साक्षात्कार के बाद धन्यवाद ईमेल: टेम्पलेट, समय और क्या लिखें

भर्ती टीमें बहुत सारे ईमेल पढ़ती हैं, और उनमें से अधिकांश एक दूसरे के साथ जुड़े हुए हैं। साक्षात्कार के बाद एक छोटा, विशिष्ट धन्यवाद ईमेल उन कुछ संदेशों में से एक है जो वास्तव में अलग दिखता है, क्योंकि बहुत कम उम्मीदवार एक अच्छा ईमेल भेजते हैं।

तीन व्यावहारिक कारण हैं जो इसे प्रयास के लायक बनाते हैं:

• यह पुष्टि करता है कि आप एक छोटे, समय-संवेदनशील कार्य को याद दिलाए जाने के बिना संभाल सकते हैं
• यह आपको अपने अनुभव को बातचीत से कुछ विशिष्ट से जोड़ने का दूसरा, लिखित मौका देता है
• यह आपके नाम को दृश्यमान रखता है जैसे ही भर्ती टीम अंतिम उम्मीदवारों की तुलना करना शुरू करती है

CareerBuilder सर्वेक्षण में पाया गया कि लगभग 5 में 1 भर्ती प्रबंधक कहते हैं कि वे ऐसे उम्मीदवार को नियुक्त करने की संभावना कम हैं जो साक्षात्कार के बाद अनुवर्ती नोट को छोड़ देते हैं। यह एक प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया में एक अर्थपूर्ण संख्या है, विशेष रूप से जब एक धन्यवाद ईमेल आपको लगभग कुछ भी नहीं खर्च करता है।

यह आदत कुछ ऐसी दर्शाती है जो कैरियर कोचों के वर्षों से कहते हैं: साक्षात्कार नियंत्रण के संदर्भ में बहुत हद तक एकतरफा हैं। आप नियंत्रण नहीं कर सकते कि आपकी पृष्ठभूमि अन्य अंतिम उम्मीदवारों के खिलाफ कैसे ढेर होती है, या पैनल आंतरिक रूप से बातचीत को कैसे स्कोर करता है। आप नियंत्रण कर सकते हैं कि क्या आप तुरंत और विशेष रूप से अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं, और लाभ की यह छोटी राशि उपयोग के लायक है।

समय अधिकांश शब्दों की तुलना में अधिक वजन रखता है। साक्षात्कार के बाद अपने धन्यवाद ईमेल को 24 घंटे के भीतर भेजें, और उसी दिन बेहतर है जब भी आपका शेड्यूल इसकी अनुमति दे।

एक व्यावहारिक विभाजन:

• सुबह साक्षात्कार: उसी दिन दोपहर तक भेजें
• दोपहर साक्षात्कार: कार्य दिवस के अंत से पहले भेजें
• शाम या देर रात साक्षात्कार: अगली सुबह ठीक है

दो या तीन दिन प्रतीक्षा करना उम्मीदवारों द्वारा की जाने वाली सबसे सामान्य समय गलती है। कुछ भर्ती टीमें आवेदकों की अपेक्षा से अधिक तेजी से अपनी सूची को संकीर्ण करती हैं, और एक नोट जो उस ब्रीफिंग के बाद आता है उसके बाद यह काम नहीं कर सकता है जिसके लिए इसे लिखा गया था।

यदि आपने एक से अधिक व्यक्ति से बात की है, तो प्रत्येक साक्षात्कारकर्ता को एक व्यक्तिगत नोट भेजें बजाय एक संदेश के जो समूह को संबोधित किया जाए। यह कुछ अतिरिक्त मिनट लेता है, लेकिन साक्षात्कार के बाद एक व्यक्तिगत धन्यवाद ईमेल प्रामाणिक रुचि के रूप में पढ़ता है, जबकि एक कॉपी किया गया नोट एक बार में कई लोगों को संबोधित करता है एक अनुवर्ती के रूप में पढ़ता है।

समय क्षेत्र में दूरस्थ साक्षात्कारों के लिए, साक्षात्कारकर्ता के स्थानीय समय को अपने स्वयं के संदर्भ बिंदु के रूप में उपयोग करें। एक नोट जो आपके लिए एक उचित घंटा महसूस करता है वह उनके लिए आधी रात में उतर सकता है। संदेह में होने पर, इसे एक विशिष्ट घंटे की प्रतीक्षा करने के बजाय जितनी जल्दी उचित हो भेजें।

एक मजबूत नोट के चार भाग हैं, और उनमें से कोई भी लंबे होने की आवश्यकता नहीं है। पूर्ण संदेश आमतौर पर 150 शब्दों के तहत आना चाहिए।

साक्षात्कारकर्ता का नाम देकर और बिल्कुल भूमिका और दिन का संदर्भ देकर खुलें जब आप बात करते हैं। फिर एक विषय या चुनौती का उल्लेख करें जो उन्होंने उल्लेख की थी और इसे संक्षेप में अपने अनुभव से जोड़ें, क्योंकि यह वह विस्तार है जो एक वास्तविक धन्यवाद को एक टेम्पलेट से अलग करता है। स्पष्ट रूप से कहें कि बातचीत ने भूमिका में आपकी रुचि बढ़ाई है और एक ठोस कारण दें कि क्यों। संदर्भ या कार्य नमूने की पेशकश करके बंद करें, और अगले कदम को उन पर छोड़ दें।

विषय पंक्ति यह तय करती है कि क्या आपका नोट तुरंत खोला जाता है या इनबॉक्स में बैठता है जब तक कि निर्णय पहले से ही लिया नहीं जा सकता है। इसे छोटा, विशिष्ट और फोन स्क्रीन पर स्कैन करने में आसान रखें।

विषय पंक्तियाँ जो अच्छी तरह काम करती हैं:

• धन्यवाद - [आपका नाम], [नौकरी शीर्षक] साक्षात्कार
• आज मेरा समय देने के लिए धन्यवाद, [साक्षात्कारकर्ता का पहला नाम]
• [नौकरी शीर्षक] भूमिका के बारे में आपसे बात करना बहुत अच्छा था
• [नौकरी शीर्षक] साक्षात्कार पर अनुवर्ती - धन्यवाद

ऐसी विषय पंक्तियों से बचें जो अस्पष्ट हैं, जैसे 'अनुवर्ती' या 'त्वरित नोट,' क्योंकि वे अन्य आवेदकों और आंतरिक ईमेल से दर्जनों समान संदेशों के बीच दफन हो जाते हैं। नौकरी शीर्षक को शामिल करना भी मदद करता है यदि साक्षात्कारकर्ता एक ही समय में एक से अधिक खुली भूमिका के लिए भर्ती कर रहा है, जो व्यस्त टीमों पर आम है।

यदि आप साक्षात्कारकर्ता के साथ एक मौजूदा ईमेल थ्रेड में सीधे उत्तर दे रहे हैं, तो एक नई शुरुआत करने के बजाय मूल विषय पंक्ति रखें। यह बातचीत को एक साथ रखता है और साक्षात्कारकर्ता को बाद में यदि आवश्यक हो तो अपने नोट को खोजना आसान बनाता है।

टेम्पलेट आपको एक शुरुआती संरचना देते हैं, लेकिन वे केवल तभी काम करते हैं जब आप भेजने से पहले अपनी वास्तविक बातचीत से कुछ विशिष्ट को स्वैप करते हैं।

एक व्यक्ति के साथ एक आमने-सामने या वीडियो साक्षात्कार के लिए: 'आज मुझसे [नौकरी शीर्षक] भूमिका के बारे में बात करने का समय निकालने के लिए धन्यवाद। मुझे [बातचीत से विशिष्ट विवरण] के बारे में सुनना बहुत पसंद था, और यह मुझे टीम में शामिल होने की संभावना के बारे में और भी अधिक उत्साहित किया। कृपया मुझे बताएं यदि कोई अन्य चीज़ है जो मैं आगे बढ़ने के समय प्रदान कर सकता हूँ। मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूँ।'

निकटर के साथ फोन स्क्रीन के लिए: '[नौकरी शीर्षक] भूमिका और प्रक्रिया में अगले कदमों के बारे में मुझसे बात करने के लिए धन्यवाद। मैंने [विशिष्ट विवरण] पर आपकी अंतर्दृष्टि की सराहना की, और मैं अगले चरण की प्रतीक्षा कर रहा हूँ। कृपया मुझे बताएं यदि आपको इस बीच मुझसे कुछ भी चाहिए।'

पैनल साक्षात्कार के लिए, प्रत्येक पैनलिस्ट को इसका एक संस्करण भेजें, उनके प्रश्नों के लिए विशिष्ट विवरण के साथ समायोजित: 'आज [नौकरी शीर्षक] भूमिका के बारे में बातचीत में मुझे शामिल करने के लिए धन्यवाद। [विशिष्ट विषय] के बारे में आपका प्रश्न मेरे साथ रहा, और मैं यह जोड़ना चाहता था कि [संक्षिप्त, प्रासंगिक बिंदु]। मैंने टीम से मिलना बहुत पसंद किया और आशा करता हूँ कि शीघ्र ही आपके साथ काम करूँ।'

दूसरे या अंतिम-राउंड साक्षात्कार के लिए, जहाँ आपने संभवतः पहले राउंड के बाद एक छोटा नोट भेजा था: '[विशिष्ट परियोजना या चुनौती] पर गहरी बातचीत के लिए फिर से धन्यवाद। यह मुझे इस भूमिका में पहले कुछ महीने कैसे दिखेंगे इसकी एक बहुत स्पष्ट तस्वीर दी, और मैं आश्वस्त हूँ कि मेरा [प्रासंगिक अनुभव] के साथ अनुभव मुझे तेजी से योगदान करने दे सकता है। आपके निरंतर विचार के लिए धन्यवाद।'

ऊपर दिए गए प्रत्येक संस्करण को अभी भी आपकी वास्तविक बातचीत से एक वास्तविक विवरण को कोष्ठक में गिरा हुआ है। उन कोष्ठकों को सामान्य छोड़ना साक्षात्कार के बाद एक धन्यवाद ईमेल के उद्देश्य को हराता है, भले ही प्रत्येक क्षेत्र तकनीकी रूप से भरा हुआ हो।

कुछ गलतियों को बार-बार दिखाई देती हैं, और अधिकांश को ठीक करना आसान है जब आप उन्हें देखने के लिए जानते हैं।

आम गलतियाँ:

• एक सामान्य नोट भेजना जो किसी भी भूमिका के लिए किसी भी उम्मीदवार को जा सकता है
• दो या तीन दिन इंतजार करना, जिस बिंदु को एक निर्णय को प्रभावित करने के बाद
• दो या तीन छोटे पैराग्राफ से अधिक लिखना, विशेष रूप से यदि यह आपके बायोडेटा को दोहराता है
• इसे छोड़ना क्योंकि साक्षात्कार आकस्मिक या अनौपचारिक महसूस हुआ
• एक ही कॉपी किए गए संदेश को कई साक्षात्कारकर्ताओं को भेजने के बजाय व्यक्तिगत नोट्स
• साक्षात्कारकर्ता का नाम गलत तरीके से लिखना या गलत ईमेल पता का उपयोग करना

सामान्य टेम्पलेट गलती सबसे आम है, और ठीक करने में सबसे आसान है। साक्षात्कार के बाद एक धन्यवाद ईमेल जो बातचीत से बिल्कुल एक विशिष्ट विवरण को स्वैप करता है तुरंत प्रामाणिक के रूप में पढ़ता है, भले ही बाकी संरचना काफी मानक हो। विशिष्ट विवरण लगभग सभी काम कर रहा है।

प्रूफरीडिंग यहाँ एक आकस्मिक ईमेल के लिए इससे अधिक महत्वपूर्ण है। एक जल्दबाजी में लिखा गया नोट टाइपो के साथ पेशेवरता को कम करता है जो संदेश का प्रदर्शन करने का मतलब है, इसलिए इसे एक बार पढ़ें, अधिमानतः जोर से, भेजने से पहले।

साक्षात्कार के बाद एक धन्यवाद ईमेल का कठिन हिस्सा शायद ही कभी यह तय करना है कि क्या एक भेजना है। यह एक अन्य साक्षात्कार की तैयारी करते समय, अन्य आवेदनों को ट्रैक करते समय, या केवल एक लंबे दिन से उबरने के समय कुछ विशिष्ट लिखने के लिए दस मिनट केंद्रित करना मुश्किल है।

एआई लेखन उपकरण काम के यांत्रिक भागों के लिए उपयोगी हैं:

• कुछ नोट्स को चालू करना, जैसे भूमिका, साक्षात्कारकर्ता का नाम, और बातचीत से एक विषय, एक स्वच्छ, ठीक से संरचित ड्राफ़्ट में
• यदि पहला ड्राफ़्ट बहुत कठोर, बहुत आकस्मिक, या एक फॉर्म पत्र की तरह बहुत अधिक पढ़ता है तो स्वर को जल्दी समायोजित करना
• कई पैनलिस्टों को धन्यवाद देते समय तेजी से अलग, व्यक्तिगतकृत संस्करण बनाना बिना प्रत्येक बार एक खाली पृष्ठ से शुरू किए

Daily AI Writer का एआई राइटिंग असिस्टेंट बिल्कुल इस तरह के त्वरित, पेशेवर ईमेल के लिए बनाया गया है। इसे भूमिका, साक्षात्कारकर्ता का नाम, और अपनी बातचीत से एक विवरण या दो दें, और यह आपकी पसंद के स्वर में साक्षात्कार के बाद एक पॉलिश किए गए धन्यवाद ईमेल का ड्राफ़्ट तैयार करता है, संरचना और वाक्यांश पहले से ही संभाला जाता है। यदि एक ड्राफ़्ट को एक निकटर के लिए भर्ती प्रबंधक के विरुद्ध एक अलग स्वर की आवश्यकता है, तो एआई रीराइट असिस्टेंट एक पूर्ण फिर से लिखने के बजाय कुछ सेकंड में इसे समायोजित करता है।

एआई आपूर्ति नहीं कर सकता वह विशिष्ट विवरण है जो एक नोट को उतारता है: परियोजना जो भर्ती प्रबंधक ने वर्णित की, प्रश्न जो एक पैनलिस्ट ने पूछा, कारण जो भूमिका आपके लिए क्लिक करती है। उस विवरण को अपने साथ लाएं, स्ट्रक्चर और पॉलिश को संभालने दें, और परिणाम ऐसा लगता है कि आपने कुछ लिखा है, क्योंकि आपने किया।