषय लाइन की आदत जो अपनाने योग्य है: विषय जो आप संदेश बॉक्स में टाइप करते हैं वह प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में एक नियमित ईमेल विषय की तरह दिखाई देता है, तो कुछ भी क्रिप्टिक से बचें। 'वेकेशन रेस्पांडर' या 'ऑटो-रिप्लाई' अपने आप में प्रेषक को कुछ नहीं बताते कि आप कब वापस आएंगे; तारीख को सीधे विषय में रखें इसलिए लोग तय कर सकते हैं कि प्रतीक्षा करें या बढ़ाएं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, फीचर किसी को भी भेजता है जो आपको ईमेल करता है, मेलिंग सूचियों और स्वचालित सिस्टम सहित, जब तक कि आप इसे सीमित न करें। संदेश बॉक्स के नीचे दो चेकबॉक्स इसे नियंत्रित करते हैं।

'केवल मेरे संपर्क में लोगों को रिप्लाई भेजें' आपके उत्तर को प्रेषकों तक सीमित करता है जो पहले से ही आपके Google संपर्क में सहेजे गए हैं। यह व्यक्तिगत Gmail खातों के लिए सबसे उपयोगी सेटिंग है, क्योंकि यह आटो-रिप्लाई को न्यूजलेटर, रसीद और ठंडे आउटरीच से बाहर जाने से रोकता है जो आपके प्राथमिक इनबॉक्स में होता है।

यदि आप अपने नियोक्ता के माध्यम से एक Google Workspace खाते का उपयोग करते हैं, तो एक दूसरा चेकबॉक्स दिखाई देता है: 'केवल मेरे संगठन में लोगों को रिप्लाई भेजें।' यह उत्तर को एक ही कंपनी डोमेन पर सहकर्मियों तक सीमित करता है, जो तब उपयोगी होता है जब आप आंतरिक सहकर्मियों को चाहते हैं कि आप दूर हैं यह जानें बिना एक ही संदेश को हर बाहरी क्लाइंट या विक्रेता को भेजे जो आपके कार्य पते को ईमेल करता है।

कोई भी चेकबॉक्स आपको विशिष्ट लोगों की एक कस्टम सूची बनाने या विशिष्ट डोमेन को बाहर करने नहीं देता है। यदि आपको बेहतर नियंत्रण की आवश्यकता है, जैसे क्लाइंट को एक संदेश और अपनी टीम को एक अलग संदेश भेजना, वेकेशन रेस्पांडर उस तरह से ट्रैफिक को विभाजित नहीं कर सकता; आपको एक फिल्टर-आधारित समाधान या एक अलग ईमेल क्लाइंट की आवश्यकता होगी जिसमें नियम-आधारित आटो-रिप्लाई हो।

आटो-रिप्लाई को बंद करना उसी तरह काम करता है जिस तरह यह चालू किया गया था, डेस्कटॉप पर सेटिंग्स के माध्यम से या मोबाइल पर समान मेनू।

डेस्कटॉप पर, सेटिंग्स, जनरल टैब पर वापस जाएं, वेकेशन रेस्पांडर तक स्क्रॉल करें, और 'वेकेशन रेस्पांडर बंद' का चयन करें, फिर नीचे 'परिवर्तन सहेजें' पर क्लिक करें। यदि यह वर्तमान में सक्रिय है, तो Gmail आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर एक बैनर दिखाता है एक 'अभी समाप्त करें' लिंक के साथ, जो सेटिंग्स के माध्यम से नेविगेट करने से तेजी से है जब आप एक यात्रा से जल्दी वापस आएं।

मोबाइल पर, इसे सेट करने के लिए उपयोग की जाने वाली समान स्क्रीन खोलें और स्विच को बंद करें, फिर सहेजें।

अग्रिम में शेड्यूलिंग पहली और अंतिम तारीख फील्ड का उपयोग करता है जो आप पहले से ही भर चुके हैं। यदि आप भविष्य में एक पहली तारीख सेट करते हैं, तो Gmail उस तारीख के आने का इंतजार करता है उत्तर को सक्रिय करने से, इसलिए आप इसे एक सप्ताह पहले तैयार कर सकते हैं बिना इसे तुरंत लाइव किए। यदि आप अंतिम तारीख को खाली छोड़ते हैं, तो यह अनिश्चित काल तक चलता है जब तक आप इसे मैन्युअली बंद न कर दें, जो एक छोटी यात्रा के बाद भूल जाना आसान है अतिरिक्त कुछ दिनों दूर हो जाता है।

Gmail आपके आउट ऑफिस रिप्लाई भेजने के मैकेनिक को संभालता है, लेकिन इसके पास उस संदेश में शब्दों के बारे में कोई राय नहीं है कि क्या वास्तव में आपकी तरह लगते हैं। कुछ विशिष्ट लिखना, उचित रूप से संक्षिप्त और जो पढ़ रहा है उसके लिए कैलिब्रेट किया गया है फिर भी कुछ मिनट का सोच लगता है, जो कि जल्दबाजी में छोड़ना आसान है जब आप यात्रा के लिए जाने की जल्दबाजी में हों।

Daily AI Writer का AI लेखन सहायक आपके लिए संदेश का मसौदा तैयार कर सकता है कुछ विवरणों के आधार पर: आप कितने समय दूर होंगे, चाहे यह छुट्टी या छुट्टी हो, और आपकी अनुपस्थिति में किसे संपर्क किया जाना चाहिए। आपको कुछ सेकंड में एक पूरा मसौदा मिलता है कि आप सीधे संदेश बॉक्स में पेस्ट कर सकते हैं।

यदि आप पहले से ही एक मसौदा है जो आप खुश नहीं हैं, तो AI रीराइट सहायक शब्दांकन को कसता है जो बहुत लंबा या बहुत औपचारिक लगता है, आटो-रिप्लाई के साथ एक सामान्य समस्या जल्दबाजी से लिखी जाती है किसी से पहले कार्यालय के लिए छोड़ देता है। और यदि आप वह हैं जो एक सहकर्मी को कवर कर रहे हैं और आपको संदेशों का जवाब देना चाहिए जो उनके आटो-रिप्लाई को हिट करते हैं, तो AI जवाब सहायक आपको जल्दी से जवाब देने में मदद करता है बजाय हर अग्रेषित ईमेल के लिए एक खाली स्क्रीन से शुरू करने के।

ऐप मोबाइल पर उपलब्ध है, इसलिए आप छोड़ने की सुबह अपने संदेश का मसौदा तैयार कर सकते हैं, इसे कॉपी कर सकते हैं, और इसे सीधे Gmail ऐप के वेकेशन रेस्पांडर फील्ड में पेस्ट कर सकते हैं इससे पहले कि आप यात्रा के लिए अपना लैपटॉप बंद करें।